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第三节 房地产开发企业公文管理 发出时应注意各种文书有不同的传递办法，要一一分清，以保证准时送达。表1-3为行文表格式;表1-4为发送公文签收记录表。 （二）房地产开发企业收文办理 凡由外机关或部门送给本机关的文件，统称收文处理。 《办法》第三十条规定：“收文办理指对收到的公文的办理进程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。” 收文处理程序为：签收→登记→审核→拟办→批办→承办→催办。 公文的收文办理从签收到归档同样也涉及公司的各个部门，各部门应及时处理接收到的公文，以免延误工作。 上一页 下一页 返回 第三节 房地产开发企业公文管理 １． 签收 签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。一般机关或公司设有一个综合收发室，由专人负责文件的签收、拆封、登记和传阅。 签收文件要注意三点： 第一，对机要件、函件的信封套进行外部检查，查看封套所注的发文机关名称、收文单位是否为本单位，如有误投，应立即退回。 第二，清点核对投递单上的件数与实收的件数是否一致。签收时将发文机关名称、文件编号、发文机关的机要通信号、密级等项目登记在单位的收文簿上。 上一页 下一页 返回 第三节 房地产开发企业公文管理 第三，收件人在检查无误后，应在送件人的发文回执清单上签名，注明收到日期，分清责任。 ２． 登记 登记是签收文件的工作人员（秘书）对经手的文书进行管理和保护的必要措施，也是保障文书迅速办理的措施，是一项重要的制度。收文人员应及时地按表１-５进行登记，便于目标文件的查找和利用，统计和催办，文书工作的核对和交接。 ３． 审核 《办法》在“登记”后加入了“审核”环节。《办法》第六章第三十一条规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。 上一页 下一页 返回 第三节 房地产开发企业公文管理 审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。”审核环节的增加，加大了秘书办理来文的权力和责任，也避免了不该办、不必办的公文流入办文环节。 凡正式文件均须由行政部门负责人根据文件内容和性质阅签后，分送到承办部门，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。 一般函、电、单据等，分别由行政办公部门机要秘书直接分转处理。如果涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。 上一页 下一页 返回 第三节 房地产开发企业公文管理 公文批示原则如下： （１）对需送总公司（地区公司）领导批示的公文，根据谁主管谁批示的原则办理。如果有关公文须经多位总公司（地区公司）领导批示，一般应按领导排序由后向前传阅和审批。 （２）公文批示后，对有具体办理的事项，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项时，签阅表示阅知。 (3)批示人不能亲自批示（如出差、外出等），由行政办公部门负责电话联系，并根据电话记录代为办理签署意见，事后由批示人补签。 上一页 下一页 返回 第三节 房地产开发企业公文管理 (4)“普通”公文在8个工作小时内批示完毕；“紧急”公文应在4个工作小时内批示完毕;“加急”公文应随到随批,必要时可集体商榷。 有关公文经主管领导批示或行政办公部门批转传递到承办部门时，应填写“公文批转签收记录表”（表１-６）。 ４． 拟办 拟办是在对来文进行阅读后，根据具体情况，针对来文如何处理提出初步意见，供领导或部门负责人审核决定作参考的过程。这一般由办公室负责人或者职能部门负责人来办理。 拟办来文时，应根据文书的性质、内容和有关要求，根据文件的密级等级、时间要求、阅读范围、来文份数，同时考虑领导的分工、职能部门的职权范围和单位的实际情况，简明扼要地提出初步办理意见。 上一页 下一页 返回 第三节 房地产开发企业公文管理 拟办意见应明确批阅对象、部门和阅读范围等。对于只须传阅文件的部门，传阅后应签名确认（表１-７）。 ５． 批办 批办是指单位负责人按照职权范围与分工，针对来文进行权限范围内的处理而做出的指示性意见，也可以是对拟办情况的肯定与否定。 做好批办环节是单位负责人及时处理、掌握重要的外来文件非常必要的一环。领导对收文并不需要一一批办，属行政办公部门受理范围的文件，由办公室主任批办或秘书批办。批办意见要对来文做出三项明确的批办内容：批办意见；批办时间；领导人签署姓名。 ６． 承办 上一页 下一页 返回 第三节 房地产开发企业公文管理 承办即“承接办理”，是根据文件“批办意见”，具体办理文件中要求办理的事项。通常，承办有以下三种情况: （１）贯彻、落实文件规定的具体事项。 （２）根据文件精神和单位实际情况，形成一份新的文件（执行方案、工作计划须经领导批准同意）指导
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