前台办公指引.docVIP

前台办公指引 编制 __________ 日期 __________ 审核 __________ __________ 日期 批准 日期 __________ __________ 修订记录 日期 修订状态 修订内容 修订人 审核人 审批人 1. 目的 为规范前台服务行为，提升前台文员的工作质量，树立良好的窗口形象，特制定本指引。 2. 适用范围 适用于集团总部及各公司。 3. 术语与定义 无。 4. 职责 4.1. 集团人事行政部 4.1.1. 制定、完善集团前台办公指引； 4.1.2. 组织检查执行情况。 4.2. 各公司综合管理部/行政人事部 4.2.1. 按本指引完成前台各项工作； 4.2.2. 组织检查本公司执行情况。 5. 关键活动描述 5.1. 前台工作分类 5.1.1. 前台工作可细分为以下4类： 分类 细项 会务管理 包括会议室统筹安排、会议会务工作等。 接待服务 包括来访接待、电话接听及转接、放行条的发放等。 包括集团《接待管理工作指引》中相关工作。 办公用品/设备管理 包括办公用品的采购及发放、办公设备的检查与报修。 日常行政服务 包括办公区的日常管理、维护通讯录、收发传真快递、预订机票、印制名片、图书管理、前台及新员工花束预订、员工劳保福利品发放、员工体育活动及保健工作的组织、协助员工订午餐、按规定为 临时加班的员工安排工作餐等。． 5.2. 会务管理 5.2.1. 会议室统筹安排 1) 会议室由人事行政部前台统一管理； 2) 会议室使用如有冲突，人事行政部前台文员将协调解决，依照“小会服从大会、局部服从整体”即“轻重缓急”的原则安排会议室，各部门应服从人事行政部的统一安排； 3) 若会议室预订部门/人员通知前台，临时取消已预定会议室的会议，前台文员应及时更新OA系统上相关会议室预定状态。 5.2.2. 会前准备 1) 对外接待会议 (1) 需根据《接待任务书》或接待通知邮件，了解接待安排。依据接待类型和接待要求，进行相应的会务材料的准备，包括欢迎牌、条幅、宣传册、宣传片、名牌、台花、茶水、水果或点心等，以及协助会议发起人通知各与会人员有关会前准备及会议着装要求等； (2) 会前1小时，与会议发起人联系，确认会议是否按原定时间开始； (3) 会前30分钟，完成会议要求的各项会务准备工作，包括会议需用设备的准备与调试（包括视频系统、投影仪、电脑、麦克风和播放系统、录音工具、激光笔和翻页器、电源插头和延长线等）、会场布置（摆放欢迎牌、座次布局、出席者主宾座次名牌、备用椅、白板、白板用具等）、签到表、茶水（如有外宾参会，提前询问接待部门是否需准备咖啡或其他饮品）、水果或点心等； (4) 会议召开前15分钟，通知会议发起人进场准备，并协助会议发起人通知各与会人员做好参会准备（包括着装整理、佩戴工卡、携带名片等）并及时入场。 2) 内部会议 (1) 每天下班前查看OA系统上登记的次日会议安排，关注次日是否有重要会议及其时间。若次日有重要会议于9:00前召开，前台人员需提前30分钟抵达公司准备会议室； (2) 早上8:30，检查OA会议表，核实当天会议计划，根据会议时间，会议类型做好相关会议准备工作； (3) 会议开始前20-30分钟与各会议发起人联系，会议是否如时开始。对于延后时间较长的会议，及时更新OA系统上的相关会议信息，并在会议开始前20分钟再次与会议发起人对接会议时间；对于取消的会议，及时在OA系统上取消该会议，以确保会议室的有效利用； 分钟做会议准备；15与会议发起人员确认好时间后，提前 (4)． (5) 会议设备的调试：确保视频、投影、电话设备可以正常使用。重要会议、多方视频、境外视频等会议准备时，请IT人员到场协助； (6) 会议会场布置：检查灯光、空调是否正常运行；调节会议室灯光亮度、窗帘的升降高度，以保证投影、视频等最佳视觉效果；根据会议需要准备麦克风和音响系统；与会议发起人确认是否需激光笔及翻页器；内部会议，原则上要求员工自带杯具，会议室边桌上备放好热水壶、凉水瓶，共员工会中自行续水；对于特殊会议需布置茶水时，需确认参会人数，如人数过多，会议主桌人员准备茶杯茶水，其他人员可根据实际情况供应瓶装矿泉水； (7) 会前10分钟，请会议发起人通知会议主持人提前进入会场，连接投影设备，做好会议准备工作，并协助会议发起人通知各与会人员及时入场。 5