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机要秘书职务说明书 岗位名称：机要秘书 员工姓名： 所属部门：总经理办公室 到任本职日期： / / 工资级别范围： 等 级至 等 级 目前工资级别： 薪酬类型： 岗位分析日期： 2004 年 8 月 岗位编号： 岗位定员： 现有人数： 直接上级： 总经办主任 直接下属部门/岗位： 岗位设置目的： 负责起草公司行政文字材料，统筹安排公司接待管理相关事宜，参与对外宣传公司形象工作，收集和分析有关政策和经济信息 职责与工作任务： 职责一 职责描述：负责起草公司相关行政文字材料 工作时间百分比：25% 工作任务 起草《公司工作报告》、《半年生产经营及改革发展情况》等相关材料 频次： 收集相关素材并编写公司《年鉴》，撰写相关评论文章 频次：不定期 负责记录公司每周综合调度会议并上传公司信息网络 频次：每周一次 职责二 职责描述：负责公司发文的审核、登记、编号下发、上报及存档 工作时间百分比：5% 工作任务 公司各单位发文内容和手续的审核、登记与编号与存档 频次：不定期 公司对外稿件的审核与起草、修订、登记 频次：不定期 集团公司或其他上级管理部门所需公司资料的上报 频次：不定期 职责三 职责描述：负责传达、落实、检查公司相关决定和决议的贯彻执行情况 工作时间百分比：5% 工作任务 在授权范围内传达公司指示、指令、决定、决议 频次：不定期 监督、检查各部门完成公司领导要求工作的情况 频次：不定期 督办未按时完成工作的单位 频次：不定期 向上级领导汇报相关工作进展情况 频次：不定期 职责四 职责描述：负责收集、整理、分析相关政策和经济等信息，形成书面汇报材料，并汇总到信息中心 工作时间百分比：15% 工作任务 根据公司生产经营需要和信息中心制订的信息收集方案和规则，多种渠道收集相关政策、经济等信息 频次：每天 对收集到的各种信息进行分类和整理 频次：不定期 将整理后的信息形成书面汇报材料，如《情况通报》、《内参》等，提交相关领导参考，同时将所有原始信息和汇报材料传递给信息中心 频次：每月一次以上 职责五 职责描述：负责行政会议的会务工作和有关行政事务 工作时间百分比：10% 工作任务 起草公司一周会议安排、公司总经理办公会通知 频次：每周一次 起草公司年度工作会议的通知和资料储备与收集 频次：每年一次 起草公司厂情发布会安排与资料收集 频次：半年 负责其他会议资料的准备 频次：日常 安排宾馆和园中园、行政楼的会议室用途 频次：每天 职责六 职责描述：组织拟定并实施公司接待管理制度，负责接待物资的管理 工作时间百分比：10% 工作任务 拟订公司接待工作管理制度 频次：不定期 安排公司日常接待工作 频次：日常 对接待管理制度的实施情况进行考核 频次：不定期 监督公司接待物资的采购工作，并进行接待物资的管理 频次：不定期 职责七 职责描述：负责统计、汇总并报告公司接待费使用情况 工作时间百分比：5% 工作任务 统计公司各部门接待费使用情况 频次：不定期 统计、汇总并报告公司全年接待费使用情况 频次：半年 职责八 职责描述：协助总经办主任筹备、安排公司的重大活动和会议 工作时间百分比：10% 工作任务 公司重大活动的筹备安排 频次：不定期 公司重大活动、会议的会务及接待工作 频次：不定期 公司重大活动、会议的图片拍摄及收集管理工作 频次：不定期 职责九 职责描述：协助总经办主任进行公司形象的宣传工作 工作时间百分比：5% 工作任务 对公司广告宣传业务进行管理 频次：日常 参与公司广告宣传工作的计划 频次：不定期 对公司企业形象视觉识别系统的管理 频次：日常 职责十 职责描述：负责公司其他相关接待工作 工作时间百分比：5% 工作任务 负责公司领导、员工、来宾机票、火车票的办理 频次：日常 协助完成公司行政会议的会务工作和处理有关行政事务 频次：日常 办理公司领导名片印制、安排管理公司铅印工作 频次：日常 职责十一 职责描述：完成上级交办的其他工作 工作时间百分比：5% 相关权限： 对公司的接待管理制度有拟订权和实施监督权 对公司接待物资的使用有管理权 对公司重大活动和会议的组织有建议权 在权限范围内，有权代表企业进行对外联络 对公司的指示、指令、决定、决议的贯彻执行情况有检查和督办权 对公司领导授权的行政文字材料有起草权 对公司发文的审核、登记、编号下发、上报权 对行政会议会务工作和有关行政事务有安排权 对公司各种对外行政材料的归口审核权 对公司各部门一周会议安排有协调权 对相关稿费的发放有建议权 对部门内部相关工作有建议权 本领域（专业）获取信息、知识的工具使用权 学习和接受再教育的权利 办公工具和劳动工具的使用权 相关事情的知情权 汇报关系： 以上职责，向总