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关于未经授权系列初级评审及认定自查报告

为全面规范业务管理流程，强化知识产权及授权使用合规性，我单位于202X年X月至X月开展了为期X个月的“未经授权系列初级评审及认定”专项自查工作。本次自查以《XX行业知识产权管理规范》《企业授权使用管理办法》等制度为依据，覆盖技术研发、产品生产、服务提供三大核心业务领域，重点针对202X年1月1日至202X年X月X日期间涉及第三方技术、商标、著作权等授权使用的127个项目（含在研项目32个、量产产品56个、服务方案39个）开展全流程核查。现将自查情况报告如下：

一、自查工作开展情况

为确保自查工作严谨性，单位成立了由分管法务的副总经理任组长，法务部、技术部、生产部、市场部负责人为成员的专项工作组，制定《未经授权系列自查实施方案》，明确“全面覆盖、重点突破、责任到人”的工作原则。具体实施分为三个阶段：

第一阶段（准备阶段）：梳理近三年授权使用台账，包括授权方信息、授权范围、授权期限、费用支付凭证等基础数据，形成包含562条记录的《授权使用基础清单》；同步组织12场专题培训，覆盖技术研发、产品设计、市场推广等关键岗位人员213人次，重点讲解《著作权法》《专利法》中关于“未经授权使用”的界定标准及法律风险。

第二阶段（核查阶段）：采用“系统筛查+人工复核+现场访谈”相结合的方式。通过知识产权管理系统自动比对授权期限与项目实施周期，筛查出17个可能存在超期使用的项目；对系统标记的异常项目，由法务部联合技术部逐条核查原始授权协议、技术交底书、产品设计图纸等资料，发现存疑点43处；针对技术研发环节，与12个研发团队负责人、37名核心技术人员开展一对一访谈，重点了解外部技术引用的决策流程及授权文件获取情况。

第三阶段（总结阶段）：对核查发现的问题进行分类汇总，组织召开5次专题讨论会，邀请外部法律顾问参与论证，明确“未经授权使用”“超范围授权使用”“授权文件形式瑕疵”三类问题的认定标准，并形成《问题清单》及责任部门对照表。

二、自查发现的主要问题及具体案例

经全面核查，共发现问题项39个，涉及技术研发、产品生产、服务提供三个领域，具体分类如下：

（一）授权文件缺失或无效

1.技术研发领域：在“智能仓储管理系统V2.0”开发项目中，研发团队为提升算法效率，直接引用了B公司公开论文中的“路径规划算法”，但未与B公司签订授权协议。经核查，该算法已申请发明专利（专利号：ZL202XXXXXXX），且处于有效期内。类似问题在3个软件研发项目中重复出现，均因研发人员误认为“公开文献内容可自由使用”导致授权文件缺失。

2.产品生产领域：某型号工业机器人外壳设计采用了C设计工作室202X年发布的“流线型外观方案”，虽在产品宣传资料中标注“参考C工作室设计理念”，但未取得C工作室的书面授权。经比对，产品外壳与C工作室登记的著作权作品（登记号：国作登字-202X-F-XXXXXX）相似度达85%，构成实质性相似。

（二）超授权范围使用

1.技术类：与D公司签订的《图像识别技术授权协议》明确约定“授权范围仅限国内市场民用安防领域”，但在“智慧交通管理系统”项目中，技术团队将该技术应用于交通执法场景（属警用领域），超出协议约定的使用范围。经统计，此类超范围使用问题涉及2个技术授权项目，均因项目需求变更时未及时与授权方协商补充协议导致。

2.商标类：与E品牌签订的《商标许可使用合同》约定“许可使用商品类别为第28类（健身器材）”，但在新推出的“智能瑜伽垫”产品（属第24类纺织品）包装上使用了E品牌商标。经市场部反馈，因新品类划分模糊，误认为“健身相关产品均可使用”，未主动核实商标注册类别。

（三）授权管理流程不规范

1.内部审核缺失：在“医疗影像处理软件”开发过程中，技术团队引用了F公司开源社区的代码库，虽注明“基于F公司开源协议”，但未按单位《技术引用管理办法》要求提交法务部进行合规性审核，导致未发现该代码库附加的“商业使用需额外授权”条款，存在潜在法律风险。

2.授权期限管理疏漏：与G数据库公司签订的《数据使用授权书》明确“授权期限至202X年12月31日”，但数据管理部门未设置到期提醒，导致202X年1月至3月仍在使用该数据库数据，直至自查时通过系统筛查发现。此类因期限管理疏漏导致的超期使用问题共涉及4个数据类授权项目。

三、问题原因分析

（一）制度建设存在漏洞

现有《授权使用管理办法》对“公开文献引用”“开源代码使用”等新兴场景的授权要求规定不明确，仅笼统提及“需确保来源合法”，未细化审核流程及责任部门，导致研发人员在实际操作中缺乏具体指引。

（二）合规意识薄弱

部分业务人员对知识产权法规理解存在偏差，尤其是技术研发岗位