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2026年口腔医疗管理公司供应商合同管理制度

第一章总则

第一条为规范XX口腔医疗管理公司（以下简称“公司”）供应商合同全流程管理工作，建立“准入严格、审核规范、履行可控、风险可防”的管理体系，保障公司采购业务合法合规开展，维护公司与供应商的合法权益，降低合作风险与经营损失，提升供应链协同效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国医疗器械监督管理条例》《中华人民共和国药品管理法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及口腔医疗行业监管要求，结合公司业务特性（含口腔器械耗材采购、医疗设备采购、后勤服务采购等），制定本制度。

第二条本制度所指供应商合同，是指公司及所属口腔连锁机构与供应商之间，为实现采购业务（含货物采购、服务采购、工程采购等）所签订的各类合同、协议及补充文件，包括但不限于口腔器械耗材采购合同、医疗设备采购合同、消毒服务合同、维修保养合同、物流配送合同等。

第三条供应商合同管理遵循“依法合规、平等自愿、权责统一、风险防控、全程追溯”的核心原则，确保合同签订、履行、变更、终止等全环节符合法律法规要求，合同条款清晰明确，权利义务对等，风险防控措施到位。

第四条本制度适用于公司全体部门及所属口腔连锁机构的供应商合同管理工作，涵盖供应商准入评估、合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、终止、归档、纠纷处理等全流程；公司全体员工涉及供应商合同相关工作的，需严格遵守本制度规定。

第五条各部门核心职责分工：

（一）采购部：作为供应商合同管理的牵头部门，负责供应商准入评估、合同需求梳理、合同起草（或对接供应商提供草案）、合同履行跟踪、供应商关系维护、合同归档初审，协调解决合同履行过程中的常规问题；

（二）法务部：负责供应商合同的合规性审核，包括合同条款合法性、完整性、公平性审核，风险识别与防控建议，合同纠纷的法律处置，合同模板的制定与更新，提供合同相关法律支持；

（三）财务部：负责审核合同中的价款支付条款、结算方式、税务条款的合理性与合规性，跟踪合同款项支付进度，监督资金使用合规性，参与合同履行效益分析；

（四）临床运营部及所属口腔机构：负责提报临床相关采购需求（如口腔器械、耗材、医疗设备等），参与供应商准入临床适配性评估，验收合同标的（货物/服务）的临床适用性与质量，反馈使用过程中的问题；

（五）质量管理部（或质控部）：负责审核合同标的的质量标准条款，监督合同履行过程中的质量管控，参与标的验收，核查供应商质量保障体系的有效性；

（六）信息技术部：负责供应商合同数字化管理平台的搭建、运维与安全防护，实现合同线上起草、审核、流转、归档、查询等功能，保障合同管理数字化高效推进；

（七）各需求部门（含后勤保障部、行政部等）：负责提报本部门采购需求，参与合同标的验收，反馈使用过程中的问题，配合采购部推进合同履行；

（八）公司管理层：负责审批重大供应商合同（如大额采购合同、核心供应商合作合同）、合同变更/解除的重大事项、合同纠纷处置方案，监督本制度的落实情况，协调解决合同管理过程中的重大问题。

第二章组织架构与核心岗位职责

第六条供应商合同管理架构：公司设立供应商合同管理专项组（以下简称“专项组”），由公司负责人担任组长，采购部、法务部负责人担任副组长，采购专员、法务专员、财务专员、临床骨干医师、质量管理专员、信息技术专员为成员。专项组下设准入评估组、合同审核组、履约监督组，明确各组人员分工、沟通机制及决策流程。

第七条准入评估组岗位职责（由采购部、临床运营部、质量管理部人员组成）：

（一）需求对接：对接各部门采购需求，梳理需求的具体要求（如标的规格、质量标准、交付时限、服务要求等）；

（二）供应商筛选：根据采购需求筛选潜在供应商，收集供应商资质材料（营业执照、相关许可证书、质量体系认证等）；

（三）准入评估：从资质合规性、产品/服务质量、供应能力、价格合理性、售后服务、行业口碑等维度开展供应商准入评估，临床相关供应商需额外评估临床适配性，形成评估报告；

（四）名录管理：建立合格供应商名录，动态更新供应商信息，对不合格供应商进行剔除，报专项组备案。

第八条合同审核组岗位职责（由采购部、法务部、财务部人员组成）：

（一）草案初审：采购部对合同草案进行初审，核查需求条款的完整性、标的描述的准确性，形成初审意见；

（二）合规审核：法务部对合同草案开展合规审核，识别法律风险，提出条款优化建议，确保合同符合相关法律法规及行业要求；

（三）财务审核：财务部审核合同价款、支付方式、税务条款的合规性与合理性，评估资金支付风险；

（四）综合审定：汇总各部门审核意见，协调采购部与供应商对接修改合同草案，形成最终审核稿，报专项组或公司管理层审批。

第九条履约监督组岗位职责（由采购部、临床运营部、质量管理部人员组成）：

（一）履行跟踪：