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汽车租赁公司档案归档管理细则

第一章总则

第一条为规范汽车租赁公司档案管理工作，保障档案资料的完整性、安全性与可追溯性，提升运营管理效率，维护公司及客户合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合汽车租赁行业特点与公司实际业务需求，制定本细则。

第二条本细则适用于公司总部及各分支机构（含直营门店、合作网点）在经营管理、客户服务、车辆运营等全流程中形成的各类纸质及电子档案的归档、保管、利用与销毁等活动。

第三条档案管理遵循“集中统一、分类规范、安全保密、便于利用”原则，实行“谁产生、谁负责”的归档责任制，确保档案资料真实反映业务原貌，为公司决策、客户服务、风险防控及纠纷处理提供有效支撑。

第二章档案分类与归档范围

第四条公司档案按业务属性分为六大类，具体归档范围如下：

第一节客户服务档案

1.客户基础信息：自然人客户身份证、驾驶证复印件；企业客户营业执照、法人身份证、授权委托书等资质证明文件。

2.租赁业务记录：租车订单（含线上平台生成的电子订单）、租赁合同（含纸质及电子合同）、验车单（含车辆外观、内饰、功能状态描述及照片/视频）、还车确认单、费用结算单（含租金、押金、违章处理、超里程费等明细）。

3.客户反馈资料：投诉记录、意见建议、满意度调查表、协商解决协议等。

第二节车辆管理档案

1.车辆基础档案：车辆购置发票、行驶证、机动车登记证书、保险单（交强险、商业险）、购置税完税证明、环保达标证明等权属及合规性文件。

2.车辆技术档案：维修保养记录（含维修合同、配件更换清单、检测报告、费用凭证）、年检/年审记录、事故处理记录（含事故责任认定书、定损单、维修结算单、保险理赔材料）、车辆改装/加装审批及验收文件。

3.车辆运营记录：每日出车/收车里程表读数登记、车辆定位轨迹数据（保存期不低于1年）、油耗/能耗统计报表（按月汇总）。

第三节合同与法务档案

1.对外合作合同：与车辆供应商、保险公司、维修服务商、第三方平台（如导航、支付系统）等签订的合作协议、补充协议、终止协议。

2.内部管理合同：员工劳动合同、劳务派遣协议、保密协议、竞业限制协议等。

3.法律事务档案：诉讼/仲裁案件材料（起诉状、答辩状、证据清单、判决书/裁决书）、律师函、法律意见书、合规审查记录。

第四节财务与税务档案

1.财务凭证：原始凭证（发票、收据、银行回单）、记账凭证、总账及明细账、财务报表（月度、季度、年度）、审计报告（含内部审计与外部审计）。

2.税务资料：纳税申报表、完税证明、税务稽查通知书及处理结果、税收优惠备案材料。

3.资金管理档案：银行开户许可证、贷款合同、融资协议、资金使用审批单、押金/保证金收付记录。

第五节行政与人事档案

1.行政文件：公司规章制度（含发布、修订、废止记录）、会议纪要（股东会、董事会、管理层会议、部门例会）、通知公告、介绍信存根、印章使用登记。

2.人事档案：员工入职登记表、学历/资格证书复印件、培训记录（含安全培训、业务培训）、绩效考核表、奖惩记录、离职交接清单。

第六节电子档案

1.系统生成数据：租赁管理系统、财务系统、车辆监控系统等业务系统自动生成的电子订单、财务流水、轨迹数据等（需同步备份纸质件或符合《电子签名法》要求的电子签名）。

2.电子文档：扫描件（如合同、证件）、邮件往来（与业务相关的重要沟通记录）、音视频资料（如验车录像、客户访谈录音）。

第三章归档流程

第五条归档责任主体：各业务部门为档案形成的第一责任部门，需指定专人（档案员）负责本部门档案的收集、整理与初步审核；行政部为公司档案管理的统筹部门，负责档案的集中保管与监督指导。

第六条归档时限要求：

-客户服务档案：租赁合同终止且费用结清后5个工作日内归档；验车/还车记录随订单完成即时归档（电子档案同步上传至公司档案管理系统）。

-车辆管理档案：维修保养、事故处理等单次业务完成后3个工作日内归档；年检/年审记录于结果出具后2个工作日内归档。

-合同与法务档案：合同签订或法律事务完结后10个工作日内归档（未完结的法律事务档案需单独标注“待跟进”）。

-财务与税务档案：月度财务报表于次月10日前归档；年度财务档案于次年3月底前归档；税务资料于申报或处理完成后5个工作日内归档。

-行政与人事档案：会议纪要于会议结束后3个工作日内归档；员工档案于入职/离职手续完成后2个工作日内归档。

第七条归档整理规范：

1.纸质档案：按“分类-年度-月度-业务类型”顺序整理，去除金属物，使用无酸档案盒装订；卷内文件需编制目录（含序号、文件标题、日期、页数），目录与文件一一对应；跨年度档案按结束年度归档（如2023年12月签订、2024年6月履行完毕的合同归入2024年）。

2.电子档案：以“分类代码+年度+流水号”命名（如客户服务档案代码为KF-20