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清代本案档案制度考述 中国历史悠久，经典众多，但明清时期的文献尤其丰富。清朝档案里, 有皇上之诏令, 宫藏之图籍, 臣工之奏章, 衙署之公文, 它们的价值都非常的珍贵, 内容皆十分的丰富。其折射了清朝的文化, 科学、军事、政治等方方面面的情况, 为探析清朝历史的首备材料, 亦为中国重要的历史财富。 一、 清代工府的组成 顺治十五年 (1658) 改内三院为内阁。内阁在清朝初期是朝廷的总秘书机构, 职掌较宽, 内阁大学士官至极品, 职权颇重。康熙时, 以南书房的入值官员起草谕旨、发布政令, 以削内阁之权, 南书房一度成为皇帝的机要秘书处。雍正时, 在内廷设军机房, 处理紧急军务, 旋改为军机处, 接管了南书房的职掌, 南书房不再参与政务。军机处不但替代了南书房, 其职权还日益扩大, 由其综理军政机要, 逐渐取代了内阁, 成为朝廷最重要的秘书档案部门, 内阁则被降为主要是办理例行政务、颁发文告的机构。军机处作为皇帝的机要秘书处和参谋部, 在协助清廷最高统治者处理国事的活动中, 发挥了重要的辅助理政作用。直到清王朝覆灭前几个月, 成立了所谓“责任内阁”, 军机处才被废止, 同时废止的还有原内阁。雍正时, 大兴密奏之风, 为便于收受密奏, 特设了奏事处。奏事处也是中央秘书档案机构, 后来内阁、军机处承办的公文, 也由奏事处呈进。 除上述机构以外, 还有负责专项秘书档案事务的稽察钦奉上谕事件处和捷报处, 前者是专司稽察和催办皇帝交办事项的机构, 后者专掌收受各地呈送朝廷的急件。 清代翰林院在性质上已不同于唐宋时的翰林院, 主要职掌是论撰文史, 纂修实录、圣训、国史等, 虽然也草拟祝文、册文、宝文等, 但并非其主要任务, 秘书档案性质已很弱。另外, 还有詹事府和起居注馆, 詹事府官员原先是辅导太子的, 因康熙后不立太子, 演变为皇帝的“文学侍从”, 可参与朝议和侍班;起居注馆则是记注皇帝言行、编纂起居注的机构。上述三机构都具有一点秘书职能, 但其主要的任务不是处理秘书档案事务, 因此, 不将其列入中央秘书档案机构之中。 二、 文书工作主体的构成 清朝的中央秘书档案机构比历代都多, 它们均以处理文书工作为主, 既有明确的分工, 又相互配合, 联系紧密, 形成为巨大的秘书机构系列, 后面将分别就其基本情况作些介绍。 1. 含本堂室间诸本部诸功能的考察 满清办理政事, 用来上传下达的那些重要文书, 像谕旨、奏折和题本等, 皆分别印录有副本或者是汇抄成为本册。满清王公大臣奏事时, 题本在前期多为备用而后期则多用奏折, 内阁来办理题本。只要是臣工进献奏本, 备副本一份照例送往内阁去。清代嘉庆《大清会典》里的卷二记载有:“通本、正本, 正本外缮副本一份。正本于得旨后发科, 副本存贮以备查。”题本之前先经内阁票拟谕旨, 后经皇上批阅 (批本上照皇上允准的票签, 在本面上用红笔批示, 亦谓之为红本) 后就传达六科发抄和执行。发抄之后另由科印录二份, 分别备为册, 传往内阁供史官记注用的称作《史书》, 而作存科用以备编纂的谓之《录疏》。也就是讲一件题本, 除了有正、副二份之外, 亦分别抄录成为两种簿册。由此, 一来当时可以互相进行印证, 以免公文被篡改伪造;二来为日后方便编纂史籍, 存留下了丰富完备的资料。目前存留的这四样文本, 皆不够完备。可此四种文本能彼此补充, 就可以查到较为完备的历史资料, 为今天我们研究清朝历史在条件准备上给予了方便。 内阁内部设置十二个机构, 除饭银处是掌管本阁官员的饭食银两收支以外, 其余十一房均承担秘书业务工作。内阁官职有:大学士, 雍正时定为正一品, 为朝廷最高官职;协办大学士, 从一品, 乾隆时设置, 协助大学士理事;学士, 从二品, 主掌奏章事宜;此外, 还有做具体工作的典籍、侍读学士、侍读、中书、贴写中书及供事等名目, 其品秩有差。总编制达二百八十人之多。各房根据工作需要和事务繁简, 设置其中部分名目各若干人, 多者计有六七十人, 少者仅几人。现就十一房中涉及副本档案制度的名称及职掌论述如下。 稽察房———雍正五年 (1727) 设置, 负责检查、汇报交各部议复公文的办理情况, 核对收存谕旨。凡交各部议复的公文, 由该房逐日记档, 待各部院移会到后进行核对, 根据已结、未结情况每月汇奏一次, 称为“月折”。军机处每天发出的满、汉文谕旨, 也由满票签处移至该房, 进行详细核对后收存, 于每月月底, 缮写满、汉文合璧的奏折汇奏, 称“汇奏谕旨”。 收发红本处———简称红本处或收本房, 乾隆、嘉庆年间设立, 主要负责收、发红本。红本是指皇帝用朱笔批阅过谕旨的题本, 批后即交此处, 每天由六科给事中领出传抄, 到年终缴回, 由该处知会典籍厅收入红本库。此外, 起居注馆咨送的揭帖也由该处收存。 批本处———设于宫中, 专掌转