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新时期独立学院教学秘书职能优化策略浅析 石丽媛 摘 要：教学秘书作为独立学院教学管理基层人员，承担着管理和服务等重要职能。文章从独立学院教学秘书职能的内容和特点出发，讨论有利于新时期独立学院教学秘书职业优化的具体策略，旨在提高我国独立学院的教学管理水平。 关键词：新时期;独立学院;教学秘书;职能优化 十九大以来，人才培养工作成为新时代中国特色社会主义发展的重要事情。随着我国高校不断地建设世界一流大学和一流学科，我国高校就必须具有一流的教学管理人员，建设一流的教学秘书队伍。我国独立学院也要不断地推进一流教学秘书队伍建设，优化教学秘书职能，提升独立学院的建设水平和教学管理水平。 一、独立学院教学秘书职能内容 独立学院教学秘书是为独立学院提供教学管理工作服务的教师。协助独立学院二级学院领导完成教学管理工作，是二级学院与学校教务处、教师、学生交流沟通的纽带，负责各级领导、各级工作的协调沟通，同时负责学生学业指导工作。教学秘书是独立学院重要的管理岗位，主要包括管理与服务两方面的职能。 （一）管理职能 教学秘书最主要的职业内容就是管理职能。教学秘书的管理职能是提高二级学院管理水平的重要基础，是二级学院教学工作与管理工作顺利完成的基本保证。第一，教学管理。教学秘书的核心工作是教学管理，独立学院和二级学院的所有教务工作都是围绕教学任务和教学管理进行的。教学管理是在满足二级学院教学进度的情况下实施教学计划安排。教学计划的安排从短期来说，按学期来是保证一学期的正常教学活动顺利进行，从长期来说，按四年制教学周期，是保证学生能够系统地完成学习，对教师的教学、学生的学习具有至关重要的作用。涉及到教学计划就包括了教师的教学管理：教学计划、教师课表、教材征订、教师工作量统计等各方面的教学管理工作;学生的学习管理：学生学籍注册、课程表、学生期末考试、毕业论文管理等各方面的学习管理工作。第二，档案管理。档案管理是教学信息与学生信息管理的重要部分。教师方面的档案包括教学计划档案、教学大纲档案、教学工作量档案等多方面。教师档案管理是一方面是为学院领导提供监督检查数据资料，另一方面是为以后教学管理工作的开展提供参考依据。学生方面的档案包括学生学籍档案、学生成绩档案等多方面。学生档案管理一方面是为学生提供详细的资料，便于学生后期查询，另一方面是为学院学科建设提供数据资料。 （二）服务职能 从独立学院教学秘书管理职能就可以看出，教学秘书是管理学院领导、教师和学生等与教学相关的工作。那么独立学院教学秘书就具备了为学院领导、教师和学生服务性质。第一，为学院领导服务。独立学院、教务处和二级学院等各上级教学部门会根据学校的建设制定相关教学要求及教学管理规章制度，而这些教学要求及教学管理规章制度均由教学秘书向全院教师及学生传达，保证各项信息传达到位，保证教学工作顺利进行。例如学校放假通知、学校检查通知、考试通知等各方面的信息。第二，为教师服务。教学秘书的核心任务是教学计划制定。教学计划制度的主要服务对象是教师。由于教师的教学与科研任务较重，这时候就需要教学秘书协助教师完成教学大纲制定、教学计划制定、课表制作等方面的工作，保证教师的教学任务和教学计划顺利执行。第三，为学生服务。教学秘书是属于教辅人员，负责学生的注册、选课、学籍管理及考试通知等多方面的工作，为学生提供基础的学习服务，保证学生按时完成学习。同时也为学生提供学业指导服务，帮助学生成长。 二、独立学院教学秘书职能特点 （一）服务性的特点 教学秘书首先是具有服务性质的岗位，在独立学院的教学管理工作中为教学、教师和学生提供教学各方面的服务工作。由于教学秘书服务的人群存在不同层次、不同学历、不同年龄、不同地域等因素，导致教学秘书的工作存在一定难度，这就需要教学秘书需要有耐心、服务意识，能够为不同的人提供教学服务，解决教师和学生的困难。 （二）综合性的特点 教学秘书表面来看是负责教学管理工作，而实际上教学秘书要负责各级领导教学方面的通知、教师的教学计划等方面工作、学生学籍管理等方面的工作，需要协调各方面的关系。这就需要教学秘书具有较强的协调能力、沟通能力及行政管理能力，还需要教学懂得信息数据统计分析、档案管理等方面的工作。 （三）时效性的特点 教学秘书的很多工作都是要提前做好的，比如学院的通知、教学计划的制定、课程表的制定、考试的通知等多方面的工作必须要做在前面，保证通知及时传达、教学顺利执行、考试按时完成，否则教学秘书的工作就失去了应有的意义。 （四）灵活性的特点 教学秘书是学院教学管理工作的重要执行者，负责协调多方的教学管理工作。而实际上教学工作方面不可能任何事情都是按照计划