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物业企业物资采购管理程序 物业管理 有限公司 程序文件 -- 物资采购管理程序 1. 目的 对各部门采购物资过程进行控制，确保采购物资符合 质量要求及物资采购价格的合理。 2. 范围 适用于公司各部门。 3. 职责 3.1 品质管理部负责对 A类物资采购供方 / 品牌的选择和评估。 3.2 财务管理部负责对采购物资的价格的审核及采购行为的监控。 3.3 各部门负责对采购物资的 验收和使用过程的跟踪。 4. 物资的分类： A 类：是指对 服务质量影响较大、采购批量较大或须在指定供方或品牌中采购的物资。 B 类：除 A类物资外单价在人民币 2000 元以上，必须经过评估方能采购的物资。 C 类： A、 B类以外物资。 5. 物资采购的审批权限 5.1 业务部门经理：单宗 ( 一次性，下同 ) 采购金额 2000 元以下的物资。 5.2 职能部门经理：单宗采购金额 2000 元以上 (含 2000 元)5000 元以下的物资。 5.3 分管总经理助理：单宗采购金额 5000 元以上 (含 5000 元)10000 元以下的物资。 5.4 总经理：所有固定资产及单宗采购金额 10000元及以上的物资。 6. 方法和控制过程 6.1 供方或品牌的选择和评估 6.1.1 评估必备 资料 6.1.1.1 供方的营业执照复印件 ( 需加盖供方的公章 )。 6.1.1.2 特种产品的 经营许可证 ( 如：安防器材 )。 6.1.1.3 采购物资的报价 ( 单)。 6.1.1.4 采购物资的 合同/ 协议样本。 6.1.2 评估内容主要包括 6.1.2.1 6.1.2.2 6.1.2.3 6.1.2.4 6.1.2.5 采购供方的资信。 采购物资的质量。 采购物资的价格。 采购供方服务的及时性。 采购物资品质保证系统 6.1.2.6 采购物资的合同样本。 6.1.3 评估的权限 6.1.3.1 A 类物资供方 / 品牌由品质管理部负责选择和评估。 A类物资中 CI 产品的物资供方由总经理办公室负责选 择和评估，并发送品质管理部审核。 6.1.3.2 B 类和需评估的 C类物资，由各部门负责选择和评估，并发送相关职能部门和公司领导审核。对已经过某 个部门评估合格的，在半年内，该部门或其他部门可不经过评估，直接按采购程序向该供方 / 品牌采购。 6.1.3.3 所有物资的采购价格由财务管理部负责审核，必要时须经审算和公开招标。 6.2 采购资料的准备 6.2.1 部门经理有审批权限的物资，各部门根据月工作 计划，结合仓库库存情况，由仓管员填写《物资申请单》， 按程序报经批准后方可安排采购。 6.2.2 统一结算的 A类物资，由使用部门仓管员每月五日前单独填写《物资申请单》，经部门经理审批后，在指定 供方或品牌中采购，并于每月 25 日前直接与供方索取正式发票，核对无误后按财务 制度进行报销。 6.2.3 CI 产品采购资料的准备按《标识管理程序》进行。 6.2.4 对 B类物资的采购，须取得三家以上的相关资料，并将有关供方情况记录在《物资申请 报告》中，按权限进 行审批。对于某种特殊物资 ( 如儿童娱乐设施、健身器材等 ) ，无法取得三家同类型产品的资料时，须在表中评估结论中 注明。 6.2.5 本部门无审批权限的物资采购 (CI 产品除外 ) 均须填写《物资申请报告》进行报批。 6.2.6 采购人员在采购前，应检查采购物资的审批资料是否完善，当审批资料不完善时应向部门经理报告，并按公 司规定的审批权限补齐相关的审批手续后，再行采购或签订采购合同。 6.3 物资的采购 6.3.1 A 类物资的采购。 必须在指定的供方或指定的品牌中采购，无法在指定的供方或品牌中选购的情况，必须在《物资申请报告》 备注 注明，经品质管理部经理同意后方可采购。 6.3.2 资产的采购。 6.3.2.1 购买资产的审批权限按照 5. 物资采购的审批权限 执行。 6.3.2.2 检测仪表的采购必须报品质管理部审核，其他资产采购超过审批权限的，必须先报以下相关部门审核： A. 家私、家电、服装、车辆及配件报 房产后勤 管理部; B. 电脑及配件报总经理办公室 ; C.保安器材、工具报品质管理部 ; 6.3.3 CI 产品及宣传品的采购 6.3.3 .1 CI 产品的采购参见《标识管理程序》执行。 6.3.3.2 各部门宣传品如需委托外界设计、制作