客户退租服务工作规程.docxVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 客户退租服务工作规程 基本信息 标准名称 客户退租服务工作规程 标准编号 实施日期 发布部门 年代号 制/修订人 审核人 批准人 目的 为规范客户退租的流程和要求，制定本标准。 范围 本标准规定了客户办理退租的工作程序和服务要求。 本标准适用于指导为写字楼客户提供的退租服务；机构类、商业类及其他类项目可参照此规程。 作业流程、工作内容及质量要求 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 退租确认 客户提出书面退租申请； 业主以书面形式签发退房单确认客户退租日期、面积、房号、租金收缴情况及其他需配合事项。 有书面文件，信息清楚。 2 缴费确认 物管中心(处)收款部门确认客户缴费及欠款情况（如有欠费需打印欠费单）并通知相关部门催缴； 费用结算时除正常的管理费、水电费用外，如果部分项目由物管中心（处）统一代办并代缴电话/网络费用的，还须结清客户的电话及网络费用。 及时、准确、无误； 确保下一客户的水、电、电话、网络的正常开通。 3 物品迁出 在客户无欠费或欠费额度在押金范围内时，物管中心（处）客户服务部门协助客户办理物品迁出手续； 协调相关部门配合客户物品迁出。 协调及时，保证客户物品按时迁出 4 约定交验 时间 物管中心（处）客户服务部门与退租客户协商确定房屋交验时间（在合同期限内）； 通知物管中心（处）工程管理部门、秩序维护部门确定租户房屋交验时间。 事先约定； 日期、时间准确； 沟通及时到位。 5 退房验收 一般客户如在装修时没有结构性改变或未破坏业主原有固定装置的客户，由客户、物管中心（处）客户服务部门、工程管理部门、秩序维护部门共同对房屋进行交接验收； 物管中心（处）工程管理部门按照入住交房时的设施数量及状态记录，对房屋本体及附属设施的现状进行检查、清点，记录各种能源计量的表数，并切断能源供应，填写表31032-03《房屋交接确认表》。 物管中心（处）秩序维护部门按照入住交房时的安全消防系统设施的数量和状态记录检查、清点，对房屋进行现状验收，办理钥匙接收登记手续； 物管中心（处）客户服务部门协调相关各方参加验收，并在房屋交验记录上签字确认； 如客户装修时改变了业主的部分原有固定装置或对业主物业的固定装置部分产生损坏的，应及时上报业主，并通知业主前来验房，确定客户赔偿或恢复事宜。 现状交接验收； 房屋本体及附属设施状态清，数量清，表数清； 安全消防监控设施数量清、状态清，钥匙数量清； 交接记录清楚，内容完整，有相关方签字确认； 问题清楚，解决方案明确，有相关方负责人认可。 6 房屋恢复 原状 如果发展商/业主与租户就房屋需要恢复原状达成协议，按照规定协助客户办理房屋恢复施工手续； 物管中心（处）工程、秩序维护部门对施工过程进行监管。 积极配合，符合装修控制程序； 有效监管，施工安全无事故，符合管理要求。 7 恢复验收 物管中心（处）客户服务部门与退租客户约定验收日期、时间； 由发展商/业主、客户、工程管理部门、物管中心（处）秩序维护部门、客户服务部门按照发展商/业主、租户达成房屋恢复标准，对房屋恢复情况进行检查验收； 在房屋交验和恢复验收中未发现问题的，相关各方在房屋交验记录上签字确认。 及时沟通，按时到场； 符合《租赁合同》约定的的房屋恢复标准； 记录清晰、完整，问题清楚，有相关方参与人签字确认。 8 问题处理 在房屋交验和恢复验收中发现问题的，协调各方确定解决方案； 各方填写房屋交验记录并签字确认。 问题清楚，解决办法明确； 记录完善。 9 费用结算 全部验收完成后，客户到收款部门结算费用； 物业相关费用结清后，收款员填写《退租清单》，客户、物业公司、业主三方签字/盖章确认后，客户凭此单并办理退还房租押金手续）； 收款部门按最终的房屋交验日期为客户结算并退还相关费用； 水电费的结算往往滞后一个月，当水电费无法结清时，押金暂不退还客户； 当下月水电费出单后，客服部分联系客户办理退押金事宜。 中止计费日期清楚； 费用结算准确、无误。在规定时间内退款； 单据齐全。 10 撤销水牌/ 名牌 物管中心（处）客户服务部门撤销退租客户水牌、铭牌； 准备下一客户入伙。 集中、妥善保管； 定期统一销毁/回收使用。 11 其他后续 事宜 物管中心（处）客户服务部门问询租户退租后邮件报刊/杂志的处理方式。如需代为保管的，告知只保管2周，并留下联系方式，过时不取，退回投递部门。 准确记录客户要求并执行。 12 房屋清洁 根据本物业管理项目制定的空置房管理标准，物管中心（处）环境管理部门对房屋进行清洁； 按需要收取相关费用。 物管中心（处）环境管理部门按照要求进行清洁，达到能入住状态； 费用明确。 13 空置房管理 物管中心（处）环境管理部门、工程管理部门和秩序维护部