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2026年电气制造公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司采购合同履约跟踪管理工作，明确履约跟踪标准、流程及各部门职责，确保采购合同全面、及时、合规履行，保障采购物资（含电气部件、原材料、生产设备等）质量达标、交付及时，维护公司合法权益和供应链稳定，结合电气制造行业采购特性及公司实际，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制应用指引》等相关法律法规及行业准则，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购合同（包括但不限于原材料采购合同、电气部件采购合同、生产设备采购合同、外协加工合同、仓储物流服务合同等）的履约跟踪管理工作。参与采购合同履约跟踪的采购部、质量部、仓储部、财务部、生产部、法务部等相关部门及跟踪人员、采购人员、验收人员，均需严格遵守本制度。

第三条基本原则

全程跟踪原则：对采购合同从签订生效到履行完毕的全流程实施跟踪管控，覆盖物资生产、交付、验收、付款、售后等各环节，确保履约过程可控。2.权责明晰原则：明确各部门及人员在履约跟踪中的职责，做到分工明确、协同配合，确保跟踪工作落实到位、责任可追溯。3.预防为主原则：通过常态化跟踪及时识别履约风险，提前预警并采取应对措施，防范履约违约问题发生。4.依法合规原则：履约跟踪工作严格遵守相关法律法规及合同约定，确保处置措施合法合规，维护公司与供应商的合法权益。5.高效协同原则：优化跟踪流程，加强部门间信息共享与协同配合，提升履约跟踪效率，保障生产经营顺利推进。

第四条管理职责

采购部：作为采购合同履约跟踪的牵头部门，负责制定履约跟踪计划；牵头开展履约全流程跟踪工作；对接供应商，沟通履约进度及相关问题；收集整理履约跟踪记录；协调处理履约过程中的违约事宜；建立供应商履约评价档案。2.质量部：负责对采购物资的质量检验工作进行跟踪，核查物资质量是否符合合同约定及技术标准；出具质量验收报告；反馈质量问题并跟踪整改情况。3.仓储部：负责跟踪采购物资的到货接收工作，核对到货信息与合同约定的一致性；做好物资入库存储及标识管理；反馈到货异常情况；配合质量部开展验收工作。4.财务部：负责跟踪采购合同付款进度，核查付款条件是否满足合同约定；根据履约跟踪结果及验收合格证明办理付款手续；跟踪预付款、保证金的回收情况。5.生产部：根据生产计划反馈采购物资的需求紧迫性；参与与生产工艺相关的物资验收工作；反馈验收合格物资在生产使用过程中的质量问题。6.法务部：为履约跟踪工作提供法律支持，审核履约过程中的法律风险；参与重大违约事件的处置，协助制定法律层面的应对措施；审核相关法律文书。7.跟踪人员：严格按履约跟踪计划开展跟踪工作；如实记录跟踪信息；及时上报履约异常情况及风险隐患；配合相关部门处理履约问题。

第二章履约跟踪准备与依据

第五条跟踪前准备

采购合同签订生效后，采购部需在3个工作日内完成履约跟踪准备工作，收集整理采购合同及相关资料，包括合同编号、供应商信息、采购物资规格型号、数量、质量标准、交付期限、交付地点、付款方式、验收要求、违约责任、售后服务条款等核心信息。2.采购部根据合同特性及物资需求紧急程度，制定《采购合同履约跟踪计划》，明确跟踪节点、跟踪内容、跟踪频率、责任人、配合部门及完成时限等内容；对金额较大、周期较长、风险较高的采购合同，需制定专项跟踪计划。3.采购部组织相关配合部门（质量部、仓储部、生产部等）开展履约跟踪交底，明确各部门跟踪职责、工作要求及信息反馈流程，确保跟踪工作协同推进。4.采购部需建立采购合同履约跟踪台账，对合同基本信息、跟踪节点、跟踪情况、存在问题及处理结果等进行详细记录，确保跟踪信息可追溯。

第六条跟踪依据

采购合同履约跟踪需以以下文件为核心依据，确保跟踪工作有章可循：1.公司与供应商签订的正式采购合同及补充协议、技术协议、附件等；2.国家及行业相关法律法规、标准规范（如《电气产品质量标准》《设备安装验收规范》等）；3.公司内部制定的采购管理规定、质量验收标准、仓储管理规定等；4.供应商提供的生产进度计划、备货通知、发货凭证、质量证明文件等；5.公司生产计划、采购需求单等相关内部文件。

第三章履约跟踪流程管理

第七条履约前跟踪

采购合同签订生效后，采购部需在5个工作日内与供应商进行履约交底，再次确认合同核心条款（如交付期限、质量标准、交付地点等），明确双方履约对接人及沟通方式。2.对生产周期较长的采购物资（如大型生产设备、定制化电气部件等），采购部需每周至少与供应商沟通一次生产进度，核查供应商生产计划的执行情况；必要时组织相关人员到供应商生产现场进行实地核查，确保生产进度符合合同约定。3.跟踪人员需及时收集供应商提供的生产进度报表、原材料采购凭证等