2026年食品加工公司采购物资退货管理制度.docxVIP

2026年食品加工公司采购物资退货管理制度

一、制度目的

为规范公司采购物资退货管理流程，明确退货条件、审批权限及操作要求，保障采购物资质量符合食品安全标准与生产需求，减少因不合格物资导致的生产延误与成本损失，维护公司合法权益，同时兼顾与供应商的协同合作，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规，结合食品加工公司采购物资特点（如原料保质期短、质量要求高、涉及食品安全追溯），制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有采购物资的退货管理，包括生产用原料（如粮食、果蔬、肉类、食品添加剂）、包装材料（如包装袋、包装盒、标签）、生产设备及配件、办公用品等；涉及采购部门、仓储部门、质检部门、财务部门、生产部门及相关操作人员，均需遵守本制度；供应商配合退货过程中的相关事宜，需参照本制度约定执行。

三、退货条件与分类

（一）退货条件

采购物资符合以下任一情形，可申请退货：

质量不合格：物资不符合国家食品安全标准、行业标准或采购合同约定的质量要求，如原料变质、异味、含杂质，包装材料印刷错误、破损，设备性能不达标等；经质检部门检测确认不合格的，需附检测报告。

规格不符：物资规格、型号、数量与采购订单或合同约定不一致，如原料粒径、纯度不符合生产需求，包装材料尺寸与产品不匹配，数量短缺或超额（超额部分未经公司书面确认的）。

逾期交货：供应商未按采购合同约定的时间交货，导致物资无法满足生产计划，经采购部门与供应商协商后仍无法达成一致的。

保质期异常：食品原料或有保质期要求的物资，交货时剩余保质期不足约定时长（如约定剩余保质期需≥6个月，实际仅余3个月），或存在过期风险的。

其他约定情形：采购合同中明确约定可退货的其他情况，如因公司生产计划调整，提前书面告知供应商后需退货的（需在合同中明确此类情形的处理方式）。

（二）退货分类

根据退货发起主体与原因，分为两类：

公司主动退货：因上述退货条件中“质量不合格、规格不符、保质期异常”或“供应商逾期交货”导致的退货，由公司相关部门发起，供应商需配合办理退货手续。

协商退货：因公司生产计划调整、物资不再需要等非供应商原因导致的退货，需由采购部门与供应商协商一致，签订《退货协商协议》后，方可办理退货。

四、退货申请与审批流程

（一）退货申请

发现物资符合退货条件后，由仓储部门（入库验收时发现问题）、生产部门（领用后发现问题）或采购部门（跟踪交货时发现问题）填写《采购物资退货申请表》，详细注明退货物资名称、规格、数量、采购订单号、供应商名称、退货原因、相关证明材料（如质检报告、照片、订单复印件）等信息。

申请时需附相关支撑材料：质量不合格的需附质检部门出具的《不合格品检测报告》；规格不符的需附采购订单与实际物资的对比说明；逾期交货的需附采购合同与交货记录；协商退货的需附《退货协商协议》。

（二）审批流程

一般退货审批：退货金额≤1万元或单批次数量较少的退货，审批流程为：申请部门负责人审核（确认退货原因与材料完整性）→质检部门复核（质量不合格类需复核检测结果）→采购部门负责人审批（确认退货与合同约定的一致性）。

重大退货审批：退货金额＞1万元或涉及重要生产原料、大批量物资的退货，审批流程为：一般退货审批流程完成后→财务部门审核（评估退货对成本、付款的影响）→公司分管领导审批（最终确认是否同意退货）。

审批部门需在收到《采购物资退货申请表》及相关材料后的3个工作日内完成审核，若不同意退货，需在申请表上注明理由并反馈至申请部门；申请部门对审批结果有异议的，可向采购部门申请复核。

五、退货物资处理与验收

（一）退货物资清点与标识

审批通过后，采购部门需及时将《采购物资退货申请表》复印件发送至仓储部门与供应商，通知供应商准备接收退货；仓储部门需在2个工作日内对退货物资进行清点，核对物资名称、规格、数量与申请表一致，确认无误后在物资上粘贴“退货待发”标识，单独存放于退货区域，避免与正常物资混淆。

若退货物资为食品原料或易变质物资，仓储部门需采取临时存储措施（如冷藏、密封），防止物资进一步损坏或变质，同时要求供应商在3个工作日内安排接收，避免延误导致损失扩大。

（二）退货运输安排

退货运输责任与费用承担按以下约定执行：

（1）因供应商原因（质量不合格、规格不符、逾期交货等）导致的退货，运输责任与费用由供应商承担，供应商需在收到退货通知后5个工作日内安排车辆到公司仓储部门提货；若供应商逾期未提货，公司可代为安排运输，费用由供应商承担（需在采购合同中明确此条款）。

（2）因公司原因（协商退货）导致的退货，运输责任与费用由公司承担，采购部门需安排物流运输，确保物资安全送达供应商指定地点。

运输过程中需做好物资防护，如易碎包装材料需加强缓