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物业总经理办公室主任目标管理责任书

甲方：XX物业服务有限公司总经理（以下简称“甲方”）

乙方：总经理办公室主任（姓名：XXX）（以下简称“乙方”）

为明确总经理办公室主任在公司运营管理中的职责与目标，确保年度经营管理任务高效落实，根据《XX物业服务有限公司章程》及相关管理制度，经甲乙双方协商一致，签订本目标管理责任书。

一、责任期限

本责任书有效期为202X年X月X日至202X年X月X日（自然年度）。

二、职责范围

乙方作为总经理办公室负责人，全面统筹公司行政、文书、会议、后勤、制度、信息及企业文化等核心事务，具体职责如下：

（一）行政统筹管理

1.负责公司日常行政运转保障，包括印鉴管理（含公章、合同章、财务章等）、办公物资采购与发放、办公设备维护（含电脑、打印机、会议室设备等）、车辆调度（含公务用车申请、维修、油耗管控）及办公环境管理（含办公区域卫生监督、绿植维护、安全隐患排查）。

2.统筹公司资源调配，协调各部门间工作衔接，确保跨部门协作流程顺畅；牵头制定年度行政费用预算（含办公耗材、车辆运维、会议经费、差旅费用等），并监督预算执行，定期向总经理汇报费用使用情况。

3.负责公司固定资产管理，建立台账并动态更新，每季度组织盘点，确保账物一致；监督低值易耗品领用登记，推行“以旧换新”制度，降低浪费。

（二）文书与档案管理

1.负责公司公文全流程管理，包括通知、请示、报告、函件等各类公文的拟制、审核、签发、登记及归档。严格执行《XX物业服务有限公司公文管理办法》，规范公文格式（含标题、主送单位、正文、落款、附件）、行文规则（上行文、平行文、下行文区分）及流转程序（部门初审→办公室复核→分管领导审核→总经理签发）。

2.统筹公司档案管理，涵盖行政档案（含会议纪要、制度文件、合同协议）、人事档案（含员工入职、调动、离职材料）及业务档案（含项目服务记录、客户投诉处理单）。建立档案分类目录（按年度、部门、密级划分），落实电子档案与纸质档案双备份，确保档案完整率100%、查阅准确率100%；严格执行档案借阅审批制度（普通档案部门负责人审批，机密档案总经理审批），杜绝档案泄露风险。

（三）会议组织与决议督办

1.负责公司各类会议的组织与服务，包括总经理办公会、月度经营分析会、专题研讨会等。会前完成议题收集（提前3个工作日汇总部门提报议题）、议程拟定（明确时间、地点、参会人员、汇报顺序）、材料准备（统一格式、校对数据）及会场布置（设备调试、座次安排、资料摆放）；会中做好会议记录（要求准确记录发言要点、决议事项及责任部门），形成会议纪要（24小时内整理初稿，经参会领导确认后签发）；会后跟踪决议事项落实情况，建立督办台账（标注任务内容、责任部门、完成时限、进度反馈），每3个工作日更新进展，逾期未完成事项需向总经理专项汇报。

（四）制度建设与优化

1.牵头公司制度体系建设，负责制度的起草、修订、宣贯及执行监督。年度内完成对现有制度的全面梳理（覆盖行政、人事、财务、业务四大类），重点修订《考勤管理制度》《客户投诉处理流程》《外包服务监管办法》等3-5项核心制度；新制度需经部门意见征集（不少于5个工作日）、法律合规审查（法务部审核）、管理层审议（总经理办公会讨论）后发布实施，确保制度与公司发展战略、行业监管要求同步。

2.监督制度执行效果，每季度通过抽样检查（如考勤记录抽查、投诉处理单核查）、员工访谈（随机抽取20%员工调研）评估制度落地情况，形成《制度执行分析报告》，针对执行偏差提出改进建议（如流程简化、奖惩机制完善），报总经理审批后推动落实。

（五）后勤与接待保障

1.负责公司后勤服务管理，包括员工食堂运营（监督食材采购质量、成本控制，每月开展1次员工满意度调查）、宿舍管理（含入住登记、卫生检查、设施维修）及办公区域安全保障（配合安保部开展消防演练、监控设备维护，每季度组织1次安全培训）。

2.统筹公司对外接待工作，包括政府部门检查、合作单位考察、业主代表来访等。根据接待级别（A类：重要领导/战略合作伙伴，B类：常规业务对接）制定接待方案（含行程安排、资料准备、陪同人员），提前3个工作日与对方确认细节；接待过程中全程跟进，确保服务规范（如着装、礼仪、餐饮标准），接待结束后3个工作日内形成《接待总结报告》，记录关键信息（如对方需求、合作意向）并反馈相关部门。

（六）信息传递与舆情管理

1.负责公司内部信息上传下达，通过OA系统、企业微信、公告栏等渠道及时发布通知（如政策更新、会议安排、奖惩通报），确保信息覆盖率100%；收集各部门工作动态（如项目进度、客户反馈、风险预警），每周汇总《经营简报》报总经理，为决策提供数据支持