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文件控制办法 -FZGH-02-2018（A）-10 PAGE 20 PAGE 21 文件控制办法 1 范围 本标准规定了集团公司文件控制管理相关机构职责；文件控制管理的目的与风险；文件控制管理的流程。 本标准适用于集团公司及下属单位文件控制管理工作。 2 规范性引用文件及术语和定义 2.1 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 19001-2016 质量管理体系 要求 GB/T 24001-2016 环境管理体系 要求及使用指南 GB/T 28001-2011 职业健康安全管理体系 要求 GB/T 50430-2017 工程建设施工企业质量管理规范 2.2 术语与定义 2.2.1 受控文件 指需要控制版本、使用场所、发放数量或阅读权限的文件。变更时须通知文件使用部门更换，并于作废时自使用场所回收或由使用场所专人销毁/隔离的文件。 3 职责 3.1 集团公司总部职责 3.1.1 总经理负责综合管理手册的批准发布。 3.1.2 各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的评审与会签。 3.1.3 发展规划部组织集团公司综合管理体系文件的统编工作，集团公司OA平台综合管理体系文件的管理。 3.1.4 办公室负责经办公室下发的文件的登记、编号工作；负责工程竣工文件、资料的收集、分类、整理、贮存和保管，以及对外来文件的接收、登记和转发。 3.1.5 技术质量部负责集团公司范围内技术性文件和资料的统一管理，并组织相应检查。 3.1.6 总部各部门负责本部门综合管理体系文件、资料的审核、发放、修改、登记等工作。 3.2 二级单位职责 3.2.1 二级单位总经理负责本单位综合管理手册的批准发布。 3.2.2 二级单位各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的评审与会签 3.2.3 二级单位发展规划部组织本单位综合管理体系编制及运行管理工作。 3.2.4 二级单位负责本单位技术类资料的管理、合同文件及其它受控文件和资料的保存管理工作。 3.3 项目部职责 3.3.1 项目部技术室负责项目部范围内文件和资料的统一管理。 3.3.2 各项目部资料员负责本项目内文件和资料的管理。 4 文件控制的目的与风险 4.1 集团公司文件控制的目的 确保集团公司受控文件，在全部应用场所都是有效版本，严格防止使用作废文件现象的发生。 4.2 集团公司文件控制的原则 集团公司文件控制的原则见下： ——统一领导：集团公司对综合管理体系文件控制工作实行全面规划和统筹安排，实行统一的指导、监督和检查； ——分级管理原则：文件控制工作由各级单位分层负责； ——分专业管理原则：集团公司及二级单位各部门结合实际情况，对部门内部的文件进行归档、编目、保存； ——维护文件的完整原则：要保证文件的齐全，保证应该保存的记录不致残缺短少。 4.3 集团公司文件控制的关键绩效指标 集团公司文件控制的关键绩效指标包括： ——受控文件更新及时率，主要是指系统文件控制的主责部门，能够及时更新内部及外部的最新文件，包含标准、上级单位发文等文件； ——受控文件使用准确性，主要是指确保集团公司各部门及二级单位使用的文件是最新标准文件，无使用废止文件的现象。 4.4 文件控制管理需应对的主要风险 文件控制管理需应对的主要风险包括： ——受控文件更新不及时，存在使用作废、错版文件的风险； ——受控文件的编写不贴近工作实际，导致文件无法执行； ——国家或外部认证管理体系组织发布的行业、企业法律、法规、技术性文件未能及时识别、转换，导致企业出现违法、违规行为的风险。 5 文件控制方式及范围 5.1 集团公司各类文件控制要求 5.1.1 外来文件及上级下发文件由文件接收、收集部门进行识别，根据文件控制范围自行判断是否需要进行控制，如属于发展规划部及办公室文件控制的范围，则按要求进行控制，并将受控文件交发展规划部或办公室，反之由文件接收部门自行管理。如无法分辨是否需要进行控制，可咨询集团公司办公室及发展规划部。 5.1.2 经过集团公司办公室下发的红头文件，以及属于公文范畴的文件，应按照集团公司办公室“公文处理管理标准”中的规定进行控制、管理。 5.1.4 综合管理体系文件由发展规划部按照本标准第6、7章规定进行控制。 5.1.5 非受控文件由各文件所属部门根据实际情况，自行管理。 5.2 受控文件配置 集团公司发展规划部根据综合管理体系建设要求，结合企业实际，组织相关部门确定集团