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文件名称：财务档案管理标准

发布年号/修改号：2013/0

文件编号：Z/CWGL307016—2013

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受控状态

受控

分发号

Z/CWGL307016—2013

财务档案管理标准

2013年4月19日发布2013年4月19日执行

编制：财务部审核：翟乐俊批准：吕剑

1目的

1.1为加强玉柴重工（常州）有限公司（以下简称公司）财务档案管理，统一档案管理制度，规范档案管理，发挥档案的历史凭证作用，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本制度。

2范围：

2.1常州重工财务部

3KPI指标

指标名称

指标值

计算公式

统计周期

数据来源

说明

无

4职责

4.1档案管理员负责财务档案的日常管理工作。

4.2财务人员负责工作岗位资料的保管、整理、移交。

5工作程序

5.1档案分类

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济的重要史料和证据。具体包括：

5.1.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

5.1.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

5.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

5.1.4其他类；银行存款余额调节表，银行对账单，合同、协议等其他应当保存的会计核算资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

5.2会计凭证装订

5.2.1会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表、年度预算及其他文字资料装订。

5.2.2会计凭证的装订：每月装订一次，按排班表的顺序进行装订，装订好的凭证应按年分月分类保管归档。

5.2.3会计凭证装订前的准备工作：

5.2.3.1分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

5.2.3.2整理检查凭证顺序号（注：要求空白凭证也要打印装订），确定装订成册的本数；

5.2.3.3摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，报账单据、领料单、入库（验收）单、工资、奖金发放单等所有附件是否随附齐全；

5.2.3.4记账凭证上有关人员（如复核、记账、制单等）的签名、印章是否齐全。

5.3会计凭证装订的要求：

5.3.1装订凭证厚度一般5厘米左右，方可保证装订牢固，美观大方；

5.3.2会计凭证类应按各类编号顺序连号，连同所附的原始凭证折叠整齐，加载封面、封底，装订成册，在凭证正面及凭证侧面同时填写年度、月份、记账凭证类别、代码、起讫号数，并在封面加盖财务负责人和装订人员签章。

5.4会计账簿的装订

各种会计账簿年度结账后，应按时整理立卷。基本要求是：

5.4.1账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

5.4.2会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

5.4.3会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

5.4.4封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号。

5.4.5会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

5.4.6会计报表的装订。会计报表编制完成应及时按月装订成册谨防丢失。

5.4.6.1会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；

5.4.6.2会计报表装订顺序为：会计报表封面、报表索引、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；

5.4.6.3按保管期限编制卷号。

5.5档案管理

会计期间形成的会计档案，按照有关规定和要求，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，编制会计档案保管清册，保证会计档案妥善、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失的泄密。

5.5.1查阅档案应在资料室查阅，查阅完后应有序的放回原位，如确实有需要调出查阅，必须登记有关借阅手续，并在两天内归还放回原位。

5.5.2严禁在会计档案上涂画、折叠、毁损、拆封、抽换、不准私自断页和涂改。

5.5.3会计档案原