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医院总务科管理制度

为规范医院总务科工作流程，提升后勤保障服务质量，确保医疗、教学、科研等各项工作顺利开展，依据国家相关法律法规及医院实际情况，制定本制度。本制度适用于医院总务科全体工作人员及与总务科业务相关的外包服务单位、供应商等合作主体。

一、组织架构与岗位职责

总务科设科长1名，副科长2名（分别分管物资管理与设备运维、环境与安全管理），下设物资采购组、仓库管理组、设备维修组、环境卫生组、安全保障组5个职能班组，各组设组长1名，成员根据业务量配置。

科长全面负责科室管理工作，统筹协调科室资源，制定年度工作计划与目标，审批重大物资采购、设备维修及外包服务合同，监督各班组工作落实情况，定期向主管院长汇报工作；副科长协助科长开展工作，分别负责分管领域的日常管理，组织制定专项工作制度，处理突发应急事件，审核分管范围内的费用支出与合同执行情况。

物资采购组负责全院物资（含办公用品、医疗消耗品、后勤保障物资等）的需求统计、供应商管理、采购执行及合同履约监督；仓库管理组负责物资验收入库、存储保管、出库发放及库存盘点，确保账物一致；设备维修组负责全院医疗设备（非医疗技术类）、后勤设备（如空调、电梯、水电设施等）的日常巡检、故障维修、预防性维护及报废鉴定；环境卫生组负责全院公共区域、办公区域及部分医疗辅助区域的清洁消毒、绿化养护、垃圾分类处理；安全保障组负责全院消防、水电、建筑结构等安全隐患排查，组织安全培训与应急演练，监督外包单位安全作业。

二、物资管理规范

（一）采购管理

1.需求提报：各科室每月25日前通过医院OA系统提交下月物资需求清单，注明名称、规格、数量、用途及紧急程度；临时需求需经科室负责人签字确认后，24小时内提交至物资采购组。

2.需求审核：物资采购组汇总需求后，结合库存情况编制采购计划，经仓库管理组确认库存不足部分，由副科长审核、科长审批；单次采购金额超过5万元的，需提交院长办公会审议。

3.供应商管理：建立供应商准入制度，要求供应商具备合法经营资质，提供产品质量检测报告（需符合国家标准或行业标准），签订质量保证协议及廉洁合作承诺书；每年度对供应商进行综合评价，评价指标包括供货及时率（≥98%）、产品合格率（≥99%）、售后服务响应时间（≤2小时），评价结果不合格的终止合作。

4.采购执行：通用物资采用公开招标或竞争性谈判方式采购，特殊物资（如定制化设备）经审批后可采用单一来源采购；采购合同需明确产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准及违约责任，合同文本由医院法务部门审核备案。

（二）验收与入库

1.到货验收：物资到货后，仓库管理组联合使用科室（或技术部门）共同验收，核对数量、规格、外观及随货文件（如合格证、检测报告）；医疗消耗品需额外核查注册证或备案凭证，进口物资需提供报关单及中文说明书。

2.异常处理：验收中发现数量短缺、规格不符或质量问题的，2小时内通知采购组与供应商，3个工作日内完成退换货；涉及重大质量问题的（如批次性不合格），立即暂停使用并上报科长，启动供应商追责程序。

3.入库登记：验收合格后，仓库管理员在12小时内完成系统录入，生成入库单，标注物资类别（通用/专用）、存放区域（常温库/冷藏库/危险品库）及有效期（有明确保质期的物资），纸质单据与系统数据同步存档。

（三）存储与发放

1.仓储管理：仓库分区设置，标识清晰，通道宽度≥1.2米；常温库温度控制在18-28℃，湿度30-70%；冷藏库温度按物资要求设定（一般2-8℃），每日记录温湿度并留存3年；危险品（如酒精、消毒液）单独存放于防爆柜，实行双人双锁管理，领用需登记用途及数量。

2.库存控制：采用ABC分类法管理，A类物资（高值、高频使用）库存周期≤7天，B类物资（中值、中频使用）≤15天，C类物资（低值、低频使用）≤30天；每月28日进行全面盘点，账物差异率需≤0.5%，差异超过标准的需提交书面说明并追查责任。

3.领用发放：科室领用需由专人持经负责人签字的申领单办理，仓库管理员核对系统审批记录后发放，生成出库单并由领用人签字确认；紧急领用（如夜间急救物资）可电话报备后先领取，24小时内补全手续。

（四）报废与处置

物资报废需由使用科室提出申请，经设备维修组鉴定（非消耗品）或仓库管理组确认（消耗品），填写《物资报废审批表》，注明报废原因、数量及处理方式；单价超过2000元的物资需经科长审批，超过1万元的提交院长办公会审议。报废物资中可回收利用的（如金属类）交指定回收单位，医疗废物类按《医疗废物管理条例》处理，涉密物资（如含患者信息的单据）需粉碎销毁，所有处置过程留存影像记录及转移联单，保存期限≥5年。

三、设备设施管理细则

（一）日常运