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供电企业公文作为一种工具的应用 摘要：在供电企业发展中, 日趋注重夯实管理基础、规范工作流程。公文作为供电企业管理的基础工具, 如何进一步提高其质量尤为重要。本文阐述了提高公文质量的重要性, 并从公文的定义、种类, 结合实际工作经验归纳了各类文种的区别及常见的格式问题。 谈到公文对于工作在供电企业一线的职工似乎都觉得太过遥远, 其实它时刻出现在我们的工作中并日益的紧密起来。“公文是公司的脸面”, 公文代表了企业的形象, 在公文的流转、处理过程中体现出了企业的工作态度、流程规范、办事效率、服务水平等等。近几年来, 供电企业越来越重视对公文质量的提高, 把公文质量作为了绩效考核的一项内容, 上级公司定期通报公文考评结果, 定期进行公文写作的培训等等, 从日常工作的细微之处提要求, 不断提升公文质量工作的标准化、规范化和精益化。一、公文的定义那到底什么是公文呢?公文是公务文书的简称, 是指法定机关与组织在公务活动中, 按照规范的体式, 经过一定的处理程序形成和使用的书面材料, 又称公务文件。它是机关、企事业单位及其他组织在行使职权、实施管理、开展公务活动中形成的具有法定效力与规范体式的一种应用性的文体。从它的定义中我们可以看到公文具有两大显著特征, 一是特定效力, 二是规范体式。在我们的日常工作中因为专业的不同, 形成公文的理论和处理公文的各个环节不经相同, 但做好公文的规范体式, 却是有章可依的, 了解和熟练掌握公文的格式, 对提高公文质量来说是非常重要的一点。二、常见公文的种类根据2012年4月中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》 (中办发〔2012〕14号) , 公文的种类主要有15种。按照这些年的工作经历, 我大概汇总一下在我们供电企业日常工作经常能遇到的, 或者说是常常需拟稿、处理的有8种。按照行文流向, 可分为上行文、平行文、下行文。具体如下:上行文:请示、报告、意见。平行文:函、意见、纪要。下行文:通报、批复、意见、通知、纪要。有些文种比较特殊, 比如意见它适用于所有的行文关系;纪要可适用平行文及下行文。那这些文种到底具体适用于哪些范围, 又该如何区分这些文种呢?一般, 我们在拟稿时最先要考虑的就是“我的公文是要发给谁的?为什么要发这封公文?”, 搞清楚了发文目的和主送单位及抄送单位, 就可以正确的选择文种了。现在, 简单地区分一下常用文种的适用范围。第一, 报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况, 或者答复上级单位的询问及上报有关材料等。请示适用于向上级单位就某事项给予指示或批准。两者的区别在于, 前者不需答复, 而后者需要答复。第二, 函所适用的范围较广泛, 商洽工作、通报情况、征询意见等。可分为发函与复函。第三, 意见适用于对重大问题提出见解、解决的办法及对来文答复等情况它于通知的区别在于, 前者带有参考性, 而后者具有指令性, 必须遵照执行。第四, 通报适用于传达重要信息、表彰先进、批评错误。通知则适用于安排部署工作、传达要求、转达上级指示、批转、转发和印发文件等情况。两者区别在于, 前者侧重于信息性和知晓性, 而后者重在事务性和执行性。第五, 批复适用的范围较简单, 适用于答复下级单位的请示事项。以下表格中简单列举通知、通报、批复这三类的适用范围:正确选择了文种后, 我们就可以根据所要表达的内容拟写正文了。在拟写正文时, 各种不同的文种还是有一些他们特定的规律可循的, 简单列举以下几个文种:报告。报告要求精炼概括, 除需要具体描述的突发事件、个人事迹外, 一般不做细节描述。特别注意报告中不得夹带请示事项, 因此切忌出现“情指示”、“请批示”等表述。请示。一般由三部分组成, 即请示缘由、请示事项、结束语。在写作上, 请示缘由应按照请示事项的背景、原因、依据和理由, 突出所要请示事项的重要性和必要性。而这请示事项即需上级批准或指示的具体事项内容, 写作时要注意表述清晰、意思正确, 可提供几种处理方案供上级参考, 但定要遵循“一文一事”原则, 一篇公文只能请示一件事项。通知。通知应用面比较广泛, 使用的机会也较多, 写作时一般要求简明扼要, 不用过多的修饰议论, 平直地表述相关信息。通报。大多由前言和正文两部分组成, 前言结束后常用“特通报如下”来过渡到正文内容。批复。属于回复性文件, 对他的内容要求态度鲜明、指示清晰, 以方便收文单位贯彻执行。函。在正文开头简述发函缘由后, 常用“现函告如下”转入主题。结束语根据函的内容来定, 如为请求帮助的, 可用“请予支持”;如为请求批准的“可用”请予批准;如为征询意见的, 可用“请予函复”等。三、公文中常见的格式问题公文的特性, 决定了对它格式