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公文和保密管理程序 1 目的和范围 为规范公司及各单位公文、印章和保密管理，制定本程序。 本程序适用于公司及各单位的公文、印章及保密管理。 2 术语和定义 无 3 职责 3.1 办公室（党委办公室）（以下简称办公室） 3.1.1 是公司公文和保密的归口管理部门，是电子公文系统的行政管理部 门； 3.1.2 负责对各单位公文处理工作提供业务指导； 3.1.3 负责协调和统一电子公文系统所涉及的业务流程与业务需求； 3.1.4 负责公司保密日常管理工作。 3.2 技术中心 3.2.1 是公司电子公文系统的技术支持部门； 3.2.2 负责公司机关电子公文系统的搭建、维护、收发文流程的建立； 3.2.3 负责公司机关各部门公文管理人员的授权以及电子印章、电子签名 的制作； 3.2.4 负责公司所属各单位系统管理员的授权； 3.2.5 负责保密管理技术支持。 3.3 机关各部门 3.3.1 负责本部门的公文处理工作和印章管理工作； 3.3.2 是保密管理的责任主体，具体负责本部门保密管理工作。 2018-06-15 发布 2018-06-15 实施 公文和保密管理程序 页码：2 / 8 3.4 所属各单位办公室 负责本单位的公文处理、印章管理和保密管理工作。 4 管理内容 4.1 公文处理 4.1.1 机关各部门发文包括：公司发文、部门发文、部门函件或便函等形 式。 4.1.2 各部门发文应遵循相应的发文规则。 4.1.3 公文草拟 4.1.3.1 各部门、单位应根据职责分工和实际工作需要，拟制公文，并遵 循相应的公文草拟注意事项。正式文件的格式应符合《国家行政机关公 文格式》（GB/T9704-1999 ）要求。 4.1.3.2 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动 与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主 要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理 据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级负责人裁定。 4.1.4 公文审批。公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。公文正式 下发前，办公室应当再次进行复核。 4.1.5 上行公文及下行公文管理 4.1.5.1 上行公文 4.1.5.1.1 不得越级行文，应根据隶属关系和职权范围确定行文关系，一 般不得越级请示和报告。 4.1.5.1.2 规范使用发文文头及发文代字，按照集团公司及公司确定的文 头及发文代字行文。 4.1.5.1.3 规范上报公文签发人。上报行政文件，由本单位行政负责人签 发；上报党委文件，由本单位党委书记签发。 公文和保密管理程序 页码：3 / 8 4.1.5.2 下行公文 凡属本单位、本部门职权范围内的工作事项可以向所属各单位印发 下行文件。主要包括以下几种情况：印发有关通知、通报；对所属各单 位有关事项进行批复；印发工作要点；印发表彰决定等。 4.1.6 电子公文运行 4.1.6.1 公司电子公文管理，应用中国石油天然气股份有限公司公文管理 系统（以下简称股份 OA ）以及中国石油天然气集团公司办公专网（以 下简称集团专网）两套系统运行。 4.1.6.2 电子公文系统应用申请，具体内容如下： a) 各单位向公司提出搭建OA 的申请，经公司办公室审批同意后， 将扫描件及原件报送公司办公室，同时将制作好的电子公章或电子签名 图片交至技术中心； b) 办公室审阅批准后，技术中心对报送的各单位电子公章及电子签 名申请表进行备案； c) 技术中心负责制作公司机关的电子公章、电子签名。所属各单位 的公文系统管理员负责制作本单位的电子公章、电子签名，并报送给技 术中心； d) 各单位根据公司办公室的批复意见，确立本单位的发文文头及部 门发文代字。 4.1.6.3 股份OA 系统电子文件发文管理： a) 各部门、单位根据业务需求，确定制发文件（函件）种类，正确 选择模板，并发文； b) 发文的行文规范及发文流程应符合相关要求。 4.1.6.4 股份公司电子文件系统收文管理： a) 集团公司、股份公司以及专业公司