《创客公司档案工作管理制度》.docxVIP

档案工作管理制度 今日之文件，明日之历史。为保证公司文件的完整，便于查找使用，做 好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 一、 管理部门 综合部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下： 制定或参与制定档案工作的规章制度。 对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 二、 文件材料的收集 收集主体 各部门应确定档案主管，负责收集、整理、移交和保管该部门的档案资 料。档案主管应由责任心强、工作态度认真仔细的员工兼任，并定期参加公 司组织的统一培训。 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、 电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片、影音资料等都要齐全完 整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作 为保存的重点。具体包括以下各项： 1、 上级来文 上级机关下发的需要贯彻执行的主要文件材料及上级机关颁发的要 求公司落实的文件。 上级领导视察、检查公司工作时的重要批示讲话、题词、照片和录 像等材料。 2、 公司文件材料 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等。 公司颁发(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文 件的修改稿。 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件。 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料。 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、 凭证、帐薄、审计等文件材料。 公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料。 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外 单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料。 公司基本建设工程施工竣工、购置大型设备的文件材料，公司直 接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。 公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织纲要、人 员编制等文件材料。 公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料。 公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的简报、声 像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录 像等文件。 公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘 任、党员、团员、干部、工人手册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、 退职、退休、离休等工作及奖惩等文件材料。 公司员工转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。 公司财产、物资、档案等交接凭证、清册。 公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本。 公司签订的各种合同、协议等材料。 公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、重要简报、 会议纪录、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文 件等。 各种普查工作中形成的文件材料。 各部门归档内容明细详见附件一〈〈各部门归档内容明细表》 收集中应注意的问题 1、 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。 2、 正文和附件要同时收集。 3、 一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特别重要的文件例 外。 4、 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经 发现要补充完整后再立卷归档。 5、 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。 6、 有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原因，采取补救措施 补齐，没有书面文件的，应当注明并盖公章。 7、 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。 8、 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称， 注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。 三、立卷归档 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、 完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 1、 文件材料的分类 按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后 依据事先编好的立卷类目，采取相应的措施进行分类。 2、 立卷、归档分工 各部门形成的需白行存档的文件材料由各部门白行立卷、归档，凡 公司文秘档案、人事档案、各类合同、证件原件以及其他非专业性文件，由 综合部统一立卷、归档。 需存档的文件资料原则上由综合部保管原件，各部门保管复印件。 如确因工作所需不便移交原件的，应提交电子文件或复件，同时应向综合部 提交书面申请，写明留用文件资料原件的理由及期限、保管人员、原件名称、 页数、制作单位、制作时间、编号等，并经部门负责人或分管领导签字批准。 (详见附件二：〈〈重要文件资料部门留用申请表》) 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化