支队档案管理制度.docVIP

档案（室）管理制度 为加强支队档案（室）的管理，各类档案收集、整理工作，有效地、科学地保护和利用档案，提高支队档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及有关规范、细则、国家标准、行业标准制定本制度。 一、档案室 （一）支队档案室是支队档案管理部门。 （二）档案室库房应当坚固可靠、环境稳定，并力求做到防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防高温等要求，并应配备相应保障设施。 （三）档案室应配有涉密档案专用存放场所，并采取保密措施。 （四）档案室应配有专用电子档案存储计算机及配套硬件设备，包括专用刻录设备、移动存储介质设备及档案复印、打印、扫描、粉碎等设备。支队电子档案存储计算机还应配备相应软件，包括电子档案的读取、格式转换软件，杀毒软件、驱动软件、电子档案管理系统软件等。 （五）支队应根据实际需要，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。 二、档案管理人员 支队档案管理人员由（可加“支队领导指定”）1名档案管理员与各科室指定1名档案员组成，档案管理员负责支队档案（室）管理工作，档案员（可兼职）负责按要求整理和归档本科室应归档的由业务工作产生的文件材料。 三、档案管理员职责 （一）按照法律规定管理支队档案（室）； （二）对支队档案进行合理分类、存放； （三）定期检查档案（室）状况，包括对档案（室）的安全性、保密性、稳定性检查和卫生维护； （四）定期对计算机及相关设备进行维护； （五）管理和指导档案员做好文件材料的整理、归档工作； （六）做好档案（室）相关登记、统计； （七）做好突发事件应急处理。 四、档案管理员、档案员的变更 档案管理员、档案员因工作需要确需变更工作岗位的，应经支队领导批准，并办理交接手续。 五、进出入登记 所有档案、人员进出入档案室都应在档案管理员陪同下进行，并且进行相关登记。 六、档案管理 （一）档案管理工作内容 1.档案 本制度所称档案是指本机构内的应归档管理的具有保存价值的归档文件。 2.归档文件 归档文件指支队在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 3.整理 整理是将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 （注：元数据指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据） 4.归档 归档是将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经整理的归档文件管理权限向档案管理部门提交的过程。 （二）应归档范围 1.应归档范围包括工作中产生的执法文书、公文、后勤、财务、党建、会议等类型的档案以及支队荣誉、大事记等支队发展记录类档案。 2.机关文件的归档范围和保管期限参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）执行。 3.会计文件材料的归档范围参照《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）执行。 4.国家另有规定的文件材料的归档范围参照有关规定执行。 （三）归档文件的整理 1.应归档文件的整理应按照相关国家标准执行。 2.公文档案的整理参照《石家庄市归档文件整理规则实施细则》。 3.科学技术档案的整理应参照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）执行。 4.照片的整理应参照国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）执行。 5.执法文书档案的整理应参照农业农村部印发的《农业行政执法文书制作规范》执行，有另行规定的执法文书档案按照有关规定执行。 （四）档案的归档 1.凡属支队应归档范围内的档案，均由相关业务科室档案员进行整理、立卷，定期向档案室归档（一般为第二年的上半年之前）。支队领导和业务办理人员办理完毕的归档文件应由相关业务科室档案员按照有关要求及时整理、立卷。 2.电子档案的归档应参照国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）执行。 3.支队归档的档案还包括其他档案部门移交来的应由支队归档的归档文件，具体手续参照本制度“档案的移交”。 4.档案管理员应核查归档档案的具体情况，包括： 应归档的文件材料齐全、完整情况； 档案的整理、立卷情况； 归档的文件材料之间历史联系情况、保存价值情况、保存期限情况。 （五）档案的保管 1.支队在工作活动中形成的全部档案，应在相关业务科室立卷的基础上，按照一定的要求进行分类、加工和保管。档案室存放的档案应注重分类、便于检索、干净整洁、完整可靠。 2.涉密档案应按有关要求在涉密专用保管场所保管。 3.会计档案应设专用保管场所。 （六）档案的借阅和利用 1.支队档案借阅和利用实行逐级审批，根据档案的机密程度，确定不同的借阅和利用范围，规定