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某跑步俱乐部赛前物资准备方案

第一章总则

第一条目的

为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）组织或参与的各类跑步赛事赛前物资准备流程，确保物资供应充足、调配有序，保障赛事安全顺利进行，提升会员参赛体验与服务质量，特制定本方案。

第二条适用范围

本方案适用于俱乐部主办、承办或联合承办的城市马拉松、越野跑、短距离竞速赛等各类跑步赛事（以下简称“赛事”），涵盖赛前物资采购、储备、检查、调配及赛后处理全流程管理。

第三条基本原则

1.全面性原则：覆盖赛事全环节物资需求，包括但不限于参赛装备、安全保障、后勤补给、宣传物料等，确保无遗漏；

2.安全性原则：优先保障安全类物资（如急救设备、医疗药品）的质量与数量，严格执行安全标准；

3.节约性原则：合理规划物资需求，避免过度采购，优先利用可重复使用物资；

4.应急性原则：预留应急物资储备，建立快速响应机制，应对突发物资短缺或损耗。

第二章组织架构与职责分工

第四条物资筹备小组构成

俱乐部设立“赛前物资筹备小组”（以下简称“小组”），由行政主管任组长，成员包括赛事运营部、后勤部、财务部、安全部负责人及2-3名专职物资管理员，必要时可吸纳志愿者参与辅助工作。

第五条职责分工

1.组长（行政主管）：统筹物资筹备全局工作，审批物资采购预算及清单，协调跨部门资源，监督关键节点进度；

2.赛事运营部负责人：根据赛事规模、类型及参赛会员需求，提报具体物资需求清单（含数量、规格、功能要求）；

3.后勤部负责人：负责物资采购、入库、保管及现场调配，对接供应商，协调运输与仓储；

4.财务部负责人：审核物资采购预算，监督资金使用合规性，协助完成采购合同签订及费用结算；

5.安全部负责人：对安全类物资（如急救设备、反光标识）进行质量验收，参与赛前物资安全检查；

6.专职物资管理员：执行物资清点、登记、维护及现场发放，建立物资管理台账，记录使用情况；

7.志愿者：协助物资搬运、现场发放及简单维护（需经培训后上岗）。

第三章物资分类与需求清单管理

第六条物资分类标准

根据功能与用途，赛事物资分为以下五类：

|类别|具体内容|

|--------------|--------------------------------------------------------------------------|

|参赛装备类|号码布、计时芯片（或手环）、参赛包、参赛服、别针、一次性雨衣（雨战备用）|

|安全保障类|急救包（含止血带、消毒棉、绷带等）、AED（自动体外除颤器）、医疗药品（防暑药、止痛药）、反光条、安全警示标识、救生哨（越野赛必备）|

|后勤补给类|饮用水（瓶装水、运动饮料）、能量补给（能量胶、盐丸、香蕉）、降温物资（冰袋、海绵块）、一次性水杯、垃圾回收袋|

|宣传物料类|赛事横幅、指示牌（起点/终点/补给点标识）、奖牌（完赛奖）、奖杯（名次奖）、摄影摄像设备（含备用电池、内存卡）、俱乐部旗帜|

|工作人员物资|工作人员服装（含标识）、工作证、对讲机（含备用电池）、移动扩音器、笔记本（记录赛事信息）|

第七条需求清单编制

1.需求提报：赛事运营部需在赛前30日（小型赛事20日）提交《赛事物资需求清单》，列明物资名称、规格、数量、用途及特殊要求（如号码布需防水、计时芯片需匹配赛事系统等）；

2.审核修订：小组组织安全部、后勤部对需求清单进行联合审核，重点核查安全类物资的必要性（如AED数量需按每500人1台配置）、补给类物资的合理性（如补给点间距需符合赛事规程），修订后提交组长审批；

3.动态调整：赛前10日（小型赛事5日），若因参赛人数变动或天气等因素需调整物资需求，赛事运营部需提交《物资需求调整申请》，经小组审批后执行。

第四章物资采购与入库管理

第八条采购流程

1.预算编制：财务部根据审核后的需求清单编制《物资采购预算表》，明确总金额及分项支出，提交俱乐部管理层审批；

2.供应商选择：

-通用物资（如饮用水、参赛服）：优先选择长期合作且资质齐全的供应商（需提供营业执照、产品质检报告）；

-专用物资（如计时芯片、AED）：通过公开比价或招标方式选择专业供应商（需提供技术参数证明、售后服务承诺）；

-应急物资（如备用急救包）：与2-3家备用供应商签订“紧急供货协议”，确保4小时内可送达；

3.合同签订：采购金额超5000元的物资需签订书面合同，明确产品规格、数量、单价、交货时间、质量标准及违约责任；

4.验收与入库：

-物资到货后，由后勤部与安全部联合验收，核对数量、检查质量（如计时芯片需测试感应功能，药品需核查有效期）；

-验收合格后，专职物资管理员填写《物资入库登记表》（含名称、规格、数量、供应商、入库时间），存入俱乐部仓库（需防潮、防火、分区存放）；

-验收不合格的物资需在24小时内联系供应商退换，记录《