公司业务档案管理新规制度.docVIP

九、业务档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为了维护XXXXXXX及委托单位利益和正当权益，规范本企业业务档案管理，依据《中国档案法》、《中国档案法实施措施》，结合本企业具体情况，特制订本制度。 第二条 本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成有保留价值多种文字、图表、声像等不一样形式和载体历史统计。 第三条 本企业各类业务档案全部权归本企业全部。各类业务档案由办公室统一管理，对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。 第四条 本企业业务档案实施集中统一管理，接收同级档案行政管理部门、山东省财政厅等相关部门监督、指导。 第二章 业务档案搜集和管理 第五条 档案搜集：业务档案是本企业业务活动中形成凭证底稿和文件资料，它是反应本企业业务活动真实统计。业务人员在办理业务过程中，所需文件，权属证实、会计资料和其它相关资料应搜集充足，以备核查和调阅。 第六条 归档搜集范围：各项绩效评价汇报印稿，绩效评价工作底稿及业务资料、报表等，包含综合类、业务类及备查类工作底稿。 第七条 业务档案管理基础内容包含：根据业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务汇报、工作底稿等业务文件材料进行搜集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、判定和销毁。 第八条 各业务人员在业务工作结束后，必需将业务工作过程中形成文件材料和工作底稿按归档要求进行搜集、分类、整理后立即向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或将信息私留。 第九条 各业务项目小组，在每个业务项目完成后，由项目责任人指定专员，根据业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿根据业务工作底稿目录次序排列装订，永久性工作底稿（备查类）按永久性工作底稿目录次序整理装订。装订后工作底稿要规范整齐。 各类业务档案归档内容包含以下四类： 对应项目当期档案纸质版。 永久性档案纸质版（即备查工作底稿档案）。 留存正式绩效评价汇报。汇报已正式签字盖章生效。 底稿电子版。 业务档案立卷程序包含以下工作： 组卷：根据委托单位项目号划分，标准上组成一个案卷。 企业承接绩效评价项目根据年度及项目号排序，卷内材料根据工作底稿目录内容排序。 业务档案复核：档案归类、整理完成后，项目责任人对工作底稿全方面审核确定无误后，在对应位置签字；立卷人将项目复核后档案交至档案复核人，在对应位置签字。 业务档案装订：业务档案复核完成后，去除全部文件材料附带物。要求统一填写案卷封面，注明用户名称、业务类别、期间、册书、归档日期、归档人等相关信息。永久性档案需单独装订成册，并注明档案类别。 业务档案移交：业务档案立卷完成后，应立即将业务档案交企业档案管理员保管，并办理档案移交手续，档案管理员需验收确定无误后归档。 第十二条 各业务类档案，由立卷人编制档案清单向档案室移交，档案室验收后，根据业务项目和业务汇报文号次序编制案卷目录。凡不符合立卷归档要求则令其退回，重新按要求立卷归档。对验收合格业务档案，移交人和接交人要在移交清单上签字确定。 第十三条 移交后各业务类档案，档案室人员依据移交清单，根据档案类别编制《皓诚投资咨询档案目录》，编制好档案目录，验收合格后正式归档保留。 第十四条 企业业务档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，安排相关人员监交。交接手续办理完成后，移交人、接收人、监交人均在移交表上签章。移交人必需办理完移交手续后方可一离开。若有一方未根据要求移交档案，将追究其责任。 第十五条 业务人员调（离）职之前，须有档案管理员在问询业务人员所在部门经理意见后在《人员调离签单》中签署业务档案移交检验是否符合要求意见。凡有未交业务档案，应补交对应业务档案；凡造成业务档案丢失且无法填补，根据相关要求办理；业务档案移交检验没有问题，或检验出问题全部处理完成后，档案管理员方可在《人员调离签单》中签署业务档案移交检验符合要求意见；不然，签署不符合要求意见，人力资源部不办理调动和解聘手续。 第三章 业务档案保留 第十六条 为确保业务完整性、保密性和方便实用性，本企业业务档案统一存放于档案室。 第十七条 正式归档后各类业务档案，由档案室管理员进行分类整理，统一编写案卷目录。做到存放合理，排列有序，查找方便。 第十八条 档案室要保持存放档案清洁卫生，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等，确保各类业务档案完好无损。 第四章 业务档案利用 第十九条 业务档案利用是指对业务档案借阅、复印和摘录等。 第二十条 事企业内部人员借阅业务档案要严格实施借阅手续。档案借阅需填制《业务档案借阅审批表》，经经理和项目责任人审批后方可借阅。借阅责任人及部门经理应对所借阅档案负完全责任（包含安全性、