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2026年家具制造公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购合同履约跟踪管理，确保供应商按合同约定履行交货、质量、售后等义务，保障公司生产经营所需物资及时、合规供应，降低合同履约风险，依据《中华人民共和国民法典》《买卖合同司法解释》等相关法律法规，结合本公司家具制造采购业务特点（涵盖实木板材、板式基材、油漆、五金配件、包装材料、生产设备配件等采购合同），制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有采购合同（框架采购合同、单次采购合同）的履约跟踪管理，涉及采购部、仓储部、品质部、财务部、生产部及所有参与采购合同执行的人员；外包采购合作方签订的采购合同，同样纳入本制度跟踪管理范围。

第三条采购合同履约跟踪遵循“全程管控、及时预警、闭环处置、合规履约”的基本原则，做到跟踪有记录、异常有预警、处置有措施，确保采购合同履约率达到公司既定标准，维护公司合法采购权益。

第四条公司管理层统筹采购合同履约重大异常事项决策；采购部为履约跟踪归口管理部门，负责合同履约全流程跟踪、异常信息收集、与供应商沟通协调；仓储部负责到货验收环节的履约信息反馈；品质部负责物资质量履约情况核验；财务部负责价款支付环节的履约审核；生产部负责反馈物资交付及时性对生产的影响。

第二章履约跟踪范围与基础要求

第五条履约跟踪范围：覆盖采购合同全部履约条款，重点包括交货期限、交货数量、物资质量标准、包装要求、运输方式、验收标准、价款支付节点、售后服务承诺、违约责任等核心内容，确保无关键条款遗漏跟踪。

第六条跟踪责任划分：采购部按“一人一合同”原则指定履约跟踪专员，专员需全程对接对应采购合同，建立《采购合同履约跟踪台账》，实时记录履约进度；框架采购合同需按批次拆分跟踪，确保每批次物资履约情况可追溯。

第七条基础管理要求：所有采购合同签订后3个工作日内，跟踪专员需将合同核心履约条款录入跟踪台账，明确各履约节点的时间、标准、责任人；跟踪过程中所有沟通记录（电话、微信、邮件）需留存书面或电子凭证，确保履约信息可追溯。

第三章履约跟踪核心内容与标准

第八条交货期跟踪：跟踪专员需在合同约定交货期前5个工作日联系供应商，确认备货进度、运输安排；交货期前1个工作日再次核实发货状态，获取物流单号等发货凭证；若供应商预计无法按时交货，需要求其书面说明原因及预计交货时间，跟踪专员立即向采购部负责人反馈。

第九条数量履约跟踪：仓储部到货验收时，逐批核对物资数量（大件板材按件数、油漆按升数、五金配件按个数），与合同约定数量偏差超出±1%的，需当场记录并反馈至采购部；跟踪专员联系供应商核实数量差异原因，明确补货或退款时限，确保数量履约符合合同要求。

第十条质量履约跟踪：品质部按合同约定的质量标准（如实木板材环保等级、五金配件承重参数、油漆附着力指标）开展验收，验收结果需在到货后2个工作日内反馈至采购部；质量指标未达合同约定的，按《采购退货理赔管理制度》启动核验流程，跟踪专员同步记录质量履约异常信息。

第十一条价款支付履约跟踪：财务部按合同约定的支付节点（预付款、到货款、尾款），核对供应商履约凭证（交货单、验收单、发票），仅对履约合格的款项予以支付；跟踪专员需提前3个工作日提醒财务部核对履约信息，避免违规支付或逾期支付。

第四章不同履约阶段跟踪规范

第十二条合同签订后跟踪：跟踪专员在合同签订后5个工作日内，与供应商对接履约计划，明确备货周期、生产排产、物流规划等细节，形成《采购合同履约计划表》，作为后续跟踪的依据；对定制化物资（如非标尺寸板材），需每3天跟进一次生产进度，确保按计划备货。

第十三条交货验收阶段跟踪：物资运输途中，跟踪专员实时跟进物流轨迹，跨省运输的物资每日更新一次物流状态；到货后，跟踪专员同步收集仓储部数量验收、品质部质量验收结果，当日汇总形成《到货履约情况表》，无异常的标注“履约合格”，有异常的标注异常类型及处置建议。

第十四条尾款支付后跟踪：对需提供售后服务的采购物资（如生产设备配件、定制五金），跟踪专员在尾款支付后1个月内，回访生产部使用情况，确认供应商是否按合同提供安装、调试、质保等售后服务；未履行售后承诺的，跟踪专员要求供应商限期整改，整改完成前暂停后续合作。

第五章履约异常识别与处置

第十五条异常分类：履约异常分为一般异常（交货延迟1-2天、数量偏差≤1%、轻微外观瑕疵不影响使用）、较大异常（交货延迟3-7天、质量指标轻微不达标、售后响应不及时）、重大异常（交货延迟超7天、批量质量不合格、供应商拒绝履约）。

第十六条异常处置流程：一般异常由跟踪专员与供应商协商解决，处置结果记录在跟踪台账；较大异常由采购部负责人牵头协调，明确整改时限（最长不超过5个工作日），并向管理层报备；重大异常需立即上报管理层，采购部联合法务部制定处