第9章项目沟通管理.pptVIP

（6）项目网站。 以下几种情境宜采用网站沟通的方法： ? 发布项目进展情况； ? 发布文档、代码等项目阶段性成果； ? 项目组间技术问题讨论； ? 提供项目资料和工具等。 第三十一页，共七十四页。 9.2.2 编制项目沟通计划 1．项目沟通计划的内容 项目沟通计划主要包括以下几个方面的内容。 （1）描述信息收集和文件归档的结构，这一结构用于收集和保存不同类型的信息。 第三十二页，共七十四页。 （2）项目干系人的联系方式。 （3）传递重要信息的格式。例如，项目绩效报告的格式、项目评审报告的格式等适合本项目统一各种文件的模板，并提供报告编写指南。 第三十三页，共七十四页。 （4）用于创建信息的日程表。例如，是否已经分配资源去创建、收集和发送关键项目信息？项目干系人是否知道什么时候期望提交不同的信息？什么时候他们需要参加重要的会议？ 第三十四页，共七十四页。 （5）获得信息的访问方法。例如，哪些信息在线保存？哪些信息允许项目成员共享？ 每个人都能访问所有的项目文件吗？ 第三十五页，共七十四页。 （6）工作汇报方式。明确表达项目成员对项目经理或项目经理对上级和相关人员的工作汇报方式、时间和形式。例如，项目组成员对项目经理通过E-mail发送周报；每月直接对用户进行一次项目进展的书面汇报等。 第三十六页，共七十四页。 （7）沟通计划的维护人。主要是明确项目发生变化时由谁来更新沟通计划，新的计划如何发送？发送给哪些相关的人员等。 第三十七页，共七十四页。 2．沟通计划编制的依据 （1）沟通需求分析。 ? 项目经理。 ? 客户。 ? 管理层。 ? 项目成员。 第三十八页，共七十四页。 （2）沟通技术。 ? 对信息要求的紧迫程度。 ? 技术的有效性。 ? 预期的项目环境。 ? 项目工期的长短。 （3）制约因素和假设条件。 第三十九页，共七十四页。 3．项目沟通计划的输出 （1）确定项目的利益相关者。 （2）制订沟通管理计划。 第四十页，共七十四页。 9.3 信 息 发 布 9.3.1 项目信息分发 1．信息发送的依据 （1）沟通计划的工作结果。 （2）沟通管理计划。 2．信息分发的工具和方法 （1）沟通技能。 （2）信息检索系统。 （3）信息分发系统。 3．信息发送的输出 第四十一页，共七十四页。 9.3.2 召开有效的工作会议 （1）明确会议的目的和期望的结果。 （2）确定参加会议的人员。 （3）在会议前向参加者提供议程 （4）使会议专业化。 （5）会议之后的记录。 第四十二页，共七十四页。 9.4 绩 效 报 告 9.4.1 绩效报告的工具与技术 （1）信息演示工具。 （2）绩效信息收集与汇总 （3）状态审查会议 （4）工时汇报系统。 （5）费用汇报系统。 第四十三页，共七十四页。 9.4.2 绩效报告的结果 （1）状态报告。 （2）进展报告。 （3）项目预测。 （4）状态评审会议。 第四十四页，共七十四页。 9.5 利益相关者管理 9.5.1 利益相关者管理 1．利益相关者管理的依据 （1）沟通管理计划。 （2）组织过程资产。 2．利益相关者管理过程 第四十五页，共七十四页。 图9-2 项目干系人管理模型 第四十六页，共七十四页。 3．利益相关者管理的工具与技术 （1）记录利益相关者的信息。 （2）问题记录单或行动方案记录单可用来记录并监控问题的解决情况。 （3）利益相关者管理策略。 （4）期望管理矩阵。 第四十七页，共七十四页。 姓 名 利益相关程度 影响程度 潜在管理策略 张丽 高 高 张丽希望作为关键项目的最高领导者并赚取收益。可召集很多简短的、面对面的会议，立即给他递送项目进展情况以便有效利用他的时间 李明 高 中 李明工作出色，但工作方式比较简单，常令其他管理人员感到厌烦。对他应进行管束，并提醒他是一个大项目中的一分子 赵晨 高 高 赵晨熟悉业务，需要他来提供需求，在他的职责内能做的事情很多，但他似乎不关注我们的项目，安排一个会议，提升项目的可见性并与之讨论关键事项 表9-2 利益相关者管理策略 第四十八页，共七十四页。 成 功 指 标 优先权 期 望 指 南 范围 2 范围声明中清晰的定义了强制要求和可选要求 在考虑可选要求前要专注于满足强制要求 时间 1 没有给定完成时间，每一项主要期限要满足，时间表要切实可行 项目发起人和项目经理必须警惕任何有可能影响日程目标的问题 成本 3 如果你能清晰地证明需要更多的资金，你就能得到这些资金 项目支出和上调过程有着严格的规则。成本很重要，但还是要次于时间和范围目标 质量 6 质量很重要，我们期望是依照很好建立起来的过程来测验这个系统 所有