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大型体育活动档案管理中的几点心得 “对历史负责, 为现实服务, 替未来着想”是档案人员应秉持的理念。近几年, 泰安市承办的大型体育赛事越来越多, 层次也越来越高, 包括2007年亚洲举重锦标赛、2008年北京奥运火炬火种采集与火炬传递、2009年全国第十一届运动会火种采集与火炬传递, 还有承办的各类大型足球、排球赛事等。大型体育活动在泰安举办, 充分展现了泰山文化, 也为泰安的发展注入了推动力。做好这些大型体育活动的档案工作, 是记录这些大型体育活动的必然要求, 也是泰安体育事业发展的珍贵历史见证。一、加强大型体育活动档案工作的宣传力度, 确保档案材料的齐全完备大型体育活动的开展, 都能得到市委、市政府主要领导的高度重视, 而且各主流媒体跟进也比较及时, 每项大型体育活动的开展都能产生积极的社会效应。但我们应该清醒地看到, 与大型体育活动轰轰烈烈的场面相比, 大型体育活动的档案工作总显得比较冷清。一方面是反映了活动的组织者的档案意识不强, 另一方面也是档案业务工作者没有做好档案基础工作以及档案宣传工作。解决这些问题, 就应在每次大型活动立项之初, 积极向活动组委会建议成立档案领导小组, 负责本次活动的档案工作, 包括档案宣传、档案材料收集、档案整理等工作。档案领导小组要经常组织培训责任单位的档案员, 把本次活动的档案管理办法和奖惩措施布置下去, 并及时印发关于本次活动的档案材料的归档范围, 按照时限要求积极催交, 对不能按时完成任务的应报请主要领导给以通报批评。通过健全的组织机构可以督促大型体育活动的各级参与方和组织单位对档案工作都能重视起来, 尽可能避免因责任心不强而造成的档案材料收集不全现象的发生。在大型体育活动中形成的档案材料应包括纸质材料和非纸质材料。特别要加强非纸质材料的收集整理工作, 比如电子公文、数码照片、录像带、锦旗、奖状等。这部分档案从以往大型体育活动来看, 都是档案管理的薄弱环节, 为全面记录大型体育活动留下众多遗憾。从去年的“泰山国际登山节”开始, 我们在强化纸质档案收集的同时, 加大了对非纸质档案材料的收集整理。特别在照片档案收集上, 要求将历次“登山节”的照片都要归档, 并编撰了“泰山国际登山节”回顾相册, 形成了珍贵的历史资料。二、充分认识大型体育活动档案材料的多样性与统一性大型体育活动的组织与实施, 除了体育主管部门外, 往往还涉及到交通、公安等相关单位。亚洲举重锦标赛、奥运会火炬传递、全运会比赛及全运会火炬传递等一系列大型赛事活动都是如此。大型体育活动档案材料的一大特点就是其多样性, 其生成于多部门, 存在收集困难、标准不一、分散割裂等问题。在档案材料收集齐全的基础上, 要进行科学分类, 我们主张同一介质的档案材料依照大型体育活动组织与实施的不同阶段进行整理。大体可分为组织协调阶段、实施阶段、总结阶段等。这样就可确保不同责任方的档案能有机地联系起来, 使每一阶段不同单位所做的工作一目了然, 如果要是按照不同单位去分类, 就会造成杂乱无序, 无法与大型体育活动结合起来。大型体育活动档案材料的另一特点就是其统一完整性。虽然档案材料来自不同单位, 但它们的联系是紧密不可分的。在对大型体育活动档案材料进行装订、编目等过程中, 要充分认识到这一特性。我们主张对某一大型体育活动档案应独立保管, 给其专门的全宗号, 确保这一大型体育活动的所有档案材料不被人为分裂, 以便于检索查阅和编研利用。三、努力做好大型体育活动档案材料的编研利用工作大型体育活动往往在社会中能产生巨大的影响, 对当地的经济发展、文化交流、国民素质都有广泛地促进作用。做好大型体育活动的档案工作, 不仅是档案对大型体育活动的历史记录, 也是大型体育活动意义、价值等最有效的承载体。我们收集、整理好大型体育活动的档案是不够的, 如果不能对这些档案进行有效的利用和编研, 档案工作必然失色不少, 使其价值不能得到有效利用, 更是巨大的浪费。近几年, 我们对历届“泰山国际登山节”的照片档案进行筛选, 然后结集出版, 就是对大型体育活动档案材料的一次有益编研。通过编研, 可以总结每次活动的得失, 为将来的活动提供借鉴作用。大型体育活动的档案编研工作可以采用文书档案的编研办法, 可汇编大事记、撰写全宗介绍等, 也可以根据其特点, 对运动员、运动器械、运动项目等进行专题编研。例如我们就对历届“泰山国际登山节”中获得奖项的登山选手进行了汇总, 然后出版画册, 展示了选手们的风采。当然编研的形式可多种多样, 除了结集出版, 还可以制作档案宣传片、办展览等。目的就是努力做好大型体育活动的档案工作, 让档案工作为大型体育活动服好务。