企业总部机关档案管理实施细则.docxVIP

1.?基本要求 1.1.?本细则所称档案是指集团公司、股份公司总部机关（以下简称总部机关）在各项管理工作中形成的、具有保存价值的、不同形式、不同载体的记录材料（以下简称文件材料）。 1.2.?总部机关档案是企业档案的重要组成部分，是公司生产经营、改革发展决策部署和工作安排的真实记录，是不可或缺的重要信息资源。总部机关各部门形成办理的应归档文件材料，须整理后移交总部机关档案部门统一保管，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。 1.3.?总部机关档案工作是总部机关工作的组成部分，是维护公司合法权益、传承企业文化、信息风险防范的基础工作。 1.4.?总部机关档案管理执行“集中统一管理”的管理原则。 2.?管理机构及职责 2.1.?办公厅（档案处）负责总部机关各部门管理类档案管理；人事部（办公室）负责党组管理干部及总部机关员工人事档案管理（人事档案收集整理、保管和利用按照人事档案管理规定执行）；各部门负责本部门各类文件材料的收集整理工作，按期向办公厅（档案处）、人事部（办公室）移交。 2.2.?办公厅（档案处）主要履行以下职责： 2.2.1.?贯彻执行上级档案工作的法律、法规和制度，制定并组织实施总部机关各类档案管理标准办法。 2.2.2.?集中统一管理总部机关的档案，确保档案安全。 2.2.3.?积极开展档案实体查询和网上查询服务，为机关和企业各项工作提供便利。 2.2.4.?监督指导各专业档案管理。负责对总部机关各部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督指导、检查。 2.2.5.?负责总部机关专兼职档案人员的业务培训。 2.2.6.?负责总部机关档案信息化工作。 2.3.?各部门（办公室或综合处）主要职责： 2.3.1.?建立部门处室归档管理网络，监督指导各处室完成文件材料收集整理工作。 2.3.2.?检查汇总本部门年度归档文件材料，向办公厅办理档案移交工作。 3.?收集整理与归档 3.1.?归档范围根据国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及总部机关各部门工作职责、《内部控制手册》和业务流程等管理要求，对在工作中形成办理的文字、电子、声像和实物等文件材料，依照归档原则要求，制定归档明细表（详见附件），各部门归档明细表每年修订一次。 3.2.?归档时间 3.2.1.?各部门管理类文件材料（文书、合同等）于次年6月底前完成整理移交归档；重大及一般合同（协议）由合同主办部门于次年6月底前完成整理移交归档；明传电报、党中央国务院及国家部委来文由办公厅（文件处）于次年4月底前完成整理移交归档。 3.2.2.?会计档案由相关部门专业处室收集整理归档，其档案由相关专业处室保管1年后向办公厅（档案处）移交。 3.2.3.?固定资产投资建设项目（基建工程、科研项目、信息化项目）形成的文件材料在项目竣工后3个月内完成收集整理工作，项目档案验收按照《企业建设项目档案验收细则》执行，验收通过后向办公厅（档案处）移交归档。 3.2.4.?公司战略协议（意向书）、声像档案、电子文件（数据）光盘或移动硬盘、奖牌证书、公司接受的赠品等文件材料，在工作结束后，1个月内向办公厅（档案处）移交归档。 3.2.5.?重大活动（指重要会议、重要人物来访、大型庆典、大型展览、重要文化活动、突发事件处理等）形成的文件材料，在活动（会议）结束后，由承办部门向办公厅（档案处）移交归档。 3.2.6.?应随时归档的文件材料： 3.2.6.1.?属档案信息变更、修改及补充归档的文件材料； 3.2.6.2.?机构调整、员工离岗离任，应移交归档的文件材料； 3.2.6.3.?其他工作结束后应归档的文件材料。 3.3.?归档要求 3.3.1.?实行“谁形成，谁归档”的归档整理制度，即各部门文件材料由部门处室或形成者收集整理归档，并录入“企业档案管理系统”。 3.3.2.?归档文件材料应确保齐全完整，准确有效。 3.3.3.?管理类文件材料整理以“件”为单位，应符合《归档文件整理规则》（DA/T22）的要求。 3.3.4.?会计档案整理应符合《会计档案案卷格式》（DA/T39）的要求。 3.3.5.?建设项目档案整理应符合国家相关行业管理标准规范。 3.3.6.?审计档案的整理应符合《企业审计档案管理办法》的要求。 3.3.7.?电子文件材料归档符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）的要求。 4.?档案接收与保管 4.1.?各类档案接收前须认真检查，检查验收合格后方可办理档案移交手续。 4.2.?各类档案应建立管理台账。 4.3.?档案存放应排放整齐，库房、柜架标识清晰。 4.4.?特殊载体档案按保管要求分别存放。 4.5.?特类档案（党组会议记录材料、人事任免、案件卷宗等需特别管理的文件材料）实行专人专柜管理。 4.6.?档案库房、阅览室、办公室实行三分开，