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有关记录和凭证管理制度 目的 为保证质量管理工作的真实性、规范性、可追溯性，有效控制质量记录和凭证，根据《药品经营质量管理规范》等法律法规，特制定本制度。 范围 适用于公司质量管理体系记录及凭证的规范管理。 职责 质量管理部、办公室、财务部对本制度实施负责。 内容 一、记录的类别 1、电子记录：各部门在实施质量管理体系要求过程中形成的各种计算机系统数据、电子记录等证据，如采购记录、验收记录、销售记录等； 2、书面记录：在各种质量活动中书面填写的表格、文件等书面记录，如检查记录、质量保证协议等； 3、质量凭证：在各种质量活动中留存的纸质凭据等，如购进票据和销售票据等； 二、记录及凭证的形成 1、电子记录：由各环节工作人员通过授权及密码登陆进行工作数据的录入产生； 2、书面记录：是质量管理体系文件的一部分，由各岗位人员按工作职责及内容真实填写； 3、质量凭证：在药品经营过程中收集的票据、证明文件等的。 三、质量记录的填写 （1）、书面记录的填写：岗位操作人员须按操作顺序填写，做到及时、真实、内容完整，字迹清晰，不得撕毁或任意涂改，需要更改时应划线后在旁边填写，注明理由签名、日期并签名保持原有信息清晰可辨，使其具有真实性、规范性和可追溯性； （2）、电子记录的填写：由计算机系统自动记录登录姓名和记录生成时间，保证电子记录录入的真实和准确。电子记录出现错误需要改正时，必须由质量管理部审核批准方可修改，并在计算机系统中自动保存修改人、时间及修改原因。 四、记录和凭证的存档 1、书面记录的原始记录由该质量记录的使用部门负责按规定年限存档； 2、电子记录由办公室按规定备份，长期保存； 3、各种票据由财务部按规定存档。 五、记录和凭证保存期限为5年。 六、记录和凭证的销毁：超过规定保存期限的记录，应统一进行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录，记录的销毁工作必须经部门负责人、质量负责人、企业负责人批准后方可进行。