公司应付款管理制度.docx

?一、总则

1.目的

本制度旨在规范公司应付款管理流程，加强对应付款项的内部控制，确保公司资金的合理使用，维护公司良好的商业信用，防范财务风险，提高财务管理效率。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司涉及的各类应付款项的管理。

3.定义

应付款项是指公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付但尚未支付的款项，包括应付账款、应付票据、预收账款、其他应付款等。

二、职责分工

1.采购部门

-负责采购合同的起草、审核、签订及执行，确保合同条款明确、合理，符合公司利益。

-及时与供应商沟通协调，跟踪采购进度，确保货物或服务按时、按质、按量供应。

-负责采购发票的催缴及传递工作，对发票的真实性、合法性、完整性负责。

2.财务部门

-负责应付款项的核算、记录及账务处理，定期编制应付款项报表，提供财务分析数据。

-审核采购合同及相关单据，对付款申请进行严格审核，确保付款依据充分、金额准确。

-根据资金状况和付款计划，合理安排资金支付，确保公司资金的安全和有效使用。

-与供应商进行账款核对，及时发现和解决账款差异问题。

3.仓库管理部门

-负责对采购物资进行验收，确保物资的数量、质量与采购合同一致。

-及时办理物资入库手续，准确记录物资的入库时间、数量、规格等信息，并将入库单传递给财务部门。

-对已入库物资的保管负责，定期进行盘点，确保物资的安全完整。

4.法务部门

-参与重大采购合同的审核，从法律角度审查合同条款的合法性、合规性，防范法律风险。

-对应付款项涉及的法律纠纷提供法律咨询和支持，协助处理相关法律事务。

三、应付款项的确认与计量

1.应付账款

-公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付的款项，在取得相关采购发票、验收单及采购合同后，确认应付账款。

-应付账款应按照实际发生额入账，入账金额包括购买商品、接受劳务的价款、增值税进项税额以及代购货方垫付的运杂费等。

-对于附有现金折扣条件的应付账款，应按照扣除现金折扣前的金额入账，待实际享受现金折扣时，将现金折扣冲减财务费用。

2.应付票据

-公司因购买材料、商品和接受劳务供应等而开出、承兑的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票，在开出并承兑商业汇票时，确认应付票据。

-应付票据应按照票面金额入账，对于带息票据，应在期末计算应付利息，并增加应付票据的账面价值。

-应付票据到期支付票款时，冲减应付票据的账面价值；如到期无力支付票款，对于银行承兑汇票，应将应付票据的账面价值转作短期借款；对于商业承兑汇票，应将应付票据的账面价值转作应付账款。

3.预收账款

-公司按照合同规定向购货单位预收的款项，在收到预收款项时，确认预收账款。

-预收账款应按照实际收到的金额入账，待公司按照合同约定发出商品或提供劳务时，再将预收账款转作收入。

-对于预收账款业务不多的公司，可以不设置预收账款科目，将预收的款项直接记入应收账款科目的贷方。

4.其他应付款

-公司除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付、暂收款项，如应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金等，在发生相关业务时，确认其他应付款。

-其他应付款应按照实际发生额入账，并按照规定的期限及时支付。

四、应付款项的审批流程

1.采购申请

-各部门根据业务需要，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息，并提交部门负责人审批。

-部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后提交至采购部门。

2.采购合同签订

-采购部门收到经审批的采购申请后，负责与供应商进行谈判，起草采购合同。

-采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。

-采购合同初稿完成后，提交至法务部门进行法律审核，审核通过后提交财务部门进行财务审核。

-财务部门重点审核合同中的付款条款是否符合公司资金安排和财务制度要求，如无异议，由采购部门与供应商签订正式采购合同。

3.物资验收

-采购物资到货后，仓库管理部门按照采购合同及相关标准进行验收。

-验收合格的物资，仓