行政公文基本知识.docVIP

行政公文基本知识 行政公文基础 一、 公文的定义： 1、定义：公文，是公务文书的简称，是国家机关及其它社会组织在 行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式 的文件材料。 2、行政公文：最早，行政公文是国家行政机关在公务活动中形成和 使用的管理行政事务的工具，是具有法定或特定效力和规范体式 的公务文书。现在，由于市场经济的繁荣，很多企业和社会团体 也都普遍使用行政公文，这里的行政公文是指社会组织在行使职 权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材 料。 3、公文属于应用文，具有极强的规范性，要求符合一定的体式和程 序。公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。 二、排版及装订的基本要求 1. 公文用纸的尺寸和规格：政府公文一般用 16 开型：长 260mm、宽 184mm；企业及社会团体一般与国际惯例相同用 A4：长 297mm、宽 210mm。 2. 公文的书写形式 公文中的文字符号一律采用从上至下、 自左向右横写横排 （少数民 族文字除外） ，正文文字的每行长度与图文区宽度相等。 3. 字体字号的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字 符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。 发文机关标识： 推荐使用 高 X宽 22mmX15mm黑变体字或初号宋 体字。联合行文推荐使用小初号体字。 公文大标题：推荐使用二号宋体字。 小标题 ：推荐使用三号宋体字。 秘密等级、 缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑 体字；主题词：推荐使用三号宋体字。 公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发 文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明 等，采用三号或四号仿宋体字。 公文的标点符号： 符合 1990 年 3 月修订发布的 《标点符号用法》 规定。 4. 多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…… 第二级用： （一）、 （二）、 （三）…… 第三级用： 1 、 2、 3、…… 第四级用： （1）、（2）、（3）…… 2） . 公文的装订要求 公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。 三、我公司目前普遍用到的基本公文 1、通知： 通知， 是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件， 让对象知 道或执行的公文。 主要目的是把需要传达和告知的事项让有关单位和 人员知道，并遵守和执行。 通知的用途是所有公文中应用最广泛的， 发文对象也多， 国家机 关、社会团体、企事业单位都可以制发通知，几乎不受级别的限制。 通知的格式一般包括标题、正文、结束语和落款。 1）标题： a、制发机关 +事由+文种，如“唐山今实达关于春节放假的通知” b、事由 +文种，如“关于春节放假的通知” c、文种，即只写“通知”二字，其余省略，一般用于单位内部或比 较简单不作为正式文件的时候。 如遇到特别紧急的情况， 也可写 “紧 急通知”四字。 2）正文：一般包括开头和主体。 开头，写明制发通知的原因、依据、理由、目的等，即“为什么” 。 主体，写通知的事项，如相关政策、规定，需要周知、办理、执行的 事项等。内容简单的一两句话就可以，复杂的可以分条款逐一列出。 3）结束语：一般以“特此通知”结束全文。 4）落款包括制发单位和日期，在正文右下角写明制发单位的名称， 如标题中已经写明，也可省略。制发单位下方写制发此通知的日期。 2、公告、通告 公告和通告都比通知要严肃、正式。 公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的通知性文件。 通告：是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。 二者的共同点： 1.发布的公开性； 2.事项的重要性； 3.操作的严肃性。 二者的不同点： 1.相对而言，公告涉及的范围广，通告涉及范围小。 公告、通告格式一般也包括标题、正文、结束语和落款。 1）标题： a、制发机关 +事由+文种，如“唐山今实达关于某工程事故责任人的 处罚通告”