岗位职责某勘测设计研究院院办公室副主任一职务说明书.pdf

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某勘测设计研究院院办公室副主任一职务说明书

岗位名称办公室副主任所属层级部门负责人

所在部门院办公室岗位定员1

直接上级院长工作性质管理

所辖人员机要秘书、秘书、司机、值班兼服务岗位分析日期

本职：在院长的领导下，直接为院领导行政工作运转和决策服务。

职责与工作任务：

职责表述：主持办理院级行政会议、院级文件的拟稿及核稿。工作时间百分比：20%

职办理院级行政会议等

责

工

一院级文件的拟稿、核稿、下发。

任务

对本院重大问题提供建议。

职责表述：主持院文书档案管理和机要、保密工作，负责院各级公章的管理。工作时间百分比：20%

职

责

工

二

任务

职责表述：主持与院领导有关的来信来访的接待工作。汽车管理。工作时间百分比：20%

接待上级部门的视查。

各项会议的接待工作。

各种来信的接待与处理工作。

职

责工汽车费用的开支、安全、调度等工作。

三

任务

各项开支的管理、监督工作。

职责表述：负责质量文件审核及管理评审会议及内部管理工作时间百分比：20%

负责质量文件审核，使之与相关的法律法规相符合。

职

责主持编写管理评审决议，领导决定、干部任免等文件

工

四

任务

负责指导下属员工制定阶段性工作计划，并督促执行。负责部门队伍建设，负责部门内工

作任务分工，合理安排人员，负责控制部门预算，降低费用成本。

职责五职责表述：完成院领导交罗的其他工作。工作时间百分比：20%

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权力：

对员工出勤监督权。

对员工投诉的核实权。

对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权。

对所属下级工作的监督、检查权。

对所属下的工作争议有裁决权。

对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权。

工作协作关系：

内部协调关系总院各部门。

外部协调关系有色总公司、建设厅、省委省政府、外贸厅、高等学院、公安部门、媒体等。

任职资格：

教育水平本科以上学历，有3年以上相关工作经验者可降低要求

专业企业管理或文秘或勘查专业

培训经历行政管理培训

经验2年相关工作经验

掌握行政管理，法律等知识，了解勘察等相关领域专业知识，熟悉使用办公软件，具备基本的网络知识，

知识

具有较强的阅读能力、写作能力和下达能力，了解人力资源管理知识。

技能技巧具较强的领导能力，判断力与决策能力，人际能力，沟通能力，影响力、计划与执行能力

劳动强度体力劳动强度较低，脑力劳动和精神压力较大。

心理素质要求较高

其它：

使用工具设备计算机、一般办公设备、录音、录像

工作环境办公室、安全性高

工作时间特征正常工作时间、偶尔加班

所需记录文档通知、简报、汇报材料、工作总结、公司文件。

备注

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