兴盛优选商学院智慧商务中心商品采购业务处理流程设计.docVIP

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

TOC\o1-2\h\u1 兴盛优选商学院智慧商务中心介绍 1

2 兴盛优选商学院智慧商务中心商品采购现状 1

2.1 商学院智慧商务中心商品采购现状 1

2.2 商学院智慧商务中心商品采购账务处理现状分析 2

3 兴盛优选商学院智慧商务中心采购业务中的问题 3

3.1 采购商品入库取货环节不合理 3

3.2 采购业务中内部控制存在缺陷 3

3.3 采购后存货盘点清查不合格 4

4 兴盛优选商学院智慧商务中心采购业务问题优化设计方案 4

4.1 建立严格的验收入库取货环节 4

4.2 改善采购业务内部控制策略 6

4.3 存货盘点清查环节优化 7

5 总结 7

参考资料 8

湖南商务职业技术学院毕业设计

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兴盛优选商学院智慧商务中心商品采购业务处理流程设计

兴盛优选商学院智慧商务中心介绍

兴盛优选商学院智慧商务中心（以下简称兴盛优选科院站），位于湖南省长沙市湖南科技职业学院，成立于2020年9月。经营对象主要为湖南科技职业学院学生、老师。其定位为为消费者提供更加便利、优惠的购物平台，解决日常生活需求，做出今日买明日到的承诺，给购物者一种性价比高、时效性较高的购物体验。它的主要经营内容包括生鲜水果、米面粮油、日常生活用品等多品种的精选好物商品。兴盛优选科院站是湖南科技职业学院商学院学生和老师所经营的一个新的产教融合项目，是由老师带领学生组成的一支管理人员队伍，他们负责整个门店运营，包括采购处理、入库清点、存货保管等内容。兴盛优选科院站是一个新项目，也是一个新起点。

兴盛优选商学院智慧商务中心商品采购现状

商学院智慧商务中心商品采购现状

现在兴盛优选科院站采购商品种类主要为水果蔬菜类、家禽水产类、休闲食品类、家居日化类、母婴文体类、家电数码类、美妆产品类。科院站点以每天进行一次商品采购，通过微信群顾客23:00之前下单预付货款后，值班人员再根据兴盛优选后台的订单信息制成消费订单表（如图1所示）即订单计划表，确定当天需要采购的商品。并且通过兴盛优选平台直接将购货订单传送至兴盛优选供应商。次日，供应商配货完毕后统一由兴盛优选物流中心进行配送至科院站点。再由值班人员与运货司机收货验收，值班人员自行进行入库处理。商品清理完毕以后，通知顾客来站点取货。

图1消费订单表

商学院智慧商务中心商品采购账务处理现状分析

因为兴盛优选平台的规范化导致商品采购流程比较的统一，所以日常核算较为简单（如图2所示）。首先，由兴盛优选平台确定科院站点主营范围，值班人员在23:00前确定当天的采购需求并编制相应的消费订单表，由于是顾客预付账款并且平台直接将订单信息提交给供货方，所以无需通过人员审批，也省去了制定采购计划、供货商选择步骤。然后，次日物流中心送来商品，运货司机提供提货清单表，值班人员根据提货清单表签字验收。验收完毕后以后，值班人员会进行一轮仔细的核实与检验，检验确无误后，由验收人员填写商品入库单。如果商品出现缺货或者质量等问题，验收人员联系售后人员进行补货或者退货处理。财务人员再根据商品入库单编制记账凭证（借：库存商品贷：预付账款——X人员）。等顾客取货验收无误签字确认后，财务人员对取货完毕以后的商品进行核算，填写出库单。最后，财务人员根据消费订单表、商品入库单、出库单、提货清单表登记库存商品明细账。

图2兴盛优选科院站采购账务处理流程

兴盛优选商学院智慧商务中心采购业务中的问题

采购商品入库取货环节不合理

兴盛优选科院站每天由供应商根据订单供货完毕以后由配送中心送达，运送司机将商品放置在站点，提供提货清单，直接离开，收货员（值班人员）并未按照规定办理收货手续，也没有逐一进行票货核对检查。第二，收货后，收货员对提货清单的订单号进行货柜编号。并且进行一次单据与实物的盘点，但是大多数收货员只对商品数量进行清点，而忽略了采购业务“5R”原则中的适质原则。第三，在入库后顾客取货时发现质量问题需要进行退货处理，收货员只联系售后将商品进行退回，并未按规定做商品出库退货业务处理。

采购业务中内部控制存在缺陷

配送中心在下午将商品配送至科院站点，大多数时候只有两名学生值班。在实际验收环节中发现，这段时间工作量极大，两名值班人员都自行验收入库，两个人并没有互相进行有效的内部制衡与监督，也没有设置专门的监管人员。并且科院站点实行交班制，职责义务分工不明确，没有清晰的定位。曾在拿货的时候出现找不到商品，但站点没有缺货记录，问值班人员也不知。每次遇到责任问题就进行相互推诿、扯皮，最后就不了了之。且由于老师和组长对采购业务内部控制建设监管不严格、没有实行有效的内部评估评价，所有成员参与度不积