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福州世欧·王庄城项目资料管理策划
福州世欧·王庄城项目资料管理策划
编制人:
2011 年 3 月
资 料 管 理 策 划
1
福州世欧·王庄城项目资料管理策划
目 录
1. 档案管理基本要求 2
2. 文件的分类与编号 2
3、文件编写要求 3
4、文件的批准与发布 3
5、文件的签收与发放 3
6、文件收集管理 5
7、文件借阅及作废 5
2
福州世欧·王庄城项目资料管理策划
目的
资料员必须严格贯彻执行公司文件和资料的有关管理办法, 保证本单位、 部 门文件和资料管理有序。按工程进度同步收集、整理资料,并按国家规定编目、 建档。 及时反馈监理及管理公司的意见和要求, 健全各种记录、 防止文件和资料 损坏、丢失。做好保护和保密工作。
1. 档案管理基本要求
1.1 工程文件的内容及其深度必须符合现行国家有关工程的技术规范、标准 和规程。
1.2 工程文件的内容必须真实,准确,与工程实际相符合。
1.3 使用福建工程建设统一用表,应采用计算机打印表格,不得使用复印件。
1.4 反映工程的照片及影像资料,应画面清楚。
2. 文件的分类与编号
2.1 文件的分类:受控文件和非受控文件,除受控文件外均为非受控文件。 受控文件的种类如下:
①、国家法律、法规、规章制度,国家和行业的规程、规范、标准,上级的 红头文件、通知。
②、外部单位所发的图纸、工程质量、职业健康安全、环境管理制度、办法、 通知、审查等。
③、公司的管理流程、会议纪要、通知、方案、与外单位的联络文件、检查 文件等。
④、各类合同、评估报告、审查意见书等
2.2 文件的编号
2.2.1 总体管理流程
3
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资料分监理资料、管理公司资料、施工资料、内部管理资料,分柜、分盒。 建立“文件夹目录”,由资料员管理,并在文件柜门处张贴,以便于查阅。文件 夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹第 1 页建立《文件目录表》,包 括序号、文件编号、主题内容、日期、备注。
2.2.2 项目部内部文件编号
对于项目部内部文件,根据类型进行流水号编制,例如整改通知编号: SOWZ-ZG-001,以此类推。
发往监理处的资料按照福建省统表由资料员统一编号。
发往业主的文件按业主要求的固定表式及编号由资料员统一编号。
3、文件编写要求
3.1 文件编写格式要求
3.1.1 使用福建省统表的档案资料,按照福建省相关规定进行编制。
3.1.2 内部自己编制发出的文件(如会议纪要、通知等),根据项目管理
用表的相关规定进行编写(必须注意使用的字体、字号、页边距等是否符合规定)。
3.2 文件编写时间要求
3.2.1 会议纪要,一般情况在会议召开后两个工作日内出会议纪要。
3.2.2 已经要取编号的文件,应当及时编制、签发,如果在 1 个工作日内
未发出该编号文件的,做消号处理
4、文件的批准与发布
所有的文件(包括:工作联系单、通知、函件等)应当经过主管部门领导签 字认可,盖章后按要求由资料室统一发放。
5、资料的签收
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5.1 资料的签收:外部发送至我部的文件资料,如监理单位、业主的文件资
料;设计单位发送的图纸、设计变更及其他相关文件;其他应由我部接收的文件 等由资料室统一签收,。
5.2 资料的处理:资料员将收到的文件、资料登记后分门别类放置,需送项 目经理阅示的文件, 应于当日内交部门经理, 由项目经理提出处理意见; 设计变 更及质量通知单类型文件由项目总工进行批阅。
5.3 资料的发放:涉及其他相关部门的文件由资料员按项目经理的批阅意见 或有关领导的签批意见分送其他有关部门。从签收、登记、办理到分送,时间一 般不得超过 3 小时(特殊情况除外)。
5.4 资料的传阅: 项目领导批示的文件发与本部门后即时与本部门人员传阅。 阅文时间一般不超过 1 个工作日。 文件传阅应做到准确、 及时, 避免漏传、 误传。 传递文件,应办理签收手续。收件人收到文件后应签署姓名,退回文件应及时。
5.5 资料的跟踪督办:已送领导传阅批示或交有关部门办理的文件,资料员 要及时检查催办, 以防漏办或延误。 跟踪督办时间以传阅规定的时间为准, 如有 延误,每个环节一般不超过 1 日。
5.6 资料管理:所有收文办理完成后由资料员统一存档管理。
6、文件收集管理
6.1 过程资料:检查当各地块主管施工员所报的资料有效性、完整性、真实 性和准确性, 发现资料所未按实际操作规范来填写时, 即时告之施工员便于修正。
6.2 分包单位资料:对分包单位提交施工过程中所形成的资料,检查基填写 的施工资料真实性,符合要求后方可接收报监理。
6.3 设计变更:对
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