综合楼会议室管理规定.doc

综合楼会议室管理规定 为规范综合楼会议室的管理，确保为移动各部门提供周到、细致、温馨的会议服务，现针对综合楼会议室的实际使用情况，特此制定以下管理规定： 会议室管理由会务助理负责，实行预约登记制度，并填写登记表。 会议室按照“先预约先使用”的原则安排会议室。 如会议室已经排满，又确定有紧急或重要会议召开时，楼层助理需向客户提供各会议室的预约登记情况，并及时了解客户之间的协商情况，并由会议助理进行跟踪服务。 召开重要会议，物业服务中心派出督察员进行全程跟踪，协协调各种问题。若会议室需要布置横幅、欢迎牌、名牌、鲜花、水果的摆放等，会务助理应协助相关工作人员做好相关工作。会议如需使用纸巾、碟子等物品，会议助理须联系本部门部长提前半天时间到15楼领取并登记.使用完毕应清洗干净及时如数归还.会议使用的果盘，应定期消毒，确保卫生。会议使用的水果应按照：浸泡—清洗—分类—装盘的流程操作。装盘时需将带皮的水果与直接食用的水果分开装盘。如未按规定执行或工作中出现可避免性失误情况者将按岗位考评细则做相应的处理。 会务助理在会议开始前20分钟整理好会议室，包括开启照明，调节室内空调温度，清理台面，摆齐桌椅，准备茶水等。大型或重要会议，楼层助理提前半小时完成准备工作，包括联系技术人员调试音响，麦克风，投影设备，协助摆放会议资料，完成使用部门要求的布置项目。 会务助理若发现会议设施设备有损坏情况必须立即向物业服务中心汇报，及时安排人员检修并视情况向移动后勤工作人员汇报处理。 会务助理负责在会议使用期间的服务工作，除有特殊要求外，每隔十五至二十分钟加一次茶水。 大型或重要会议需要提供迎宾服务，由物业服务中心根据移动公司的要求，视实际情况并安排人员在各路口，迎接引领来宾。 会议中场休息，会务助理若需离开应告知上级部长,经上级部长同意并增派其他工作人员进行监管，做好相关交接工作后，方可离场。 大型或重要会议，应提前一天对相关设施设备运行情况进行调试，并联系相关部门做好突发情况的应急准备，避免会议中出现故障。会务助理应按使用部门要求进行人员安排，楼层助理应对会议进行跟踪服务直至会议结束。会议内容涉及公司机密的，如客户要求工作人员离场，会务助理需及时离开并在会场外等候。会议中场休息时，会务助理应将会议室门上锁，得到通知是方可打开。会务助理不得透露与会议有关的内容，会后应及时将剩下的资料等销毁。 会议结束后，由会议负责人按使用部门要求将会议使用后的物品收集，归还使用部门处。水果、饮料等物品应统一收集，归还到会议使用部门或后勤服务中心生活室统一处理。未经允许擅自拿取物品者将按岗位考核细则进行相关处理。 会务助理负责协调相关部门清理会场，包括将桌椅摆放、台面清理 、窗帘回位、照明设备和空调的关闭，门窗上锁等，如在下班时本楼层的会议尚未结束, 会议助理须将相关的工作及时与值班事务助理交接，由值班事务助理负责处理整理会议室。如未按规定执行或工作中出现可避免性失误情况者将按岗位细则做相应处理