公司收发文管理制度.docx

公司收发文管理制度

?一、总则

（一）目的

为加强公司收发文管理，规范文件的收文、发文流程，提高文件处理效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工。

（三）基本原则

1.准确及时原则

收发文处理要做到准确、及时，确保文件传达的信息准确无误，不延误工作。

2.分级负责原则

根据文件内容和性质，明确各级人员的职责，分级负责文件的处理。

3.安全保密原则

严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保文件的安全，防止文件丢失、泄密。

二、收文管理

（一）收文渠道

1.公司指定专人负责接收各类外部来文，包括上级机关文件、平行单位文件、下级单位文件、信函、传真等。

2.通过公司邮箱、公文交换系统等电子渠道接收的文件，由系统管理员或指定专人定期收集整理。

（二）收文登记

1.收文人员收到文件后，应立即进行登记。登记内容包括：文件编号、来文单位、来文日期、文件标题、文号、密级、份数、附件等。

2.电子文件应注明文件的存储位置和文件名，确保文件可追溯。

（三）文件分类

1.收文人员按照文件的性质和内容，将文件分为上级文件、平行文件、下级文件、内部文件等类别。

2.上级文件包括党和国家领导人的重要指示、上级机关的决议、决定、命令、指示、通知等。

3.平行文件包括同级机关或不相隶属机关之间的商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等的文件。

4.下级文件包括下级单位的请示、报告、工作总结、工作计划等。

5.内部文件包括公司内部的规章制度、会议纪要、工作简报、通知等。

（四）文件传阅

1.收文人员根据文件内容和公司领导分工，确定文件传阅范围。

2.文件传阅应按照规定的顺序进行，一般由公司领导先阅，再依次传阅相关部门负责人。

3.传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期，确保文件的传递路径清晰可查。

4.对于紧急文件，收文人员应及时提醒传阅人员优先处理，确保文件得到及时传达和办理。

（五）文件承办

1.承办部门收到传阅文件后，应及时安排专人办理。承办人员应根据文件要求，认真研究，提出具体的办理意见和措施。

2.对于需要回复的文件，承办部门应在规定的时间内将回复文件送回发文单位。回复文件应符合发文单位的要求，内容准确、格式规范。

3.承办部门在办理文件过程中，如遇问题或需要协调其他部门，应及时与相关部门沟通，共同研究解决方案。

（六）文件催办

1.为确保文件及时办理，收文人员应对文件承办情况进行跟踪催办。

2.催办方式可采用电话催办、书面催办等。对于重要文件或紧急文件，应重点催办，确保文件按时办结。

3.承办部门应将文件办理情况及时反馈给收文人员，对于未能按时办结的文件，应说明原因和预计办结时间。

（七）文件归档

1.文件办理完毕后，承办部门应按照公司档案管理规定，将文件整理归档。

2.归档文件应齐全完整、分类准确、装订整齐。归档文件的编号、日期、文号等应清晰可辨。

3.档案管理人员应定期对归档文件进行检查和整理，确保档案的安全和完整。

三、发文管理

（一）发文流程

1.拟稿

（1）各部门根据工作需要，由专人负责起草文件。拟稿人应认真研究相关政策法规和公司实际情况，确保文件内容准确、合理、可行。

（2）拟稿应使用公司统一格式的文稿纸，注明文件标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、拟稿部门、拟稿人、日期等内容。

2.审核

（1）拟稿完成后，由部门负责人对文件内容进行审核。审核重点包括文件的合法性、准确性、完整性、规范性等。

（2）部门负责人审核通过后，将文件送公司办公室进行核稿。公司办公室核稿人员应对文件的格式、文字表述、逻辑结构等进行审核，提出修改意见。

3.签发

（1）经公司办公室核稿后的文件，按照公司领导分工，呈送相关领导签发。

（2）一般文件由分管领导签发；重要文件由公司主要领导签发。领导签发时应明确签署意见，并注明日期。

4.编号

（1）文件签发后，由公司办公室负责编号。编号应按照公司规定的文件编号规则进行，确保文件编号的唯一性和连续性。

（2）文件编号一般由年份、部门代码、文件顺序号组成，如：[年份][部门代码][文件顺序号]。

5.排版

（1）编号后的文件由公司办公室排版人员按照公司统一格式要求进行排版。排版应做到字体规范、格式统一、页面整洁。

（2）排版过程中应注意核对文件内容，确保排版后的文件与签