大型集团公司员工信息档案管理新规制度.docVIP

江西新华发行集团职员信息档案管理制度 第一章 总则 第一条 为规范职员信息档案管理工作，提升级案管理水平，有效保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充足发挥职员档案作用，愈加好地为发行集团各项工作服务，特制订本管理制度。 第二条 职员信息档案工作是集团人力资源工作关键组成部分，也是集团档案工作关键组成部分。它是为落实实施集团战略、方针、政策服务，是选贤举能，知人善任，历史地全方面地考察了解和正确选拔使用职员关键依据。 第三条 本制度适适用于江西新华发行集团本部及各分企业。 第四条 职员信息档案管理工作由发行集团人力资源部负责。 第二章 管理职责 第五条 集团人力资源部管理职责包含： 1、负责制订、修改和完善集团职员信息档案管理相关工作管理制度和实施细则等规范； 2、负责本制度在各分企业实施实施具体指导和监督检验； 3、负责发行集团各部门职员信息档案管理工作； 4、负责对各子、分企业职员职员档案管理工作进行检验和督导。 第六条 集团人力资源部职员信息档案管理义务是指导各分企业按本制度要求建立规范档案管理程序、规范档案管理行为。 第七条 各分企业人力资源工作负责部门职员信息档案管理职责是负责实施本制度，并按其要求建立规范职员信息档案管理。 第八条 负责企业本部在岗正式职员及县级分企业关键责任人人事档案管理工作。 第九条 发行集团聘用职员人事档案委托江西省人才流动中心进行管理。 第三章 职员信息档案内容 第十条 职员信息档案正本，是由历史地、全方面地反应职员情况相关材料组成，关键有以下几类： 1、履历材料（包含个人简历资料）； 2、自传材料； 3、判定、考评、考察材料； 4、学历和评聘专业技术职务材料； 5、奖励及处分材料； 6、协议、录用、任免、聘用、离职材料； 7、其它可供用人参考资料。 第十一条 职员信息档案副本，是职员信息档案正本中关键材料复制件和其它材料组成。 1、近期履历材料； 2、关键判定、考评材料； 3、学历、学位、评聘专业技术职务材料； 4、奖励及处分材料； 5、任免审批表； 6、培训统计及外训协议等材料； 7、目标责任书、保密协议； 8、身份证、户口本等身份证实文件复印件。 其它类别如有反复关键材料，也可归入副本。 第四章 档案编号管理 第十二条 集团档案实施编号管理，即根据部门岗位等级进行对应标号，以方便档案查询和管理。 第五章 职员信息档案搜集和整理 第十三条 日常搜集职员履历表、转正定级审批表、多种奖励、职务任免、异动表、续签合相同材料。 日常新进人员职员信息档案必需于办理入职手续两日之内，将新进职员信息档案搜集、整理并进行归档。 第十四条 人力资源部门在以下多个时段做好职员档案资料归档工作。 1、新职员报到时 新职员报到后，收齐新入职职员全部手续、证件、资料后，统一装入新建档案袋内，并在档案袋封面左上方根据档案编号标准书写上档案袋编号、职员姓名、性别。 2、职员办理正式入职手续时 办理完入职手续后三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： （1）职员试用期临时用工协议书； （2）《聘用职员情况记录表》； （3）《入职通知单》。 3、职员办理转正手续时 职员转正手续完成后，人力资源部必需将以下资料搜集齐后，归入该职员档案袋： （1）该职员《转正申请表》、《转正通知单》； （2）《劳动协议》； 4、职员办理调动手续时 各级人力资源部门，在完成职员调动手续三个工作日内，将职员调动手续资料装入该职员档案案内，具体资料有： （1）《职员调动审批表》； （2）发行集团人员调动发文文件。 5、职员办理离职手续时 职员离职时必需装入资料有： （1）该职员书面离职申请书； （2）协议终止书； （3）《离职申批表》； 6、职员受到表彰等和人事相关工作时，需要归档资料必需第一时间（三天以内）归档。 第十五条 在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 第六章 职员档案借阅和移交 第十六条 凡借用职员档案，必需填写《职员档案借阅记录表》，由人力资源部门责任人核实理由，经分管人力资源企业领导签批后，方可借出，借出档案必需在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。 借阅档案人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。 第七章 其它要求 第十七条 通常企业职员（正式职员、试用期职员、聘用职员和劳务派遣职员）全部必需建立档案正本，是否建立副本，依据工作需要由人力资源部自行确定。 第十八条 档案管理人员应含有良好思想素养，按受过正规档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。 第十九条 不得私自处理或销毁档案材料，应按企业档案管理制度进行档案保管和档案销毁。 第二十条 集团人力资源部定时或不定时地对各子、分企业职员信息档案管理工作进行检验和督导。 第二十一条 本制度最