企业与外部董事沟通工作制度.docxVIP

1.?总则 1.1.?为加强与中国石油化工集团公司（以下简称公司）外部董事的沟通，便于其了解公司情况，更好地发挥作用，促进董事会规范建设和公司治理方式转变，结合实际，制定本工作制度。 1.2.?本工作制度明确了董事会闭会期间，外部董事与董事长、经理层、董事会秘书、董事会办公室、董事会专门委员会办事机构、总部其他部门和所属单位等各层面沟通的工作要求、工作方式和工作内容。 2.?工作要求 2.1.?公司应加强与外部董事沟通，建立各层面与外部董事沟通的工作规范，主动为其了解和掌握公司业务、参与公司决策创造条件。 2.2.?公司各层面需根据外部董事需求，向其提供所需的信息资料，就其关注的方面作出解释说明，所提出的意见和建议给予关注，对提出其他方面的需求作出回应，积极协助其开展工作。 2.3.?按照本制度规定，公司各层面需做好与外部董事的沟通工作。 3.?工作方式和内容 3.1.?董事长 3.1.1.?董事长通过召开座谈会、面对面交谈、电话沟通、书面情况通报等方式与外部董事保持经常性沟通。座谈会原则上每季度召开1次，时间定于董事会定期会议召开前15日左右。此外，董事长还应根据需要随时通过上述方式与外部董事进行沟通。 3.1.2.?董事长与外部董事就如下事项进行沟通：公司治理和董事会建设情况，董事会会议议题，公司重大事项和重要决定，公司改革发展思路和重要举措，公司发展中面临的困难和问题，以及外部董事关注的重点领域和问题等。 3.2.?经理层 3.2.1.?经理层可通过报告工作、回答问询和报送资料等方式与外部董事沟通。 3.2.2.?经理层报告工作事项包括：每季度报告董事会会议决议和工作要求的执行情况、生产经营完成情况等，每半年报告安全环保工作情况、海外投资完成情况等，每年度报告投资计划完成和投资收益情况、全面风险管理情况、内控制度执行检查与评价情况、内部审计情况等，及时报告突发性重大事件，以及外部董事要求报告的其他事项等。对于外部董事提出的问询，经理层应及时作出解释说明，或者安排有关部门和单位作出解释说明；对于外部董事需要了解的情况，经理层应安排专题工作汇报，或者提供必要的信息资料等。 3.3.?董事会秘书和董事会办公室 3.3.1.?董事会秘书可通过沟通会、当面汇报、电话沟通、书面汇报和报送信息等方式做好与外部董事的日常性沟通。 3.3.2.?董事会秘书与外部董事沟通的内容包括：按照董事长要求，在每次董事会会前汇报议程安排和会议议题，征询对董事会运作和年度董事会工作计划的意见，汇报董事会工作制度制修订情况、公司突发重大事件、生产经营重要事项、改革发展重要举措，以及董事长安排的其他沟通事项等。董事会秘书可委托董事会办公室协助其做好上述沟通工作。同时，安排董事会办公室定期报送董事会会议文件及资料，行业动态、市场分析、生产经营情况、财务数据、重要会议资料等公司信息，组织专题调研等。 3.3.3.?董事会秘书应组织董事会办公室做好公司各层面与外部董事沟通的组织协调服务工作。 3.4.?专门委员会办事机构、总部其他部门及所属单位 3.4.1.?专门委员会办事机构、总部其他部门及所属单位通过工作汇报、配合调研、报送信息等方式与外部董事沟通。 3.4.2.?专门委员会办事机构应向担任专门委员会委员的外部董事定期汇报工作，提供专业支撑和所需的资料；总部其他部门和所属单位，应根据董事长、经理层的安排、董事会办公室的通知，做好向外部董事汇报工作、解答疑问、配合调研、提供信息资料等工作。 3.5.?对沟通过程中，外部董事提出的意见和建议，由相关沟通部门（单位）负责收集整理，提交董事会办公室经董事会秘书审核后报董事长审阅。