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XX公司合同履约保证管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司合同管理，保障合同的顺利履行，维护公司的合法权益，规范合同履约保证行为，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构签订的各类合同的履约保证管理。

（三）定义

合同履约保证是指合同当事人为确保合同的履行，按照合同约定或法律规定，采取的保证措施，包括但不限于保证金、银行保函、履约担保书等形式。

二、职责分工

（一）合同承办部门

1.负责合同的起草、谈判、签订工作，在合同中明确履约保证的具体形式、金额、支付方式、退还条件等条款。

2.对合同相对方的履约能力进行初步评估，根据评估结果提出履约保证的建议。

3.跟踪合同的履行情况，及时发现并处理履约过程中出现的问题。

4.在合同履行完毕后，负责办理履约保证的退还手续。

（二）法务部门

1.对合同条款进行合法性审查，确保履约保证条款符合法律法规的规定。

2.参与合同谈判，为合同承办部门提供法律意见和支持。

3.处理合同履约过程中的法律纠纷，维护公司的合法权益。

（三）财务部门

1.负责收取和管理合同履约保证金，建立保证金台账，记录保证金的收取、退还情况。

2.对银行保函、履约担保书等进行审核，确保其符合公司的要求。

3.根据合同约定和相关部门的通知，办理保证金的退还手续。

（四）审计部门

1.对合同履约保证的管理情况进行审计监督，检查保证金的收取、使用、退还是否合规。

2.对合同履约过程中的风险进行评估，提出改进建议。

三、履约保证形式及要求

（一）保证金

1.保证金的金额应当根据合同的标的额、风险程度等因素合理确定，一般不超过合同标的额的[X]%。

2.保证金应当在合同签订后[X]个工作日内，由合同相对方按照合同约定的方式支付至公司指定的账户。

3.财务部门在收到保证金后，应当及时开具收款凭证，并通知合同承办部门。

4.保证金的退还应当按照合同约定的条件和时间进行。在合同履行完毕，且经公司相关部门确认无违约行为后，财务部门应当在[X]个工作日内办理保证金退还手续。

（二）银行保函

1.银行保函应当由信誉良好、具有相应资质的银行出具。

2.银行保函的格式应当符合公司的要求，明确保函的金额、有效期、受益人等内容。

3.合同承办部门在收到银行保函后，应当及时送法务部门和财务部门进行审核。审核通过后，由合同承办部门妥善保管。

4.在合同履行过程中，如发生合同相对方违约的情况，公司有权按照银行保函的约定向银行索赔。

（三）履约担保书

1.履约担保书应当由具有相应担保能力的保证人出具。

2.履约担保书应当明确担保的范围、方式、期限等内容，并由保证人签字盖章。

3.合同承办部门在收到履约担保书后，应当及时送法务部门和财务部门进行审核。审核通过后，由合同承办部门妥善保管。

4.在合同履行过程中，如发生合同相对方违约的情况，公司有权按照履约担保书的约定向保证人索赔。

四、合同相对方履约能力评估

（一）评估内容

合同承办部门在签订合同前，应当对合同相对方的履约能力进行全面评估，评估内容包括但不限于：

1.主体资格：审查合同相对方是否具有合法的经营资格和相应的经营范围。

2.财务状况：了解合同相对方的资产负债情况、盈利能力、现金流状况等，评估其偿债能力。

3.信誉情况：查询合同相对方的信用记录，了解其是否存在违约行为和不良信用记录。

4.技术能力：评估合同相对方的技术水平、研发能力、生产能力等，确保其能够按照合同要求完成工作任务。

5.人员素质：考察合同相对方的管理团队、技术人员等的专业素质和工作经验。

（二）评估方法

1.收集资料：合同承办部门可以通过查阅合同相对方的营业执照、财务报表、资质证书、业绩证明等资料，了解其基本情况。

2.实地考察：必要时，合同承办部门可以对合同相对方的生产经营场所进行实地考察，直观了解其生产经营状况。

3.第三方调查：可以委托专业的信用评估机构、律师事务所等第三方机构对合同相对方进行调查评估。

（三）评估结果应用

1.根据评估结果，合同承办部门应当提出是否要求合同相对方提供履约保证以及选择何种履约保证形式的建议。

2.对于履约能力较差的合同相对方，应当要求其提供足额的履约保证，或者谨慎签订合同。

五、合同履约过程管理

（一）合同履行跟踪

1.合同承办部门应当建立合同履行跟踪台账，对合同的履行情况进行实时跟踪，记录合同履行过程中的重要事项和时间节点。

2.定期对合同履行情况进行检查，及时发现并解决履行过程中出现的问题。如发现合同相对方存在违约行为，应当及时发出书面通知，要求其限期整改。

（二）履约保证的动态管理

1.财务部门应当定期对保证金的余额