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2025年员工人事档案自查自纠工作实施方案

2025年员工人事档案自查自纠工作坚持以《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》为指导，围绕“全面覆盖、精准排查、立行立改、长效巩固”原则，重点解决档案材料缺失、信息记载矛盾、整理归档不规范、保管条件不达标等突出问题，切实提升人事档案管理的真实性、完整性、规范性和安全性，为人力资源配置、绩效考核、职称评定、薪酬调整等工作提供可靠依据。具体实施方案如下：

一、工作目标

1.完整性目标：完成全体在职、离职（2020年1月1日后离职）、退休人员人事档案全覆盖检查，确保履历类、自传和思想类、考核鉴定类、学历职称类、政审审计类、党团类、表彰奖励类、违规违纪类、工资待遇类、任免职类等10大类材料应归尽归，缺失材料补充率达100%。

2.准确性目标：核查档案中姓名、性别、出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、专业技术职务等23项关键信息的一致性，消除“信息打架”问题，关键信息准确率达100%。

3.规范性目标：统一档案整理标准，规范材料分类、排序、编目、装订流程，纠正“材料折叠不规范、目录填写不全、装订松散”等问题，档案整理合格率达100%。

4.安全性目标：排查档案库房消防、防潮、防虫、防盗等设施运行状态，完善电子档案存储备份机制，确保实体档案无损毁、无丢失，电子档案数据安全无泄露。

二、组织领导

成立公司人事档案自查自纠工作领导小组（以下简称“领导小组”），由分管人力资源的副总经理任组长，人力资源部部长任副组长，成员包括人力资源部档案管理岗、各分支机构人事负责人、信息技术部数据安全专员。领导小组下设办公室（设在人力资源部），负责统筹协调、进度跟踪、问题汇总；设立3个专项工作组：

-材料核查组：由人力资源部档案管理员（持《人事档案管理岗位资格证书》）、各部门人事经办员组成，负责逐卷核查档案材料。

-技术保障组：由信息技术部数据工程师、系统运维人员组成，负责电子档案管理系统调试、数据比对、安全防护。

-整改督导组：由公司纪委监察专员、人力资源部绩效考核岗组成，负责监督整改落实情况，对敷衍塞责行为追责问责。

三、自查范围与重点内容

（一）自查范围

1.人员范围：全体在职员工（含劳务派遣、借调人员）、2020年1月1日至2024年12月31日期间离职员工（含解除劳动合同、退休、调出人员）、退休人员（2020年1月1日前退休但档案仍由公司保管的）。

2.材料范围：涵盖《企业职工档案管理工作规定》明确的10类材料，重点核查近5年形成的新入职、岗位变动、职称晋升、考核奖惩、培训学习等动态材料，以及学历学位证书复印件、职称评审表、劳动合同、社保缴纳记录等易缺失材料。

（二）自查重点内容

1.材料完整性检查

-履历类：检查《职工履历表》《干部任免审批表》是否按岗位变动及时更新（每3年至少1份），新入职员工是否在1个月内完成首次履历表填写并归档。

-考核鉴定类：核查近3年年度考核表、试用期考核表、专项考核结果是否完整，是否有考核单位公章、被考核人签字，考核结论是否明确（“优秀”“合格”“基本合格”“不合格”）。

-学历职称类：检查学历学位证书复印件是否与原件核对一致（需注明“与原件核对无误”及核对人、核对日期），专升本、在职研究生等继续教育材料是否归档，职称评审表、职业资格证书复印件是否齐全。

-党团类：核查入党志愿书、转正申请书、党员组织关系介绍信、团籍材料是否完整，入党时间、转正时间记载是否与党委审批文件一致。

-工资待遇类：检查入职定薪审批表、调薪审批表、奖金发放记录、社保缴费基数申报单是否按年度归档，工资变动时间与岗位变动时间是否对应。

2.信息准确性检查

-关键信息一致性：重点核对《职工履历表》《干部任免审批表》《劳动合同》《社保缴费记录》中“出生日期”（以最早形成的《招工表》《高中毕业生登记表》为准）、“参加工作时间”（以首次签订劳动合同或社保缴费起始月为准）、“学历学位”（以学信网/学位网认证结果为准）等信息是否一致，对存在矛盾的，需追溯原始材料并形成《信息更正说明》。

-材料签署规范性：检查考核表、任免审批表、奖惩决定等材料是否有本人签字（无签字的需注明“本人拒签”并附情况说明）、单位负责人签字、加盖公章，签字笔迹是否一致（怀疑伪造的需送司法鉴定）。

3.整理规范性检查

-分类排序：检查材料是否按10大类准确分类，同类材料是否按形成时间先后排序（如考核表按2023年、2024年、2025年顺序排列），跨类材料是否拆分（如《干部任免审批表》归入“任免职类”，其附件“考察材料”归入“考核鉴定类”）。

-编目装订：检查目录填写是否完整（材