某跑步俱乐部档案保管管理制度.docx

某跑步俱乐部档案保管管理制度

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）档案管理工作，保障档案资料的完整性、安全性与可追溯性，提升俱乐部运营效率和会员服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关行业管理规定，结合俱乐部实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部所有纸质及电子档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理，涵盖会员服务、活动组织、赛事运营、财务收支、行政事务等各类业务场景。

第三条档案管理遵循“集中统一、分类规范、安全保密、高效利用”原则：

（一）集中统一：由俱乐部行政部统筹管理，设立专职档案管理员，避免档案分散存放导致的遗失风险；

（二）分类规范：按业务性质与内容特征科学分类，确保档案检索便捷；

（三）安全保密：采取物理防护与数字加密双重措施，保障档案信息安全；

（四）高效利用：在合规前提下开放档案查询权限，支持俱乐部决策与会员服务优化。

第二章管理职责

第四条行政部为俱乐部档案管理责任部门，主要职责包括：

（一）制定并完善档案管理制度；

（二）设立专用档案室，配置档案保管设施；

（三）监督各部门档案收集、归档工作；

（四）组织档案管理员业务培训；

（五）定期检查档案保管状态，排查安全隐患。

第五条各业务部门（活动部、赛事部、财务部等）为档案形成责任主体，需履行以下职责：

（一）指定一名兼职档案员，负责本部门业务档案的初步整理与移交；

（二）按规定时限将应归档资料移交行政部；

（三）配合行政部完成档案利用需求的审核与追溯。

第六条档案管理员岗位职责：

（一）负责档案接收、登记、分类、编号、入库；

（二）维护档案室环境，确保温湿度（温度14-24℃，相对湿度45%-60%）、防火（配置自动灭火装置）、防潮（安装除湿机）、防虫（定期投放防蛀剂）等条件达标；

（三）建立电子档案管理系统，对纸质档案进行数字化扫描备份；

（四）记录档案查阅、复制、外借情况，留存审批凭证；

（五）定期核查档案完整性，发现缺失或损毁及时上报处理。

第三章档案分类与归档范围

第七条俱乐部档案按业务类型划分为六类，具体归档范围如下：

第一节会员档案

（一）基础信息类：会员入会申请表、身份证复印件、联系方式、健康状况声明（含既往病史、体检报告等）；

（二）服务记录类：会员积分明细（训练打卡、赛事参与、公益活动等积分）、会员等级变更记录、投诉与建议处理单；

（三）权益凭证类：会员年费缴纳凭证、定制装备领取记录、课程报名回执。

第二节活动档案

（一）策划筹备类：活动方案（含主题、时间、地点、参与人员）、预算审批表、合作单位协议（场地提供方、赞助商等）；

（二）执行记录类：活动现场照片（含全景、分组、重点环节）、签到表、应急预案启动记录（如突发伤病处理）、媒体报道资料；

（三）总结评估类：活动总结报告（参与人数、满意度调查结果、费用结算情况）、改进建议清单。

第三节赛事档案

（一）申办组织类：赛事申报材料（向体育主管部门备案文件）、赛事规程（竞赛规则、组别设置、奖励办法）、裁判团队资质证明；

（二）执行成果类：参赛人员名单（含姓名、号码布、成绩）、赛事成绩单（电子与纸质版）、奖牌/证书发放记录；

（三）宣传推广类：赛事海报、短视频素材（起点、终点、冲线瞬间）、媒体报道合集（官方公众号、合作媒体稿件）。

第四节财务档案

（一）收支凭证类：原始发票、收据、银行转账记录、工资发放表、社保缴纳凭证；

（二）预算决算类：年度财务预算报告、季度收支分析表、年度财务审计报告；

（三）资产登记类：固定资产台账（跑步机、训练器材等）、低值易耗品领用记录（运动水壶、号码布等）。

第五节行政档案

（一）制度文件类：俱乐部章程、各部门管理制度（如《训练队管理办法》《志愿者招募制度》）、制度修订记录；

（二）会议资料类：理事会会议记录、会员代表大会决议、专题研讨会纪要；

（三）资质荣誉类：社会团体法人登记证书、体育类社会组织等级评估证书、优秀俱乐部/团队获奖证书。

第六节设备物资档案

（一）采购管理类：设备采购合同（含品牌、型号、保修期）、验收单、供应商资质文件；

（二）维护保养类：设备定期检修记录（如跑步机跑带磨损检测）、故障维修单（含维修时间、更换配件、费用）；

（三）处置记录类：设备报废申请（附技术鉴定报告）、物资捐赠协议（如旧装备捐赠公益机构）。

第四章档案收集与归档要求

第八条档案收集遵循“谁经办、谁整理、谁移交”原则，各业务部门需在业务完成后及时整理资料，确保档案内容真实、完整、清晰。

第九条归档时限规定：

（一）会员档案：新会员入会资料于完成缴费后3个工作日内移交；会员服务记录按月整理，次月5日前移交；

（二）活动档案：小型活动（参与人数≤50人）结束后10个工作日内移交；大型活动（参与人数＞50人）结束后15个工作日内移交；

（三）赛