地产集团公文管理办法.docx

PAGE7 / NUMPAGES7 集团公文管理办法 （第二次修订） 一、总则 （一）为加强集团各单位公文的规范化、制度化、科学化管理，现结合实际对《关于印发集团公文管理办法（第一次修订）的通知》（集团字〔号）进行修订，形成了《集团公文管理办法（第二次修订）》，以下简称“本办法”。 （二）集团公文是传达集团规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 （三）工作职责 1.集团公文管理员 （1）集团办公室设置集团公文管理员，负责集团公文的日常处理，包括集团公文、中心公文的复核、发布，区域、子公司公文的指导、培训、考核等。 （2）集团公文管理员统筹全集团公文的管理及协助各单位公文管理体系的搭建，信息管理中心提供技术支撑、系统开发等。 （3）集团公文管理员统一管理各单位公文电子印章，包括电子印章的新增、修改、删除等。 2.各单位公文管理员 （1）集团各单位办公室自行设置公文管理员（兼职），负责本单位的公文管理及协助集团公文管理员定期对过期公文进行清理。 （2）各单位公文管理员须认真审核本单位公文的格式及内容，确保格式正确、内容无误后，方可进入下一步审批环节，切实提高公文质量。 3.制度文件管理员 人力资源管理中心增设制度文件管理员，负责集团公文中制度文件的复核，确保所有制度文件内容与现行制度相衔接、互不冲突，保障集团制度的有效执行。（具体参照集团人力后续发文） 二、公文种类 集团常用公文有：通知、通报、纪要、请示、报告、函等。 （一）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理、周知和执行的事项。 （二）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 （三）纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求共同遵守执行。 （四）请示：向上级单位请求指示、批准。 （五）报告：向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，回复上级部门的询问。请示、报告为两种文种，不可混用。 （六）函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请批准和答复审批事项。 三、公文格式及模板 公文写作格式规范及模板详见附件2～3。 四、行文规则 发文应讲究实效，注重针对性和可操作性，简明扼要。 （一）向上级单位发文，应当遵循以下规则 1.原则上主送一个上级单位，根据需要抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。 2.请示应当一文一事，并提出建议方案后上报。 3.受双重领导的单位向上级单位发文，需抄送另一个上级单位。 （二）向下级单位发文，应当遵循以下规则 1.根据需要抄送相关单位。重要发文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。 2.上级单位向受双重领导的下级单位发文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。 （三）公文起草原则 1.符合集团规章制度、政策文件，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。 2.切合实际，实事求是，所提政策措施和办法切实可行。 3.深入调查，充分论证，广泛听取意见。 4.涉及多个部门职权范围内的事项，起草单位须征求其意见，达成一致，未协商一致的，不得擅自行文。 5.各单位公文管理员应统筹、协助重要公文的起草工作。 6.文种正确，格式规范，内容简洁，主题突出，结构严谨，表述准确。 7.对长效性公文的修订，其公文标题应与原公文标题保持一致，以便查找。 示例：《关于印发××××的通知》，其修订文件标题为：《关于印发××××（第一次修订）的通知》或《关于印发××××（2016年版）的通知》。同时应在正文标注“《关于印发××××的通知》（××字××号）自××年××月××日起废止”。 为便于公文起草人员快速掌握公文写作基本知识，特收集整理相关参考资料，详见附件4。 五、BP公文签发及管理 “集团BP公文管理平台”目前划分为：“集团公文”、“集团制度”、“中心公文”、“子公司公文”、“区域/城市公司公文”、“简报通告”、“监察通报”七个板块。主要用于发布各类重要通知、通报、制度、纪要等。面向上级单位、外部单位或个人的请示、报告、函等，不在此板块公开发布，各单位视情况处理。 （一）“集团BP公文管理平台”发文范围 1.转发国家的相关规章制度、集团相关规章制度； 2.集团架构变动或重大人员任免事项； 3.集团重大项目、经营管理、生活福利等工作决定； 4.面向集团、各单位全体人员的重要会议纪要； 5.集团有关其他的重大事项、奖惩通报； 若公文起草人无法对文件性质定位，可请集团公文管理员协助判断是否需要发文及发文类型。 （二）签发流程 1.集团公文：起草→部门总→中心公文管理员→中心负责人→总裁助理→总裁（终审）→集团办公室（复核、发布、存档） 2.集团制度：制度文件管理员→制度制定部门总→制度制定中心负责人→集团人力资源管理中心管理员→集团人力资源管理中心部门总→集团人力资源管理中心负责人→总裁助理→总裁→