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2026年跨境电商物流服务公司海关查验应对管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司在跨境电商物流业务中海关查验的应对流程，确保查验过程合规、高效，减少因查验导致的货物延误、滞留风险，保障客户货物安全与物流时效，维护公司合规经营形象，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有跨境电商物流业务涉及的海关查验应对工作，包括出口货物查验、进口货物查验，涵盖海运、空运、陆运等所有运输方式。公司运营部门、报关部门、客服部门、合规部门及海外仓相关人员均须严格遵照执行。

第三条职责分工

报关部门：作为海关查验应对的牵头部门，负责接收海关查验通知，准备查验所需单据，现场配合海关查验，跟进查验结果及后续处理。

运营部门：提供货物运输信息、订单信息及客户联系方式，协助核对货物明细，配合报关部门准备查验资料，协调运输环节调整（如延迟派送、货物暂存）。

客服部门：及时将海关查验情况告知客户，解释查验原因及处理进度，收集客户疑问并反馈至相关部门，跟进客户需求。

合规部门：确保查验应对流程符合货物进出口国海关法规及公司合规要求，提供法规支持，事后分析查验原因，制定合规改进措施。

海外仓/国内仓人员：若查验涉及仓库货物，负责配合海关开箱、清点货物，确保货物堆放便于查验，提供仓库存储相关证明。

第二章查验前准备

第四条查验通知接收与确认

报关部门通过海关系统、报关行或海关现场通知接收查验信息后，须在1小时内确认查验货物的报关单号、货物名称、数量、运输方式、查验地点（如港口、机场、仓库）及查验时间要求，将信息同步至运营部门、客服部门及相关仓库人员，确保各部门知晓查验基本情况。

第五条资料准备

报关部门根据查验货物类型及海关要求，整理查验所需资料，包括但不限于：

报关单及随附单据（发票、装箱单、合同、提单/运单）；

货物合规证明（如原产地证、质检报告、3C认证、食品卫生证书等，根据货物类型提供）；

货物明细清单（包含货物编码、规格、材质、用途、单价、总价等信息）；

公司资质文件（营业执照复印件、进出口经营权证明等，加盖公司公章）。

资料需确保内容真实、准确，与报关信息一致，纸质资料整理成册，电子资料存储在U盘或云端，便于现场调取。

第六条内部协调与客户沟通

运营部门在收到查验通知后2小时内，核对货物运输状态，若货物处于运输途中，协调承运人调整运输计划，确保货物按时到达查验地点；若货物已入仓，通知仓库人员提前规划查验区域，清理货物周围通道，便于海关开箱查验。

客服部门在3小时内联系客户，告知海关查验的基本情况（如查验货物、预计耗时、可能影响的时效），解释查验是海关常规监管流程，避免客户恐慌，同时记录客户特殊需求（如紧急提货、优先处理等），反馈至报关部门。

第七条人员准备

报关部门指定专人作为查验对接人，对接人需熟悉海关查验流程、货物信息及相关法规，具备良好的沟通能力。若查验地点在异地或海外，可委托当地合作报关行或代理人员配合查验，提前与代理人员沟通查验注意事项，提供必要的资料支持，确保代理人员了解货物情况及公司要求。

第三章查验中配合

第八条现场对接与资料提交

查验对接人或代理人员提前30分钟到达查验地点，与海关查验人员对接，提交查验资料，简要介绍货物基本情况（如货物类型、包装方式、存储状态），协助海关查验人员登录查验系统，核对货物报关信息与系统数据是否一致。提交资料时，需逐一核对资料完整性，确保无遗漏、无错误。

第九条货物查验配合

若需开箱查验，配合人员协助海关打开货物包装，注意保护货物，避免因开箱操作导致货物损坏；对易碎、易损货物，提前告知海关查验人员货物特性，建议轻拿轻放，必要时提供开箱工具（如剪刀、胶带）。

海关清点货物数量、核对规格时，配合人员逐一指引货物位置，协助清点，若发现货物数量、规格与报关信息不一致，立即核对订单信息及装箱记录，确认是否为装箱失误或信息录入错误，及时向海关说明情况，提供相关证明材料（如装箱照片、订单明细）。

海关询问货物用途、材质、生产地等信息时，配合人员如实、清晰回答，避免模糊表述；若海关对货物归类、价格有疑问，提供货物说明书、采购合同、价格证明等资料，协助海关核实。

第十条异常情况处理

查验中若发现货物包装破损、货物损坏，立即拍照记录，标注破损位置、程度及数量，向海关说明情况，确认是否因查验操作导致，若为运输途中破损，提供运输过程中的异常记录，避免海关误判为公司操作问题。

若海关提出补充资料要求，配合人员在12小时内收集并提交资料，若资料需由客户提供，客服部门协助联系客户，督促客户尽快提供，确保不延误查验进度；若无法按时提供，提前向海关申请延期，说明原因及预计提供时间。

若查验中出现争议（如海关对货物归类、合规性判定与公司不一致），配合人员保持冷静，避