机关事业单位档案管理存在的问题及对策建议思考.docxVIP

机关事业单位档案管理存在的 问题及对策建议思考 当前，在信息技术不断发展的当下，档案管理也需要改变原有的管理模式，与当前时代发展相结合，朝着数字化管理的方向前行。机关事业单位档案管理工作在实际发展中，存在较大问题制约事业单位全面发展，为了改变这一发展现状，机关事业单位需要结合自身实际，积极采取措施，开展数字化档案管理，同时充分发挥数字化档案管理效用，确保机关事业单位在当前时代下更好的发展。 机关事业单位发展建设中，档案管理作为其中一个重要组成，其会对事业单位发展壮大产生一定影响。档案管理中涉及的资源相对较多，这些资源和单位健康长久发展关系密切，若不对其进行科学管理，很容易对单位各项工作产生不利影响，因此本文提出了一种数字化档案管理的方法，希望借助这一方法，进一步提高机关事业单位档案管理效率。 一、机关事业单位档案管理现状 （一）缺少对档案管理的重视 现今，机关事业单位人员工作期间常将工作效益放在首位，缺少对后勤部门工作的投入。档案管理作为后勤工作中的一部分，自然得不到上级领导的重视，导致档案管理工作多流于形式，并未发挥其应有的效用。在这一观念的影响下，管理人员从事档案管理工作的热情逐渐降低，管理意识逐渐降低，最终档案管理的相关工作无法顺利开展。 （二）档案管理方法滞后 随着新科技的发展，也为档案管理工作提供了新的发展机遇，但很多机关事业单位中仍然保留传统的管理观念，再加上管理方法的滞后，很多管理工作仍然停留在纸质层面。这种管理方法显然与当下的科技发展不符，比如，当档案管理人员在外想要查询相关资料时，仍需要花费时间到达指定位置，然后进行档案查询。纸质档案资料查询既消耗时间，又容易出现破损遗失等情况。因此，导致当前阶段机关事业单位档案管理工作成效低。 （三）档案资源开发及设施建设程度低 当期，机关事业单位档案管理工作开展中除了上述几方面问题外，其资源开发与设施建设方面也存在一定问题。由于设施建设与资源开发程度较低，资源开发难以发挥实际效用，这样就使得档案利用效率逐渐降低。机关事业单位中缺少严格的规范标准，实际工作期间只关注档案资料收集、整理、安放，管理人员也将此作为档案管理重点。这种片面认识，也是导致档案资源开发较低的主要原因。 二、数字化档案管理的概述及优势 （一）数字化档案管理的概述 所谓数字化档案管理，就是指以传统的档案资料作为根本依据，通过现代化的扫描、摄影、录像等记录方式，将其输入到数字化的设备中，使其转变成为数字化档案。通过该档案的存储方式，实现档案的高效存储。与此同时，在资料存储完毕后，通过互联网，进一步实现档案的共享、加密、管理。此外，数字化档案管理还需要十分专业的管理设备，以便于为档案的管理者提供更为便捷的查阅、查询、调研服务。数字化管理是最为科学、省时实力的管理方式，其能在最短的时间内，让管理的资源井然有序的排列在信息数字库中，为日后的档案管理提供便捷的管理方式，进一步提升档案管理的效率和成效。 （二）数字化档案管理的优势 1.提升办公效率降低资源消耗 以往机关事业单位档案管理期间，传统的管理方法要以大量人员作为基础，其次是对管理软硬件设备进行定期更新，这样不仅会增加实际管理成本，管理效率也并不高。而采用数字化档案管理，档案管理不再以纸质为主要载体，更多的是以数字的方式存储在电脑中，便于随时查看提取，这样不仅可以有效节约时间、人力，还能在很大程度上提高实际工作效率。 2.确保档案资源共享及合理化应用 数字化档案管理借助现代化科学技术，实现对档案信息的存储归档。机关事业单位中常常会用到档案资料，很多部门需要对档案资料进行调用与查询。而数字化档案管理能为各个部门使用资料提供便利，方便管理人员进行管理决策。此外，数字化档案管理还有助于实现资源共享，方便人们在某时某地进行档案信息查询使用。 3.提升档案管理水平与人员素质 数字化档案管理工作的开展，对于提升机关事业单位档案管理水平十分有益。档案管理工作的开展需要与计算机及网络技术相结合。所以，对于档案管理人员而言，为了更好的从事这一工作，有必要不断提升自身的业务能力与综合素质，掌握基本的计算机操作，加强对计算机设备的维护。此外，在数字化管理软件逐渐升级的当下，管理人员还需要与时俱进，学习新的软件管理技术。 三、机关事业单位开展数字化管理主要措施 （一）培养数字化档案管理意识 为了确保数字化档案管理工作的全面开展，机关事业单位管理者需要提高对数字化管理的重视程度，同时在档案管理中建立數字化管理，培养全员的数字化管理意识，同时改变原有的档案管理观念，不断学习新的技术与知识，对原有的档案管理知识体系进行更新，对原有的档案管理手段进行不断创新。此外，机关事业单位还应结合自身实际，制定合理地数字化档案管理体系，确保档案管理工作朝着规范合理的方向开展，加强档案保密机制、使用机制、