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文件名称：采购与付款管理标准

发布年号/修改号：2013/0

文件编号：Z/CWGL307018-2013

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受控状态

受控

分发号

Z/CWGL307018-2013

采购与付款管理标准

2013年4月19日发布2013年4月19日执行

编制：财务部审核：翟乐俊批准：吕剑

1目的

为了加强对玉柴重工（常州）有限公司（以下简称公司）采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据财政部发布的《内部会计控制规范》，结合公司实际情况，特制定本标准。

2范围

公司及所属单位。

3KPI指标

指标名称

指标值

计算公式

统计周期

数据来源

说明

无

4职责

4.1采购部职责

4.1.1负责按照公司的生产经营方针编制公司采购预测计划，负责采购计划的编制与执行，负责计划的修订、跟踪、协调与督查等工作，确保生产的顺利进行；

4.1.2负责组织按公司有关价格审核或招标有关规定，采购制造部/安监办生产装机所需采购件、生产及配件销售所需配协件等，并对采购过程进行监督；

4.1.2负责根据公司计划管理体系的要求，开展计划分配、计划运行与控制、供应商配额等的统一管理；

4.1.3负责采购已通过公司领导审批的生产设备（详细参见固定资产管理标准）与月度付款计划编制与初审；计算机网络设备（信息化项目除外）、办公设备设施等公司内非生产物资年度预算的汇总、初审及年、月度采购计划的汇总审核与执行；

4.1.4负责按公司要求对采购业务的报价；

4.1.5负责采购付款申请和过程跟踪，记录采购与付款台账；

4.1.6负责接待供应商对账，及时将相关信息反馈给供应商和本公司财务部并跟踪处理差异信息；

4.1.7负责公司采购合同保管；

4.1.8负责公司供应链建设及管理；

4.1.9负责物料的货物接收、报检、发放、分析、保管等库存管理；

4.1.10负责公司规定的其他职能。

4.2财务部职责

4.2.1负责采购款项的结算、支付、记录和监督管理等工作

4.2.2负责及时进行相应账务处理和对账

5工作程序

5.1授权控制

5.1.1保证采购与付款业务不相容职务的适当分离，不得由同一单位或个人办理采购与付款业务的全过程。

5.1.1.1采购申请与审批相分离；

5.1.1.2合同的订立和审批相分离；

5.1.1.3采购与验收相分离；

5.1.1.4采购、验收与相关会计记录相分离，采购员和仓管员不能同时担任账务记录工作；

5.1.1.5付款审批与付款执行相分离。

5.1.2分别对采购、收货、付款这三项业务进行单独处理，既要保证上述单位业务的良好衔接和配合，又要保证岗位的适当分离，实现相互监督牵制。

5.1.2.1实行岗位责任制，根据实际情况在必要的时候进行岗位轮换。

5.1.2.2对采购与付款业务建立严格的授权审批标准，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求，具体参见《公司主要业务分工权限表》。

5.1.2.3审批人应当根据《公司主要业务分工权限表》在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

5.1.2.4经办人应在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购业务，对于审批人超越授权范围审批的采购业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权单位报告。

5.1.2.5严格按照请购、审批、采购、验收、付款等规定流程办理采购与付款业务。

5.2采购与验收控制

5.2.1采购的控制

5.2.1.1采购部要严格按照公司的生产经营方针制定合理的采购计划和采购预算，按照规定的授权审批程序审批后方可实施。

5.2.1.2采购业务员及时将采购货物的信息反馈给核价员，核价员要对物料价格录入的准确性负责，计划员对订单的创建及管理负责。

5.2.1.3采购部按照《发票管理标准》对发票进行完善的管理，确保单据齐全，确保采购发票的正确预制，确保及时上账与抵扣。

5.2.2验收的控制

5.2.2.1仓库根据规定的验收标准及经批准的订单、收货单等单据，对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

5.2.2.2对验收过程中发现的异常情况，及时向有关单位报告；有关单位应及时