酒店通讯费控制管理办法（最全）.docxVIP

酒店通讯费控制管理办法 目的 通讯费是指由酒店支付的电信通讯费用。主要用于各部门对外的业务联系，通过此制度合理、有效地控制电话通讯费用。 政策 各部门经理应加强管理力度，禁止员工利用酒店的电话过多的长时间拨打私人电话。 财务部审计人员需要不定期抽查打印电话记录，查出问题，及时上报。对违规者应给予加倍罚款，甚至予以解除合同处理。 所有酒店公费电话必须经部门经理、财务总监、总经理审批。 程序 公费电话的使用范围包括：直线、分机、传真、移动电话(手机)等。 1． 直线电话 直线电话分布：总经理。 以上管理人员通过直线电话拨打长途时，应根据酒店行政总办统一格式的“IDD电话记录表”上详细记录日期、电话号码、地区、对方名称(注明公用或私用)、起止时间及简要通话内容。 月末，由财务部审计人员根据当地电信局邮寄的长话明细清单，与交来的上述记录表逐一核对，后再经本人核实确认，如有私人电话将向其本人收取实际费用。 财务部应严格查看所拨打电话是否合理，并及留意金额较大的费用。 分机通过总机代拨长途： 各部门员工如因工作需要拨打长途，需通过总机代拨。总机人员在记录拨打人的姓名及所属部门后，确认用途方可接通，再将当天记录交给收入审计并于次日转部门经理审批。 每周末由收入审计打印并核对每条分机电话明细清单，确认无误后入帐交与财务总监审批。 通过分机直拨长途和市话 可直拨长途的分机电话分布：除第1条列举外，各部门一级经理，其他人需经总经理允许。 直拨长途时，同样在“IDD电话记录表”登记详细内容。 有关市话费，严禁员工拨打特殊服务声讯业务(如电话点歌、股票查询、生活服务、娱乐信息咨询等)。酒店工程部必须中断此类电话线路，如遇特殊情况（礼宾部查询客人航班情况等）可由总机临时开通。 每周末由收入审计人员通过电话计费系统打印当月的长途和市内电话明细清单，给各部门经理审核确认，并区分公事、私事后由收入审计汇总交财务总监审批，收取私人话费。 传真 各部门在商务中心发送文件前，应填写“电传/传真申请单”，包括发送人姓名、部门、日期、传真号码、国家或地区、对方人或公司名称及发送内容。 由部门经理签字批准后，交给商务中心文员。 部门自设的传真机旁，应设有专用的登记本，简要记录发送日期、传真号码、接收人名称、发送人签名。 传真完成后，将“电传/传真申请单”与打印出的传真报告钉在一起，附在登记本上。 每日营业结束后，各部门将所有传真单据及当天的传真报告交送财务部审核。 月末，财务部根据电信局明细单核对并入帐。 对未登记或私人传真费用将由部门或有关员工自行清付。 移动电话 由酒店总经理确定可以报销移动电话费用的人员名单和限额。 如果酒店免费提供手机SIM卡为指定管理人员使用。若不慎丢失此卡，将自行赔付；如果辞职离店，应将 SIM卡退还酒店。 经与地方电信局签署的协议，月末通过银行委托收款直接划拨。酒店免费提供手机SIM卡使用者按电话费限额计算，如超额将自行承担。 其他人员(如各部门经理、销售部人员等)因工作关系而消费的手机话费，经财务总监及总经理审批后，可先行垫付后给予报销。 每月及时报销单据，不能长时间拖欠，要求提供原始单据。