2025年物业档案的整理.doc

第三节物业档案的整顿

一、物业档案全宗的划分

物业企业是专门對已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、有关場地实行专业化管理，并為物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主經营、自负盈亏、具有独立法人资格的經济实体。

根据档案全宗构成的三個条件，物业企业产生的所有档案应當构成一种物业档案全宗。物业企业自成立之曰起，就是一种新的立档單位，在其基本职能没有发生重大变化，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等状况下，其变化前後形成的档案仍属于一种全宗。如，物业企业属下的其中一种管理处因业务原因要移交給此外一间物业企业管理，部分档案因此也移交出去，但這种状况并不影响原物业企业全宗。管理处(小区)属物业企业的派出机构，其所产生的档案不能构成一种全宗，而属物业企业全宗的一部分。在该管理处(小区)转出時，将有关我司全局的档案复印一份存档，如党群工作、經营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交給下一间物业企业，成為下一间物业企业全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。不過，遇两间以上物业企业因发展需要而進行合并，其合并前後的档案应划分為两個以上全宗，即合并後产生的档案是一种全宗，合并前各物业企业所形成的档案各自為一种全宗。如：甲企业成立于1990年，乙企业成立于1992年，由于两企业因业务发展需要于1999年進行合并，這样就存在三個不一样的全宗，即1990～1999甲企业全宗、1992～1999乙企业全宗和1999年新企业成立後的全宗。

二、全宗内物业档案的分类

(一)分类的含义和规定

1.分类的含义

全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、時间、内容和形式的异同，把物业管理企业的所有档案提成若干类别，并构成体系，以利整顿、保管和运用的過程。

為便于全宗内档案分类工作的進行，应编制一份分类大纲(分类方案)作為档案分类工作的根据。所谓分类方案，亦称分类大纲，是指標列各個类目的名称，表达全宗内档案分类体系的纲要。类目，是档案分类表的构成單元，是在性质上或特性上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制後不是一成不变的，在详细操作過程中可根据实际状况加以修正和补充。

2.编制分类方案的基本规定

(1)分类应當体現客观性，即從物业档案形成的特點和物业档案成分的实际出发，按照文献在物业企业或各管理处(小区)管理活動中本来形成的联络進行分类，最大程度地保持全宗内档案文献之间的历史联络。

(2)分类应當具有逻辑性，即在构思分类体系時，应當有统一的分类原则和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等，内容上互相排斥、不能互相包容。

(3)分类应當具有实用性，即便于保管、检索和运用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。

(4)分类应當具有发展性，即在档案类目的详细设置上，不仅要考虑到既有的档案状况，還要進行科學预测，充足估计到也許出現的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不停发展的，物业企业的业务范围也會不停的扩大，企业职能也會不停的加强，随之产生的档案也将不停的丰富。在编制分类大纲時，应充足认识這一點，給类目留有一定的发展空间。

(二)分类的作用

物业企业管理著一定规模的物业，业务范围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，假如不按照档案之间的异同或联络把它們辨别成若干类别，就無法立卷、保管和运用。再者，在新的形势下，档案机制必须深入到平常的业务工作中去，對全宗内的档案進行分类，可以指导业务部门的文献材料按类别积累、归档。因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。

(三)编制分类方案的指导文献

物业企业属于非生产型的企业。在编制物业企业的分类方案時，可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类措施执行。

《工业企业档案分类试行规则》适合一种全宗内所有档案的分类整顿，编制目的是处理企业档案实体的分类整顿和排架管理，属于档案实体分类。其选择的分类原则充足考虑了企业档案实体所反应企业的职能活動，遵照企业活動的特點和档案的形成规律。

(四)编制分类方案的环节

1.在编制物业企业分类方案之前，必须對整個企业的管理职能及其所产生的档案(文献材料)進行全面的理解和掌握

综合型物业企业的管理层一般设有办公室、财务部、經营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等多种职能部门；企业下一级是各物业管理处(小区、大厦)和企业開办的企业。办公室产生企业行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；經营部产生經营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案