行政办公会议制度.docxVIP

行政办公会议制度

行政办公会议是单位统筹协调日常工作、研究决策重要事项、推动工作落实的核心机制，旨在通过规范化、制度化的会议流程，提升决策科学性、执行有效性和工作协同性。本制度适用于单位内部各层级行政办公会议的组织与管理，涵盖领导班子成员、各部门负责人及相关业务人员参与的常规性、专题性工作会议。

一、会议类型与频次

行政办公会议分为常规会议与临时会议两类。常规会议包括周例会、月例会及季度总结会，其中周例会为最基础的日常协调会议，固定于每周一上午9:00召开，会期不超过2小时，重点梳理上周工作完成情况、明确本周重点任务；月例会于每月第一周周五下午召开，会期不超过3小时，主要总结月度工作进展、分析存在问题、调整下月工作计划；季度总结会于每季度末最后一个工作日上午召开，会期半天，系统回顾季度目标完成情况，研究下一季度重点工作方向及资源调配方案。临时会议根据工作需要随时召开，主要用于紧急事项决策、突发事件处置或跨部门重大问题协调，由主要领导或分管领导提议，办公室负责统筹安排，原则上需提前1个工作日通知参会人员，特殊情况下可即时通知。

二、参会人员范围

常规会议固定参会人员为领导班子全体成员（书记、主任、副主任）、各部门正职（综合部、财务部、业务一部、业务二部、技术部）；根据议题需要，可安排相关部门副职、具体业务经办人或外聘专家列席，列席人员由议题提交部门提出建议，经办公室审核后报主要领导审定。临时会议参会人员由提议领导确定，一般包括涉及议题的分管领导、相关部门负责人及具体工作人员，必要时可邀请上级单位或协作单位代表参与。参会人员需严格遵守会议纪律，因故无法参会时，需提前2小时向会议主持人书面请假（特殊情况可电话请假并补书面说明），并指定熟悉业务的人员代为参会，代为参会人员需具备决策授权或情况说明能力，不得仅派无关人员顶替。

三、议题管理流程

（一）议题征集与筛选。周例会议题由各部门于每周四17:00前提交至办公室，内容需包含议题名称、背景说明、需讨论事项、初步建议方案（如有）；月例会议题于每月25日前提交，需增加数据支撑（如完成率、同比/环比变化）及问题分析；季度总结会议题于每季度倒数第二个月20日前提交，需包含目标完成度评估、未达标原因剖析及改进措施。办公室负责对议题进行形式审核，重点核查是否属于本层级决策范围（如涉及重大资金使用、人事调整等需提交党委会审议的议题需退回）、是否已通过部门间协调仍存在争议（未协调的议题建议先由分管领导牵头沟通）、是否具备上会讨论的成熟条件（如材料不完整、数据不清晰的需补充）。审核通过的议题汇总后形成《拟上会议题清单》，经办公室主任签字后，于会前3个工作日报主要领导审定。

（二）议题排序与材料准备。审定后的议题按“紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要”的顺序排序，优先安排需要多部门协作的综合性议题，避免同类议题重复讨论。议题提交部门需在会前2个工作日将正式材料（纸质版3份、电子版1份）报送办公室，材料需符合统一格式（标题、主送单位、正文、附件、联系人及电话），正文应简明扼要（周例会议题材料不超过1页，月例会议题不超过2页，季度议题不超过3页），数据需标注来源（如财务系统、业务台账），建议方案需明确责任部门、时间节点及资源需求。办公室负责将材料汇编成《会议资料》，于会前1个工作日发送至全体参会人员（纸质版放置于会场座位，电子版通过OA系统推送）。

四、会议组织与实施

（一）会前准备。办公室需在会前1天完成会场布置，包括座位牌摆放（领导班子居中，部门负责人按部门顺序分列两侧，列席人员于会场后方就座）、设备调试（投影仪、麦克风、音响、网络）、材料分发及茶水准备。会前30分钟，工作人员需再次检查设备运行情况，确认参会人员请假情况并报告会议主持人，调整座位安排（如有无故未请假缺席人员需记录并后续通报）。

（二）会中流程。会议由主要领导主持（特殊情况可委托分管领导主持），流程如下：1.通报上周/上月/季度工作完成情况（由综合部汇报，重点说明未完成事项及原因）；2.议题讨论（每项议题由提交部门负责人汇报5分钟，参会人员依次发言，每人发言不超过3分钟，需明确表态“同意”“反对”或“建议修改”并说明理由）；3.决策形成（主持人汇总讨论意见，对争议较小的议题当场表决，采用“举手同意”或“默认通过”方式；对争议较大的议题，可暂缓决策，指定分管领导牵头调研，5个工作日内提交补充报告后重新上会）；4.工作部署（主持人总结会议结论，明确各项任务的责任部门、完成时限及考核要求）。会议全程需安排2名记录人员（1名主记录、1名复核），使用专用会议记录本，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、列席人员、每项议题的讨论要点、决策结果及工作部署（具体到“责任部门：业务一部；责任