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2026年智控专用设备公司客户信息保密管理制度

一、总则

为保护公司客户信息安全，防范客户信息泄露、丢失或滥用风险，维护客户合法权益与公司商业信誉，保障公司经营活动正常开展，根据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律法规，结合公司智控专用设备销售、服务业务实际，制定本制度。

本制度适用于公司所有涉及客户信息处理的部门与人员，包括销售部门、市场部门、售后部门、财务部门、技术部门、行政部门等，涵盖客户信息的收集、存储、使用、传输、共享、销毁等全流程。公司任何部门及个人均有保护客户信息的义务，不得违反本制度规定处理客户信息。

二、客户保密信息的界定与分类

（一）客户保密信息的界定

客户保密信息是指公司在业务合作过程中获取的，不为公众所知悉、具有商业价值，且经客户明确要求保密或依据法律法规应予以保密的信息。此类信息一旦泄露，可能导致客户商业利益受损，或给公司带来法律风险、信誉损失。

（二）客户保密信息的分类

客户保密信息按内容分为三类：一是客户基础信息，包括客户企业名称、法定代表人及联系人姓名、联系方式（电话、邮箱、地址）、营业执照号、银行账户信息等，此类信息虽部分可公开查询，但公司仍需保护其不被滥用；二是客户商业信息，包括客户的采购计划（如年度智控设备采购量、预算金额）、生产经营数据（如生产规模、下游客户分布）、技术需求（如定制化智控设备的技术参数、核心工艺要求）、合作谈判中的底价与让步策略等；三是客户敏感信息，包括客户的商业秘密（如未公开的新产品研发计划、核心技术成果）、个人信息（如客户联系人的身份证号、家庭住址等个人隐私信息）、以及客户明确标注“保密”的各类文件资料（如合作协议附件、技术方案）。

需特别注意，即使客户未明确要求保密，但根据行业惯例或法律法规规定属于保密范畴的信息（如客户的财务报表、未公开的重大投资计划），仍纳入本制度保护范围。

三、客户信息保密责任划分

（一）部门保密责任

各部门须明确本部门的客户信息保密职责，形成“部门负责人牵头、专人负责”的保密管理机制。销售部门作为客户信息的主要收集部门，负责在业务对接中明确客户保密要求，及时将保密信息标注并传递至相关部门；市场部门在使用客户信息开展市场分析、推广活动时，须确保信息使用符合保密规定，不得擅自对外披露；售后部门在提供设备安装、维护服务时，接触到的客户生产现场数据、技术参数等信息，须严格保密；财务部门保管的客户付款信息、发票信息，不得随意泄露给非相关人员；技术部门在为客户提供定制化设备研发、技术支持时，掌握的客户核心技术需求，须纳入保密管理；行政部门负责客户信息存储载体（如纸质文件、电子设备）的保管与销毁，监督保密制度执行。

（二）人员保密责任

公司所有接触客户信息的人员（以下简称“保密责任人”），须履行个人保密责任。入职时须签署《客户信息保密承诺书》，承诺严格遵守本制度，不泄露、不窃取、不滥用客户保密信息；工作中须按“最小必要”原则获取客户信息，即仅获取完成工作所需的最少信息，不得超范围收集；不得将客户保密信息告知无关人员（包括公司内部非相关部门人员、外部人员）；不得通过微信、QQ等非加密渠道传输客户保密信息；不得将客户保密信息用于工作之外的其他用途（如为个人或第三方谋取利益）。

对于离职人员，在办理离职手续时须进行保密交接，交还所有存储客户保密信息的载体（如U盘、纸质文件、笔记本电脑），签署《离职保密确认书》，承诺离职后仍遵守保密义务，不泄露在职期间接触的客户保密信息，保密义务期限直至该信息成为公开信息或客户解除保密要求。

四、客户信息全流程保密管理

（一）信息收集环节保密管理

收集客户信息时，须遵循“合法、正当、必要”原则，不得强制或变相强制客户提供无关信息。向客户收集信息前，须明确告知信息收集目的、使用范围及保密措施，若客户提出特殊保密要求（如仅限特定人员接触、不得用于特定用途），须在《客户信息收集记录表》中注明，并严格按要求执行。

收集的纸质客户信息（如客户提供的营业执照复印件、技术方案），须加盖“保密”标识，注明保密期限、知悉范围；电子客户信息（如客户邮件、电子文档），须存储在公司指定的加密服务器或存储设备中，设置访问密码，不得存储在个人电脑、手机、私人U盘等非公司设备中。

（二）信息存储环节保密管理

纸质客户保密信息须存放在公司专用的保密文件柜中，文件柜设置双重锁，钥匙由部门负责人与保密专人分别保管，开启需两人共同在场；存放区域须设置明显的“保密区域”标识，禁止非保密责任人进入。电子客户保密信息须存储在公司内部加密数据库或指定的云存储平台中，采用身份认证、权限控制、数据加密等技术措施，限制访问权限：仅允许相关部门的保密责任人按岗位权限访问，访问时需输入