公司记录控制标准.docVIP

PAGE 12 PAGE 11 记录控制管理标准 1 范围 本标准规定了集团公司记录控制相关机构职责；记录控制控制的目的与风险；记录控制管理的流程。 本标准适用于集团公司管理体系运行中产生的记录的控制。 本标准适用于体系所覆盖的组织机构。 2 规范性引用文件及术语和定义 2.1 规范性引用文件 无 2.2 术语与定义 2.2.1 管理记录 管理记录即管理过程中为产品的形成服务而留下的文字和表格记录。 2.2.2 工程产品记录 工程产品记录即与产品有关的、证明产品本身的文字和表格记录。 3 职责 3.1 集团公司相关部门职责 3.1.1 发展规划部负责记录管理标准/规章制度的制定、贯彻和实施，组织体系审核和评审，并保存记录。 3.1.2 集团公司各相关部门负责本部门负责标准/制度所规定的表格式样的编制和配发工作，并做好本部门执行标准文件时所产生记录的登记、标识、收集、编目、归档、保管及处理。 3.1.3 集团公司办公室负责需要入档记录的整理、归档、贮存工作。 3.2 二级单位及项目部职责 各二级单位及下属项目部负责本单位内体系运行过程中所产生记录的登记、标识、收集、编目、归档、保管及处理。 4 记录控制的目的与风险 4.1 集团公司记录控制的目的是对记录进行控制和管理，为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施时提供相应的证实资料。提供综合管理体系有效运行的证据，需要时能够向业主、上级单位、第三方认证、内部审核部门等内外部机构提供其需要的相关证据。 4.2 集团公司记录控制的原则包括： ——统一领导、分级管理原则：所谓统一管理，就是集团公司对集团记录控制工作实行全面规划和统筹安排，实行统一的要求、指导、监督和检查；所谓分级管理，是指记录控制工作由产生记录的各级单位分层负责、管理； ——完整性原则：要保证记录的齐全，保证应该保存的记录不致残缺短少。 ——及时性原则：应在信息发生时和工作产生环节及时记录，将记录作为日常工作的一部分，避免事后弥补，影响记录管理的效率和效果。 4.3 集团公司记录控制的关键绩效指标包括： ——记录文件归档率； ——记录文件归档及时率； ——记录文件保存完备性。 4.4 集团公司记录控制需应对的主要风险包括： ——集团、二级单位及项目部不清楚应该保存哪些记录，存在不能满足体系认证的风险； ——集团、二级单位、项目部重要记录丢失、损坏的风险。 5 记录控制管理内容 5.1 记录控制建立 5.1.1 集团发展规划部组织体系建设相关单位结合各个体系建设的要求，编制《记录控制文件范围》（详见附录B），并下发各相关单位。 5.1.2 集团公司及二级单位应根据附录B中罗列的记录明细，编制本部门或单位体系需控制的记录清单（见附录C），清单中应包括本标准所列与本部门有关的记录和执行标准文件时需留下的会议、培训等其它记录，并根据清单建立相应的记录。 5.1.3 建立记录的的具体要求见下： a) 记录应及时建立，记录内容包括：名称、标识、编号、形成时间、记录内容、记录人、审核人、批准人、保存期限等，不得后补，以确保记录的有效性和可追溯性； b) 记录尽量采用电子文档格式，确有需要手填写记录的，填写记录时不得用铅笔，应字迹清晰、内容完整、真实、准确； c) 记录中应无缺项、漏项，标识应准确，要易于辨认、检索和保存； d) 记录均应遵守相应控制标准文件的要求，并符合国家、行业规范及上级文件强制性标准的要求。 5.2 记录分类 记录通常采用文字、图表形式，分管理记录和工程产品记录。 5.3 记录编号、标识 记录表格的编号、标识规则按《文件控制办法》中的规定执行。 5.4 记录流向、更改 当记录需要传递时，由发送部门做好发送登记，接收部门在发送登记本上填写接收人及接收日期。记录由于笔误需要更正时，更正人应用标记划去原记录的值（如：ABC），填写正确记录，并签署更正人姓名、更正日期。 5.5 记录归档、保存 5.5.1 集团各级单位应按照集团要求完成文件记录的归档、编目及保存工作。 5.5.1.1 集团公司及二级单位本级的记录，由文件记录主责部门及相关部门按职责范围和记录控制要求整理、分类、编目、保存。 5.5.1.2 项目经理部的记录，包括顾客、监理、地方、上级主管部门所要求的记录，由项目经理部整理、分类、编目、装订、保管。 5.5.1.3 对分包商、劳务队伍施工过程中需项目经理部收集、归档的有关记录，由项目经理部负责索要、收集、整理、保存。 5.5.1.4 各管理层级部门及项目部应安排专人负责归档记录，对记录进行分类、分盒存放，记录应统一编号、非同类记录应分别编制目录清单，以便检索，记录管理人员应妥善保护记录，不得损坏或丢失。适时检查、清点记录，发现