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2026年工艺品制造公司会计档案管理规范管理制度

第一章总则

第一条为规范公司会计档案管理工作，保障会计档案的真实、完整、安全和可追溯，维护公司会计信息管理秩序，防范财务风险，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《企业会计信息化工作规范》等相关法律法规及公司财务管理规定，结合工艺品制造行业财务核算特点（定制订单核算、渠道费用结算、返利核算等），制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅、移交、销毁等全流程管理，涵盖纸质会计档案和电子会计档案，涉及财务部、档案管理室、各业务部门（销售部、渠道部、生产部等）的协同配合。

第三条会计档案管理遵循“统一管理、分类归档、安全保密、按期保管”的原则，坚持纸质档案与电子档案同步管理、实体安全与信息保密相结合、合规保管与便捷利用相结合，确保会计档案管理符合财务法规要求及公司经营管理需要。

第四条财务部为会计档案管理的归口管理部门，负责会计档案的收集、整理、立卷及日常管理；档案管理室负责会计档案的集中保管、查阅登记、到期销毁审批；各业务部门负责配合财务部收集与本部门相关的会计凭证附件（如订单合同、费用报销凭证、出入库单等），确保附件真实完整。

第二章组织职责

第五条财务部职责：建立会计档案管理台账，完整记录档案名称、形成时间、保管期限、存放位置、借阅情况等信息；按会计核算周期收集整理会计凭证、账簿、报表等资料，在规定时间内完成立卷归档；指定专人担任会计档案专员，负责档案的日常整理、移交及查阅对接；对电子会计档案进行备份、加密管理，确保电子档案不丢失、不篡改；配合档案管理室开展档案保管环境检查、到期档案销毁初审；解答各部门关于会计档案查阅、使用的合规性问题；每年组织一次会计档案管理培训，提升财务人员档案规范意识。

第六条档案管理室职责：提供符合保管要求的档案存放环境（防潮、防火、防虫、防盗、防磁）；接收财务部移交的会计档案，核对档案数量、立卷规范度并办理移交手续；建立档案保管清册，记录档案入库、出库、借阅、销毁等全流程；严格执行档案查阅审批流程，登记查阅人员、查阅事由、查阅内容及归还时间；定期检查档案保管状况，发现破损、霉变等问题及时处理；按规定流程组织到期会计档案的销毁评审及实施工作。

第七条各业务部门职责：在业务办理完成后5个工作日内，将相关原始凭证附件（如销售订单、采购合同、费用报销单据、渠道返利结算单、生产领料单等）提交财务部；确保提交的附件真实、完整、合规，无涂改、缺失关键信息等情况；需查阅会计档案时，按流程提交申请，配合财务部及档案管理室核实查阅用途；涉及外部审计、税务检查需调取档案时，指定专人对接并协助提供相关资料。

第八条会计档案专员职责：经财务档案管理专项培训合格后上岗，负责日常会计凭证的整理、装订、编号；按档案分类标准完成立卷，标注档案名称、形成年度、保管期限；办理会计档案向档案管理室的移交手续，留存移交记录；登记档案查阅台账，跟踪查阅档案的归还情况；定期检查电子会计档案备份情况，更新备份介质；协助完成到期档案的清点、初审工作。

第三章会计档案范围与归档标准

第九条会计档案覆盖范围：1.会计凭证类：原始凭证（发票、收据、报销单、出入库单、合同附件等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；2.会计账簿类：总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；3.财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告（包括资产负债表、利润表、现金流量表、附注及其他附表）；4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电子会计档案备份介质、财务软件操作日志等。

第十条会计档案归档标准：1.纸质档案：凭证装订整齐，编号连续，附件齐全且与记账凭证内容一致；账簿按年度装订，扉页填写完整（单位名称、账簿名称、启用日期、记账人员等）；财务报告加盖公司公章，相关负责人签字齐全；所有纸质档案使用无酸纸装订，标注清晰的档案编号、保管期限；2.电子档案：电子凭证、账簿、报表等以符合国家档案管理标准的格式存储（PDF、OFD等），且与纸质档案内容完全一致；电子档案进行双重备份（本地服务器+外接存储介质），备份介质标注档案年度、备份时间；电子档案设置访问权限，仅授权财务人员查阅、修改；3.归档时间：月度会计凭证在次月15日前完成整理归档，年度账簿、财务报告在次年3月底前完成立卷归档，电子档案随纸质档案同步归档。

第四章归档与保管流程

第十一条收集整理：财务部在会计核算完成后，由档案专员对当月凭证、账簿等资料进行分类、整理，剔除重复、无效单据，核对凭证编号连续性；对破损单据进行修补，对折叠单据按统一规格