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公司采购流程管理制度

?一、总则

1.目的

为规范公司采购流程，加强采购管理，确保采购工作高效、有序进行，保证所采购物资和服务符合公司需求，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有物资和服务的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳务外包等。

3.基本原则

-按需采购原则：根据公司生产、经营、管理的实际需要进行采购，避免盲目采购和浪费。

-质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合相关标准和公司要求，优先选择优质供应商。

-价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判，争取最优的采购价格，降低采购成本。

-公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。

二、采购流程

1.采购申请

-需求部门填写采购申请表：各部门根据工作需要，详细填写采购申请表，注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、用途等信息，并由部门负责人签字确认。

-提交采购申请：采购申请表经部门负责人审核后，提交至采购部门。紧急采购申请应提前与采购部门沟通，说明紧急原因。

2.采购审批

-采购部门初审：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，包括物资或服务的需求合理性、规格型号的准确性、采购预算的合规性等。如发现问题，及时与需求部门沟通并要求补充或修正。

-财务部门审核：财务部门对采购申请进行财务审核，重点审查采购预算是否在部门预算范围内，以及采购资金的支付方式和时间安排是否合理。

-领导审批：根据公司审批权限，采购申请依次提交至相关领导审批。审批通过后，采购申请进入采购执行阶段；审批不通过的，采购部门应及时反馈给需求部门，并说明原因。

3.供应商选择与管理

-供应商筛选：采购部门根据采购物资或服务的类别和特点，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。

-供应商调查与评估：对于重点采购项目或新合作的供应商，采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察和调查评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为合格供应商、优质供应商和淘汰供应商。

-供应商准入与退出：经评估合格的供应商，采购部门与其签订合作协议或采购合同，明确双方的权利和义务，建立正式的合作关系。对于不符合公司要求或出现严重问题的供应商，采购部门及时将其列入淘汰供应商名单，停止与其合作，并向公司内部相关部门通报。

-供应商绩效评价：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行绩效评价，评价结果作为供应商奖惩、合作延续或终止的重要依据。

4.采购执行

-采购订单下达：采购部门根据审批通过的采购申请，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式等详细条款，并要求供应商签字确认。

-采购合同签订：对于金额较大、采购周期较长或重要的采购项目，采购部门在下达采购订单后，与供应商签订采购合同。采购合同应遵循相关法律法规，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。

-采购跟踪与协调：采购部门负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。如发现问题或可能影响交货期的情况，及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题，确保物资或服务按时、按质、按量供应。

-到货验收：物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。物资到货后，由质量检验部门按照相关标准和合同要求进行质量检验，需求部门负责对物资的数量、规格型号、外观等进行核对验收。验收合格的物资办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。

5.采购付款

-发票审核：采购部门收到供应商开具的发票后，对发票的真实性、合法性、完整性进行审核，确保发票内容与采购合同和采购订单一致。审核无误后，将发票连同采购申请单、采购订单、验收报告等相关凭证一并提交至财务部门。

-付款申请：财务部门根据审核通过的发票及相关凭证，按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单，提交至相关领导审批。

-款项支付：领导审批通过后，财务部门办理款项支付手续，将采购款项支付给供应商。在付款过程中，严格遵守